HR-järjestelmät
Hyvinvointi
Johtaminen
Työlaki (Whistleblower)
Yrityskulttuuri

Agendalla ilmoituskanava - helposti

Nyt viimeistään kannattaa ryhtyä toimeen, jos ilmoituskanava vielä puuttuu.

Juuriharjan whistleblowing-asiantuntija ja partneri Erika Heiskanen neuvoo ilmoituskanavaan ja sen käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä.

Organisaation johdolle ilmoituskanava on osa riskienhallintaa ja hyödyllinen lisä väärinkäytösten ehkäisyssä ja hallinnassa. Kanavan valinnassa on direktiivin vaatimusten ja tietoturvaseikkojen lisäksi tärkeä huomioida sen helppokäyttöisyys. Mitä helppokäyttöisempi palvelu on, sitä näppärämpää on sen käyttöönotto ja käyttö.

EU:n whistleblowing-direktiivi velvoittaa kaikkia vähintään 50 henkeä työllistäviä organisaatioita järjestämään anonyymin ilmoituskanavan. Direktiivin ydin on whistleblowereiden eli ilmoittajien suojeleminen syrjinnältä ja kostotoimenpiteiltä.

Ilmoituskanava on hyvä lisä hallituksen ja toimivan johdon keinovalikoimaan väärinkäytösten ennaltaehkäisyssä ja hallinnassa. Ilmoituskanavaa ei kannatakaan lähestyä hallinnollisena pakkona, sillä oikein implementoituna, se voi tukea merkittävästi organisaation riskienhallintaprosesseja. Ilmoituskanavan avulla varmistetaan, että tieto tavoittaa oikeat ihmiset ja ongelmia päästään ratkomaan. Tärkeää onkin miettiä direktiivin edellyttämä ilmoituksen eskalaatioprosessi jo ennakkoon.

Etupainotteinen reagointi estää tilannetta paisumasta suurempiin mittasuhteisiin. ACFE:n (Association of Certified Fraud Examiners) vuoden 2018 ”Global study on occupational fraud and abuse” -raportin mukaan väärinkäytös tai muu rikkomus havaitaan tyypillisimmin (40% tapauksista) juuri ilmoituksen perusteella.

Mitä kannattaa ottaa huomioon whistleblowing-kanavan hankinnassa?

Perusvaatimus on, että kanava täyttää sekä whistleblowing-direktiivin että kansallisen lainsäädännön vaateet ja GDPR-säädökset. Kanavan on myös oltava digipalvelulain edellyttämällä tavalla saavutettava ja ehdottoman tietoturvallinen.

Tämän lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota järjestelmän helppokäyttöisyyteen. Se lisää kanavan toimintavarmuutta ja helpottaa uuden järjestelmän käyttöönottoa ja käyttöä. Kannattaako henkilöstöä kuormittaa isolla järjestelmäkoulutuksella? Ja onko ilmoituksen tullessa ensimmäisenä kaivettava käyttöoppaat esiin?

Tiedämme myös, että ilmoittajan stressipohjainen reagointi on korkealla ilmoittamisen yhteydessä ja hänen odottaessa vastausta ilmoitukseensa. Kansainvälisesti n. 7% ilmoituksista päätyykin ulkoisille tahoille, kuten mediaan. Me Juuriharjassa olemme omassa ratkaisussamme – First Whistle -ilmoituskanavassa – päätyneet laadukkaan tietoturvan ja helppokäyttöisyyden lisäksi tukemaan ilmoittajaa psykologisesti niin, että hänen on helpompi sietää painetta, jotta organisaatio saisi ilmoitukset mahdollisimman todennäköisesti oman kanavansa kautta.

Mitä voi tehdä valmiiksi jo nyt?

Vaikka Suomi myöhästyi EU:n kansalliselle nk. whistleblowing-lainsäädännölle asettamasta takarajasta, etenee asia koko ajan.

Ilmoittajansuojan ja ilmoituskanavan järjestämiseen liittyy useita hallinnollisia toimenpiteitä, kuten yt-menettely ja ilmoitusten käsittelyprosessin määrittely. Molemmat näistä on hyvä laittaa kuntoon ripeästi. Me Juuriharjassa olemme myös sitoutuneet siihen, että tarpeen mukaan muokkaamme First Whistle -ilmoituskanavaamme lain voimaan tullessa, joten meiltä voi hankkia myös kanavan huoletta jo nyt.

Olemme lisäksi kehittäneet First Whistlen yhteyteen arkistointimahdollisuuden, jonka avulla organisaatio saa omaan hallintaansa tapausten ja tutkintadokumentaation arkistoinnin, arkistosta palautuksen ja tapausten lopullisen poistamisen tietoturvallisessa ympäristössä. Näin voi ketterästi reagoida lain muutoksiin tulevaisuudessakin.

Voit myös varata kalenteristamme tapaamisajan – kerromme mielellämme lisää First Whistle -ilmoituskanavastamme ja vastaamme whistleblowing-kysymyksiinne.

Erika Heiskanen
whistleblowing-asiantuntija, partneri
laillistettu psykologi

Juuriharja Consulting Group Oy
erika.heiskanen@juuriharja.fi
+358 40 7466798
firstwhistle.juuriharja.fi

Julkaistu: 10/2021

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.

Toimistot eivät ole ainoastaan työn tuottavuuden keskuksia, vaan niillä on myös keskeinen rooli työntekijöiden fyysisessä ja psyykkisessä hyvinvoinnissa, selviää Castellum Oy:n tuoreesta tutkimuksesta.