HR-järjestelmät
Hyvinvointi
Johtaminen
Työlaki (Whistleblower)
Yrityskulttuuri

Whistleblower puhaltaa yritysten toimintatavat uusiksi

Kuva: Pexels

Euroopan unionin asettama Whistleblower-direktiivi tekee epäiltyjen väärinkäytösten ilmoituskanavan pakolliseksi. Direktiivin tavoitteena on ehkäistä petoksia ja korruptiota, parantaa rikkomuksista ilmoittavien henkilöiden suojaa ja kehittää vastuullista yrityskulttuuria. Kansallinen lainsäädäntö tulee voimaan loppuvuodesta 2021 ja velvoittaa vähintään 50 henkilöä työllistäviä yrityksiä EU:ssa niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla.

Direktiivin toteuttaminen edellyttää yrityksiltä laaja-alaista sisäisten prosessien ja toimintatapojen uudelleenarviointia ja kehittämistä. Velvollisuus koskee suurta osaa yrityksistä eikä sen jalkauttamiseen ole aikaa kuin muutama kuukausi. Siitä huolimatta suomalaisyritykset ovat reagoineet verkkaisesti direktiiviin. Keskuskauppakamarin tekemän selvityksen mukaan miltei puolella kyselyyn vastanneista yrityksistä ei ollut käytössä ilmoituskanavaa ja puolella heistä sen hankinta ei ollut edes suunnitteilla.

Aikaa ei ole hukattavaksi, vaan yrityksissä tulisi koota joukot ja kääriä hihat toimivan ilmoituskanavan pystyttämiseksi. HR viesti kysyi asiantuntijoilta ajatuksia kehittämisurakkaan. Haastattelimme Keskuskauppakamarin yritysten itsesääntelystä ja vastuullisuudesta vastaavaa johtajaa Stina Wikbergiä, Deloitten Forensic-palvelujen johtajaa Leea Uusi-Hautamaata ja Asianajotoimisto Reims & Co Oy:n asianajajaa Teemu Suomista.

Tarkoitus on suojella ilmoittajaa ja ehkäistä korruptiota

Direktiivi vaatii, että yritykset toteuttavat ilmoittajaa suojelevan ilmoituskanavan, joka täyttää EU:n vähimmäisvaatimukset ilmoituskäytännöille. Stina Wikbergin mukaan direktiivin päätarkoitus on nimenomaan ilmoittajien suojelu, eivätkä yritysten omat intressit.

Keskuskauppakamarin yritysten itsesääntelystä ja vastuullisuudesta vastaava johtaja Stina Wikberg.
Kuva: Keskuskauppakamari

”Ihmisten täytyy uskaltaa ilmoittaa väärinkäytösepäilyistä ilman, että he pelkäävät vastatoimia. Jatkossa vähintään viisikymmentä henkeä työllistävien yritysten on pakko tarjota luottamuksellinen ilmoituskanava henkilöstölleen”, kiteyttää Stina Wikberg.

Teemu Suominen muistuttaa, että direktiivin tarkoitus on suojella myös EU:n ja yhtiöiden taloudellisia etua.

”Useat vakavat väärinkäytökset tulevat julki yksittäisten ihmisten aloitteesta, ei ulkoisissa auditoinneissa. EU on arvioinut, että julkisissa hankinnoissa vuosittainen säästöpotentiaali on miljardeja, kun ilmoittajien suojelu otetaan käyttöön. Yritysten näkökulmasta direktiivi antaa mahdollisuuden tarttua epäkohtiin varhaisessa vaiheessa. Se myötävaikuttaa siihen, etteivät vastuuttomat toimijat saa epäoikeutettua kilpailuetua rehellisten yritysten kustannuksella”, sanoo Suominen.

Tiukoista vaateista huolimatta lainsäädäntö Suomessa on kesken, mikä tarkoittaa epävarmuutta siitä, milloin velvollisuudet tulevat tarkalleen ottaen voimaan. Monelta taholta on vaadittu lisäaikaa siirtymään ja pienempien yritysten osalta se myös toteutuu.

”Kaikkia vähintään viisikymmentä henkilöä työllistäviä yrityksiä lainsäädäntö velvoittaa jossain vaiheessa. Pienempien yritysten osalta tuskin heti, mutta isompien osalta emme tiedä – voi olla, että jo joulukuun 17. päivä”, arvioi Wikberg.

Prosessien suunnittelu on tarkkaa työtä

Yritysten tehtävänä on luoda direktiivin mukaiset sisäiset toimintatavat ja prosessit, jotka käsittelevät sellaisia asioita, kuten miten ja mistä voi ilmoittaa, kuka ilmoituksia käsittelee, miten asioita tutkitaan, millaisia jatkotoimia tehdään ja kuinka niistä viestitään. Leea Uusi-Hautamaan mukaan ilmoituskanavan luominen on ”kokonaisvaltainen kehittämisprosessi, jossa tulevan lainsäädännön vaatimukset huomioidaan yrityksen käytännöissä”. Direktiivi korostaa luottamuksellisuutta eli kaikki asiaan liittyvä tieto on pidettävä salassa.

Teemu Suomisen mukaan prosessit nivoutuvat yrityksen laadun kehittämisprosesseihin ’plan-do-check-act’-mallin mukaisesti. Suunnittelussa on mietittävä, miten kanava kytkeytyy yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen ja riskienhallintaan. Hänen mukaansa ilmoitusten käsittelypolkua on hyvä kuvata prosessikaaviolla, joka voidaan luoda itse tai hankkia riippumattomalta taholta, kuten asianajotoimistolta tai muulta palveluntarjoajalta. Suunnittelutyössä täytyy huomioida aikaisessa vaiheessa myös se, kenelle kanava avataan ja mitä sen piiriin ei kuulu.

”Kanavaa ei ole tarkoitettu yleisille asiakasvalituksille tai henkilökohtaisten riitojen käsittelyyn eikä se korvaa nykyisiä HR-prosesseja. Direktiivi ei koske yrityksestä riippumattomia tahoja kuten asiakkaita ja kuluttajia. Siitä huolimatta monet ovat päätyneet avaamaan eettisen kanavan myös riippumattomille tahoille ja julkistaneet kanavan avoimesti verkkosivuillaan”, kertoo Suominen.

Asianajotoimisto Reims & Co Oy:n asianajaja Teemu Suominen.
Kuva: Marek Sabogal

Samalla hän muistuttaa siitä, etteivät yrityksestä riippuvaiset tahot rajoitu vain nykyisiin työntekijöihin, vaan niihin lukeutuvat entiset työntekijät, urakoitsijat, harjoittelijat, vapaaehtoistyöntekijät, hallituksen jäsenet ja osakkeenomistajat. Jokaisen tahon kokonaisvaltainen huomioiminen prosesseja suunniteltaessa on onnistuneen ratkaisun kannalta ensiarvoisen tärkeää.

Ketä mukaan suunnitteluun?

Suunnittelutyöhön tulee ottaa mukaan eri toimintojen edustajia ja johdon sitoutuminen alusta alkaen on onnistuneen lopputuloksen kannalta kriittistä. Leea Uusi-Hautamaan mukaan tyypillisesti prosessien suunnitteluun osallistuvat johdon ja HR:n ohella vastuullisuudesta ja riskienhallinnasta vastaavat yksiköt.

”Riippuu täysin yrityksen rakenteesta ja vastuujakorooleista, kuka valmistelu- ja implementointityössä on mukana. Esimerkiksi HR on usein työssä mukana ja valmistelee asiaa erityisesti työoikeudellisesta näkökulmasta. Pienemmissä yrityksissä HR ja oikeudellinen asiantuntija on hyvä yhdistelmä, koska prosessien suunnittelussa on tärkeää ymmärtää myös lainsäädännölliset vaikutukset”, Uusi-Hautamaa sanoo.

Stina Wikberg haluaa korostaa viestinnän merkitystä johdon sitoutumisen ohella.

”Haluan tuoda esiin viestinnän tärkeyden – vaikka organisaatiossa olisi maailman hienoin ilmoituskanava ja parhaat prosessit ilmoitusten käsittelyyn, mahdollisuus jää puolitiehen, ellei siitä jatkuvasti viestitä. Korkeimman johdon sitoutuminen on huipputärkeää, koska päätökset ja toimeenpano ovat aina johdon vastuulla”, muistuttaa Wikberg.

Ilmoitusten käsittely tehdään luottamuksella

Direktiivi vaatii, että ilmoituksia käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käsittelevät tahot ovat puolueettomia ja riippumattomia. Leea Uusi-Hautamaan mukaan käsittelijöillä tulee myös olla hyvä ammattitaito ja riittävä kokemus.

Deloitten Forensic-palvelujen johtaja Leea Uusi-Hautamaa.
Kuva: Liisa Takala

”Sisäiset selvitykset tehdään ja dokumentoidaan huolellisesti ja jatkotoimet pitää olla myös perusteltavissa. Ilmoituksia voidaan käsitellä sisäisesti nimetyn Whistblower-ryhmän toimesta tai toiminta voidaan ulkoistaa palveluntarjoajalle, mikä edellyttää aktiivista dialogia yrityksen johdon ja muiden vastuullisten tahojen välillä”, sanoo Uusi-Hautamaa.

Yritysten on hyvä kiinnittää huomiota siihen, kuka tai ketkä ilmoituksia käsittelee. Ilmoitukset voidaan käsitellä ja selvittää joko sisäisesti tai ulkopuolisen palvelutarjoajan avustuksella. Lähtökohtana tulee kuitenkin olla, että käsittelijät ovat riippumattomia ja puolueettomia. Prosessi on syytä suunnitella huolellisesti huomioiden tulevassa laissa säädetyt aikarajat, ilmoittajien suojeluun tähtäävät toimenpiteet sekä muut velvoitteet.

”Hyviä ratkaisuja on monia. Ilmoitusten hoitaminen talon sisällä on sallittavaa, jos on riittävästi resursseja ja anonymiteetti pystytään takamaan. Monet ovat lähteneet ostamaan tutkintapalvelua tai se on jaettu: ilmoitukset tulevat yrityksen sisällä johonkin, esimerkiksi HR:ään ja samaan aikaan ne menevät ulkopuoliselle taholle. Näihin ei ole yksiselitteistä vastausta. Siksi kaikkien pitää alkaa miettiä, miten asia meillä voisi toimia”, Stina Wikberg sanoo.

Kokemuksesta opittua

Kysyimme lopuksi asiantuntijoiden kokemuksia ja oppeja toteutuneista Whistleblower-projekteista ja saimme heiltä hyviä vinkkejä.

”Rakenna helppokäyttöinen ja näkyvä systeemi”

”Ilmoituskanavan tulee olla helppokäyttöinen. Ei saa rakentaa himmeliä, joka vaatii kauheasti kikkailuja. Käyttökynnyksen täytyy olla supermatala. Asia pidetään koko ajan esillä, jotta kanavasta tulee luonnollinen ja tärkeä osa yrityksen arkikäytäntöjä”, sanoo Stina Wikberg.

”Älä pelkää ilmoitustulvaa”

”Ei kannata pelätä, että ilmoituksia alkaa tulemaan liikaa tai että niitä tehdään kiusaamismielessä. Keskimäärin ilmoituksia tulee neljä (4) tuhatta työntekijää kohti vuosittain. Toisaalta se, ettei ilmoituksia tule lainkaan, on huono uutinen. Kaikissa organisaatioissa on kehitettävää ja on suorastaan lahja, että siitä saadaan palautetta”, määrittelee Stina Wikberg.

”Varmista positiivinen mielikuva”

”Yrityksillä on hyvä tilaisuus näyttää henkilöstölle ja muille sidosryhmille, kuinka halutaan toimia vastuullisesti ja vahvistaa eettistä yrityskulttuuria. Tämä on positiivinen asia, ei hallinnollinen pakko”, sanoo Leea Uusi-Hautamaa.

”Varmista, että johto sitoutuu”

”Johdon tuki ja sitoutuneisuus on olennaista ja siihen auttaa, että johto saa heti tietoa kanavan käytöstä. Johdon tulee aktiivisesti viestiä, että ilmoittamista kannustetaan eikä työpaikalla hyväksytä minkäänlaisia vastatoimia väärinkäytösten ilmoittajia kohtaan”, täsmentää Teemu Suominen.

Lopuksi Stina Wikberg haluaa muistuttaa, että yleinen keskustelu tulisi kääntää positiivisempaan suuntaan: ”on palvelus organisaatiolle, kun se saa mahdollisuuden korjata toimintaansa. Laki tulee voimaan, mutta riippumatta siitä on todella järjellistä toimintaa avata korvat kaikelle tiedolle ja käyttää se oman toiminnan kehittämiseen”.

Teksti: Heta Woods