Johtaminen (etätyö, hybridityö)
Työympäristö (toimitilat)
Yrityskulttuuri

Työympäristön kehittäminen on jatkuva prosessi

”Toimistotiloja suunniteltaessa voi ammentaa parhaita oppeja kahviloista, liiketiloista tai hotelleista. Asiakaskokemusta parantavia ratkaisuja voidaan soveltaa työntekijäkokemukseen ja luoda viihtyisämpiä ja elämyksellisempiä työympäristöjä”, sanoo Raklin toimitilat-toimialan johtaja Mikko Östring. Kuva: Rakli Ry

Työympäristöjen kehittyminen kohti monipaikkaisuutta alkoi jo ennen koronapandemiaa, mutta pandemian myötä muutoksen vauhti kiihtyi. Hybridityö on muuttanut työn tekemisen tapoja ja vähentänyt toimistotilojen tarvetta.

”Resurssiviisauden näkökulmasta tiloja ei kannata pitää puolityhjinä. Keskeistä on kehittää ja johtaa työympäristöjä ja toimintakulttuuria pitkällä aikajänteellä, jotta tiloja ja muita resursseja käytetään tehokkaasti nyt ja tulevaisuudessa”, sanoo Raklin toimitilat-toimialan johtaja Mikko Östring.

Tilojen käyttöasteen sijasta Östring haluaa kiinnittää organisaatioiden huomion siihen, miten työtä voi parhaiten tehdä tuloksellisesti ja paikkariippumattomasti. Toimistopakon sijasta organisaatiossa tulee yhdessä pohtia, miten työ tehdään hyvin ja mitä se tarkoittaa yhdessäolon osalta.

”Organisaatiokulttuuri ja työtavat kehittyvät jatkuvasti. Jos aiempi työympäristö on suunniteltu teollisen ajan työrutiinien mukaisesti, on sitä kehitettävä vastaamaan muuttuneisiin tarpeisiin”, Östring sanoo.

Työympäristöjohtamisella tuetaan organisaation ydintoimintaa ja vaikutetaan työntekijöiden hyvinvointiin. Paras lopputulos saavutetaan, kun kehittämistä tehdään laaja-alaisesti yhteistyössä kaikkien organisaatiotasojen kanssa ylimmästä johdosta henkilöstöön.

Työntekijäkokemuksen merkitys kasvaa

Tilojen käyttöaste ei yksin kerro koko totuutta, vaan lisäksi tarvitaan laadullista tietoa siitä, miten tiloja käytetään ja koetaanko tilat toimiviksi.

”Palautetta kannattaa kerätä eri tavoin ja pureutua sen avulla ongelmakohtiin.”

Hybridityössä toimitilojen rooli korostuu kohtaamisten mahdollistamisessa ja työntekijöiden välisen vuorovaikutuksen edistämisessä. Parhainkaan tila ei yksinään luo kohtaamisia, vaan kohtaamiset on tuotava osaksi työskentelyä johtamisen ja työkäytäntöjen kautta.

”Fyysisen työympäristön lisäksi vuorovaikutusta ja kohtaamisia tulee kehittää kokonaisvaltaisesti eri kanavissa”, Östring sanoo.

Jos tilaa tuntuu olevan liikaa, ei kannata supistaa tiloja harkitsemattomasti kustannussäästöt edellä. Myös liian suuri käyttöaste tuottaa kielteisen työntekijäkokemuksen.

Tilojen kautta voidaan parantaa työntekijäkokemusta muun muassa äänimaisemalla, valaistuksella, sisäilmalla, lämpötilalla, värimaailmalla ja palveluilla. Tuottavan työskentelyn mahdollistamiseksi on tärkeää tarjota työskentelyyn laajasti erilaisia tiloja ja teemoitettavia tunnelmia: hiljaisia tiloja, kokous- ja vetäytymistiloja, rennomman vuorovaikutuksen tiloja, ideointi- ja innovaatiotiloja sekä hyvinvointia ja palautumista tukevia tiloja. Tilan elementeillä tulisi ehkäistä tarpeettomia keskeytyksiä ja stressitekijöitä.

Erityisesti muunneltavuus ja monikäyttöisyys korostuvat hybridityöympäristöissä. Näitä ovat esimerkiksi modulaariset ja liikuteltavat tilaratkaisut.

Rennommissa tiloissa kodinomaisuus on ollut nousevana trendinä. Olohuonetta muistuttavat kohtaamiskahvilat sopivat sekä työskentelyyn että tauon viettämiseen.

”Toimistotiloja suunniteltaessa voi ammentaa parhaita oppeja kahviloista, liiketiloista tai hotelleista. Asiakaskokemusta parantavia ratkaisuja voidaan soveltaa työntekijäkokemukseen ja luoda viihtyisämpiä ja elämyksellisempiä työympäristöjä”, Östring lisää.

Teksti: Merja Maukonen

Julkaistu: 10/2023

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.

Toimistot eivät ole ainoastaan työn tuottavuuden keskuksia, vaan niillä on myös keskeinen rooli työntekijöiden fyysisessä ja psyykkisessä hyvinvoinnissa, selviää Castellum Oy:n tuoreesta tutkimuksesta.