Työaika (työajan hallinta, työajan seuranta)

Työajan mittaaminen on kulttuuriteko

Yhdet tykkää, toiset ei. Joillekin jo ajatus työajan mittaamisesta nostattaa hiukset ja epäilyksen kyttäävästä silmästä. Toisille se taas on tervetullut reiluuden tae, joka luo turvallisuuden ja hallinnan tunnetta työhön ja elämään. Vaikka mittaaminen lienee alun perin syntynyt takaamaan reiluutta työnantajan ja työntekijän välille, sen luonne on monipuolistunut ja tehtävä kasvanut. Erityistä tässä ajassa on sen merkitys yrityskulttuurin ja työntekijäkokemuksen tekijänä ja kuvaajana.

Työajan mittaaminen on Suomessa lakisääteistä ja monessa muussakin maassa joko säädeltyä tai ainakin vahvasti suositeltua. Suomessa siihen ottaa kantaa työaikalaki, jossa aihe on kirvoittanut ohjeistusta noin 6 000 sanan verran. Tämän lisäksi määrityksiä ja tarkennuksia löytyy työehtosopimuksista ja näiden paikallisista versioista. Työaikalaki ottaa kantaa myös siihen, ketä se ei koske. Näitä ovat esimerkiksi niin kutsutulla johtajasopimuksella työskentelevät ja jotkin erityisryhmät kuten uskonnollisia toimituksia suorittavat uskonnollisten yhteisöjen työntekijät, (kuten diakonissat).

Tavalliset syyt työajan mittaamiseen lienevät palkanmaksun oikeellisuus ja sovitun työajan todentaminen, työntekijöiden jaksamisen tukeminen, puutteellisesta seurannasta langetettavien sanktioiden välttäminen ja paikkansapitävä asiakaslaskutus. Mutta erityisesti tässä ajassa nämä eivät ole ainoat syyt. Työajan mittaaminen on nimittäin lakisääteisyytensä lisäksi vahva yrityskulttuurin osa, jonka soveltaminen vaatii rautaiset pelisäännöt.

”Työajan mittaaminen on Suomessa lakisääteistä.

Kuluneet kaksi vuotta ovat olleet monelle yritykselle tehokas pikakurssi etätyöskentelyyn, joka on noussut yhdeksi työajan mittaamisen keskustelluimmista ulottuvuuksista. Oppitunnit ovat olleet sitä rankemmat mitä matalampi on yrityskulttuurin luottamuksen taso, joustavuus, positiivinen ihmiskuva, läpinäkyvyys sekä neuvotteluhalu ja -taito. Työajan mittaaminen liittyy paitsi etätyöskentelyyn, myös esimerkiksi seuraaviin keskeisiin kysymyksiin:

Johtamiskäytännöt:
Millaiset johtamiskäytännöt meillä on sovittu ja sanoitettu? Onko ne saneltu vai neuvoteltu henkilöstön kanssa? Osaako henkilöstö soveltaa niitä? Noudattavatko kaikki esihenkilöt ja johtajat samoja käytäntöjä (viikkopalaverit, daylies, raportointisykli ja -tapa, jne)?

Työaikamallit:
Millaiset työaikamallit meillä on käytössä? Olemmeko hyödyntäneet esimerkiksi kokonaistyöaikaa ja joustotyöaikaa niihin istuviin rooleihin? Katselmoidaanko ne ja niiden soveltamisperiaatteet systemaattisesti ja säännöllisesti (esimerkiksi päivystyskorvaus ja matkustaminen työajalla)?

Joustavuus:
Joustaako työaika työntekijän tarpeen mukaan? Onko kaikilla mahdollisuus samoihin joustoihin? Noudatetaanko tasapuolisuuden periaatetta ja onko se sanoitettu ja viestitty kaikille? Onko tavoitteemme tulla nähdyksi joustavana työnantajana? Onko kaikilla mahdollisuus tehdä halutessaan osatyöaikaa tai pitää ylimääräisiä (palkattomia) vapaita?

Etätyöskentely:
Miten suhtaudumme etätyöskentelyyn? Onko valitsemamme linja huomioitu työsopimuksissa ja palveluntarjoajien sopimuksissa (vakuutukset, terveydenhuolto)? Mitä olemme valmiit tekemään mahdollistaaksemme työskentelyn kaikista maailmankolkista (vakuutus- ja verotuskysymykset, mahdollisen toimipaikan muodostuminen kohdemaahan)?

Työaikajoustot:
Olemmeko sopineet, miten joustoja pidetään (kokonaisina päivinä, satunnaisina tunteina, tiettyinä viikonpäivinä)? Miten ja kenen kanssa työaikajoustoista sovitaan (kuinka monta päivää etukäteen, esihenkilön vai projektipäällikön kanssa)?

Palkalliset vapaat:
Miten lomista sovitaan (saako niitä pitää milloin vain, päättääkö esihenkilö vai HR, kuinka paljon voi pitää kerralla)? Miten erilaisia palkintovapaita myönnetään ja pidetään? Onko pelisäännöt samat ja läpinäkyvät kaikille?

Nämä päätökset sekä luovat uutta että heijastelevat yrityksen olemassa olevaa kulttuuria sekä työntekijäkokemusta. Tehokkuudesta tai vaikuttavuudesta työajan mittaaminen ei sen sijaan kerro 100 % totuutta, sillä tehokas ja tehollinen työaika ovat eri asioita. Tehollinen työaika on työaikaa, joka ei sisällä palkallisia tai muita poissaoloja, ja on noin 80 % kokonaistyöajasta. Tehokkuutta voidaan sen sijaan mitata esimerkiksi QWL-indeksin avulla (Kesti, 2014) ja sen määrään taas vaikuttavat esimerkiksi yrityksen johtamiskäytännöt, itse työn luonne, organisaation itseohjautuvuuden taso, yrityksen luottamuksen kulttuuri, sekä tehokkuutta edistävät työkalut ja prosessit. Tehokkuuden määritelmä voi olla erilainen eri yrityksissä, työyhteisöissä tai rooleissa. Jossakin se tarkoittaa valmistettuja kappaleita tunnissa ja joissakin uusien ideoiden määrää kuukaudessa.

”Työajan teknisestä mittaamisesta on tehty nykyään erittäin helppoa.

Työajan teknisestä mittaamisesta on tehty nykyään erittäin helppoa. Yleensä työkalu löytyy joko HR- tai taloushallinnon järjestelmästä, mutta jos näin ei ole, ilmaisia ja edullisia sovelluksia löytyy markkinoilta runsaasti. Vaikka työkalut eivät ole yhtä laajoja kuin palkanlaskentaohjelmistot, ne pystyvät pääsääntöisesti melko hyvin tuottamaan riittävän tarkkaa tietoa palkkahallinnon vaatimiin prosesseihin, lakivaatimusten täyttämiseksi ja laskutukseen.

Yrityskulttuuria ja työntekijäkokemusta luodaan paitsi asenteilla myös käytännöllisillä prosesseilla ja toimintatavoilla. Työaika on yksi perustavanlaatuisista prosesseista, johon on syytä kiinnittää huomiota ja johon on helppo tarttua vaikka ensimmäisenä toimenpiteenä yrityskulttuurin kehittämiseksi.

Teksti: Pia Klemetti
Kuva: Pixabay

Julkaistu: 05/2022

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Recruitment trends often reflect broader workforce dynamics, and Finland and Sweden are no exception. Businesslike’s Senior Consultant and co-founder Marju Vuorensalmi recently spoke with Joakim Avikainen, Head of HR at Swedish Debe Flow Group, to explore the key recruitment topics on both sides of the Baltic Sea. Joakim, who recruits for Debe across the Nordics and Europe, shared his perspective on what’s hot in recruitment and how these trends impact hiring strategies.

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.