Johtaminen (etätyö, hybridityö)
Työympäristö (toimitilat)
Yrityskulttuuri

Hybridityö muuttaa julkisen sektorin toimitilaratkaisuja

Valtion päivitetyssä toimitilastrategiassa tilankäyttöä tehostetaan huomattavasti. Ratkaisuna on mm. eri virastojen, KELAn ja kuntien käyntiasiointipalvelujen yhdistäminen yhteisiin palvelupisteisiin. Toimitilaratkaisuilla tuetaan yleistyviä työn tekemisen tapoja.

Tietotyön tekemisessä tapahtunut murros on muuttanut työn tekemisen tapoja yksityisellä ja julkisella sektorilla. Monipaikkainen työ on vähentänyt toimistotilojen käyttöastetta huomattavasti.

Matalalla käyttöasteella olevat toimistotilat kuluttavat tarpeettomasti energiaa aiheuttaen kustannuksia ja hiilidioksidipäästöjä. Matalaa käyttöastetta voidaan parantaa suunnittelemalla muuntautuvia, monikäyttöisiä tiloja.

Valtion virastoilla ja laitoksilla on tällä hetkellä käytössään noin miljoona neliömetriä toimistotilaa. Keväällä 2020 tietotyössä siirryttiin nopeasti etätyöhön. Valtion toimistotilojen käyttöaste pieneni nopeasti ja on jäänyt alemmalle tasolle kuin koronapandemiaa edeltävänä aikana.

Valtion toimitiloista vastaava Senaatti-kiinteistöt on selvittänyt toimistotilojen käyttöä ja tilantarvetta. Selvitys toimii tukena toimitilojen kehittämiselle.

Keväällä 2023 tehdyissä mittauksissa tarkasteltiin tilojen päivittäistä käyttöastetta. Tulokset olivat hätkähdyttäviä: tilojen käyttöaste on keskimäärin 28 prosenttia.

”Valtion uusi toimitilastrategia ohjaa toimitilaverkon tiivistämistä ja kehittämistä, ja selvityksen tulokset auttavat tehostamaan valtion toimistotilojen käyttöä”, sanoo Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa.

Valtion päivitetyssä toimitilastrategiassa linjataan, että toimistotyöhön tarkoitettujen tilojen tilankäytön tehokkuus olisi keskimäärin 10 neliömetriä henkilötyövuotta kohden. Kaikissa valtion tiloissa ei voida pyrkiä työn luonteen vuoksi samaan tilankäytön tehokkuuteen, minkä johdosta uudet toimistotilat suunnitellaan selvästi keskimääräistä tavoitetta tehokkaammaksi.

Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa sanoo, että sosiaalinen työympäristö muodostuu sekä fyysisessä että digitaalisessa työympäristössä tapahtuvassa vuorovaikutuksessa. Sosiaalista työympäristöä rakentavat esimerkiksi fyysisen toimitilan käyttämisen ja hybridityön tekemisen pelisäännöt.
KUVA: SENAATTI-KIINTEISTÖT

”Monissa valtion työtehtävissä työ edellyttää tietynlaisia tiloja eikä työtä voida tehdä etänä tai hybridimallilla. Esimerkiksi poliisitaloissa, tutkimuslaboratorioissa ja rajavartiolaitoksen tiettyyn käyttöön varatuissa erityistiloissa ei voida tehdä toimistotilojen kaltaista uudistusta”, Pusa kertoo.

Yhteiset työympäristöt tuovat joustavuutta

Valtion toimitilastrategiassa työympäristö nähdään strategisena resurssina, jonka avulla voidaan parantaa työn tuottavuutta sekä tukea yhteistyötä, uusia työntekemisen tapoja ja monipaikkaista työtä. Oikeanlaiset ja oikein mitoitetut tilat parantavat tietotyön tuloksellisuutta.

”Valtion toimitilastrategian päivityksessä oleellisesti lisääntynyt etätyö on huomioitu kattavasti. Uuden strategian linjauksen mukaan 25 prosenttia valtion työntekijöistä siirtyy yhteisiin työympäristöihin vuoteen 2030 mennessä”, kertoo Pusa.

Valtion virastojen, KELAn ja kuntien käyntiasiointipalveluja yhdistetään yhteisiin palvelupisteisiin, jolloin toimitilojen käyttö tehostuu ja kansalaiset tavoittavat palvelut keskitetysti saman katon alta. Tilaratkaisuilla parannetaan palvelujen saavuttavuutta ja tuetaan virastojen välistä sekä laajempaa julkishallinnon välistä yhteistyötä.

Toimitilastrategian mukaisia, useiden eri virastojen jakamia yhteisiä työympäristöjä löytyy jo muutamalta paikkakunnalta. Tyytyväisyyttä tiloihin on tutkittu ennen tilahankkeen toteuttamista ja toteuttamisen jälkeen.

Yhteisistä työympäristöistä saatu palaute on ollut myönteistä.

”Tiloihin on oltu tyytyväisempiä kuin uskalsimme toivoa. Tiloissa työskentelevät ovat nostaneet myönteisinä puolina esiin tilojen viihtyisyyden, valoisuuden ja toimivuuden. Tiloihin on kiva tulla töihin”, kertoo Pusa.

”Yhteisistä työympäristöistä saatu palaute on ollut myönteistä.

Konseptia kehitetään käyttökokemusten perusteella

Osa uusista virastotaloista ehti valmistua ennen koronapandemian mukanaan tuomaa etätyön lisääntymistä, joten tilantarvetta ei pystytty mitoittamaan muuttuneiden olosuhteiden mukaisesti.

KUVA: MIKAEL LINDÉN

”Toimitilakonseptia kehitetään uusista tiloista saatujen kokemusten ja käyttöasteen muutosten perusteella. Jatkossa uusien virastotalojen tilasuunnittelua tehdään käyttötarpeen mukaisella painotuksella”, Pusa avaa tilasuunnittelua.

Työpistealueet ovat nykyisessä työnteon mallissa aiempaa vähemmällä käytöllä, kun taas vetäytymistilojen ja pienten kokoustilojen tarve on aiempaa suurempi. Hybridityötä tukeviin tiloihin tarvitaan monipuoliset AV-varusteet, jotta kokoukset ja yhteydenpito sujuvat jouhevasti.

”Toimiva työympäristö on fyysinen, sosiaalinen ja digitaalinen kokonaisuus. Digitaalisen ympäristön merkitys on nykyisessä toimistotyössä korostunut: työ vaatii luotettavasti toimivia tietojärjestelmiä ja alustoja vuorovaikutukseen, yhteistyöhön ja tiedon jakamiseen”, Pusa sanoo.

Digitaalinen työympäristö liikkuu työntekijän mukana, joten riittävän tehokas kannettava tietokone, älypuhelin ja tietoliikenneyhteys varmistavat työn sujuvuuden.

”Sosiaalinen työympäristö muodostuu sekä fyysisessä että digitaalisessa työympäristössä tapahtuvassa vuorovaikutuksessa. Sosiaalista työympäristöä rakentavat esimerkiksi fyysisen toimitilan käyttämisen ja hybridityön tekemisen pelisäännöt”, sanoo Pusa.

Toimiva työympäristö tukee kohtaamisia

Toimitilojen vajaakäyttö tuo organisaatioille myös muita haasteita resurssien turhan käytön lisäksi. Hybridi- ja etätyöskentely vähentää luontevasti tapahtuvia sosiaalisia kohtaamisia, joten tiedonkulkuun ja hiljaisen tiedon siirtymiseen on kiinnitettävä huomiota.

”Hybridityö edellyttää aktiivista otetta sekä työntekijöiltä että esihenkilöiltä, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla. Yhteisöllisyyttä ja hiljaisen tiedon siirtymistä on johdettava ja luotava tilaisuuksia ja paikkoja kohtaamisille”, Pusa sanoo.

Kohtaamisia helpottava fyysinen ja digitaalinen työympäristö edistää sosiaalista kanssakäymistä. Kasvokkain kohdattaessa kannattaa panostaa laadukkaaseen vuorovaikutukseen.

”Viimeistään nyt on aika unohtaa työhyvinvointipäiviin liitetyt kalvosulkeiset. Yhdessä vietetty aika kannattaa hyödyntää tutustumalla, vaihtamalla kuulumisia, ideoimalla ja rakentamalla keskinäistä luottamusta, johon digitaalisissa ympäristöissä tapahtuva vuorovaikutus tukeutuu”, Pusa muistuttaa.

Kasvokkaisten kohtaamisten lisäämiseksi toimistosta voidaan tehdä houkuttelevampi tarjolla olevilla lisäpalveluilla, mutta yksin ne eivät riitä.

”Virkistys on mukava lisä, mutta ei itse tarkoitus. Maistuva ruoka, laadukas kahvi ja hyvinvointipalvelut ovat pintasilaus isolle kokonaisuudelle, joka muodostuu fyysisen, sosiaalisen ja digitaalisen työympäristön kokonaisuudesta.”

Teksti: Merja Maukonen

Julkaistu: 10/2023