HR-järjestelmät
Hyvinvointi
Yrityskulttuuri

Daisy tuli taloon

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

Kuka on Daisy?

Daisy on ohjelmistorobotti, joka työskentelee Hämeen ammattikorkeakoulun (HAMK) henkilöstöpalveluissa. Daisyn ensimmäinen tehtäväkokonaisuus sai alkunsa vuonna 2019, jolloin ryhmä HAMKin tietojenkäsittelyn opiskelijoita rakensi ohjelmistorobotin laatimaan uusille työntekijöille työsopimuksia. Aluksi ohjelmistorobotin tehtävänkuvan tavoitteena oli ainoastaan vähentää henkilöstöpalveluissa työskentelevien koordinaattoreiden rutiininomaista tallennustyötä. Daisyn tehtävänkuva olikin lähinnä korvata puuttunut integraatio kahden tietojärjestelmän välillä.

Kun Daisy oli saanut perusoppinsa työsopimustietojen siirtoon, alkoivat haasteet. Aluksi Daisy oli hyvin muutosherkkä. Hän ei sietänyt muutoksia eri tietojärjestelmien käyttöliittymissä. Hänet oli opetettu toimimaan visuaalisesti, ja kun eräänä ystävänpäivänä rekrytointitietojärjestelmätoimittaja asetti sydämen ohjelmiston kirjautumiskenttään, ei Daisy enää osannut toimia ja lopetti työt siihen paikkaan. Pandemia-ajan etätyö oli myös Daisylle ylitsepääsemätöntä, koska hän oli erittäin tarkka tietosuojastaan. Vuonna 2020 Daisy lomautettiin odottamaan uusia työtehtäviä sekä teknologiakehityksen mahdollistamaa joustavampaa työasennetta.

Daisyn tavoitteena on antaa uudelle työntekijälle hyvä työhöntulokokemus

Daisyn uusi alku koitti viimein vuoden 2023 alussa. Kehitysprojekti käynnistettiin uudestaan, mukana projektissa ohjelmistotalo, joka huolehti Daisyn osaamisen kehittämisestä. Tällä kertaa Daisyn tehtävänkuvan tarkoitukseksi asetettiin vahvempi osallistuminen uuden työntekijän työhöntulovaiheeseen.

Uuden työntekijän työhöntulovaihe käynnistyy, kun rekrytointivaihe päättyy henkilön valintaan. Työhöntulovaihe käynnistää henkilöstöpalveluissa monia erillisiä pieniä työvaiheita liittyen henkilötietojen saantiin, aikaisempaan työkokemuksen todistamiseen, työsopimuksen sisältöön, sopimuksen allekirjoittamiseen, työntekijän perehdytyksen käynnistämiseen sekä viestintään niin uuden työntekijän kuin esihenkilön suuntaan. Nämä työvaiheet voivat tapahtua yhtäaikaisesti tai toisistaan riippuen. Meillä HAMKissa näistä eri työvaiheista vastasivat eri tiimit tai henkilöt. Osan tehtävistä hoitivat eri henkilöt henkilöstöpalveluissa. Osasta taas vastasi rekrytoivan yksikön esihenkilö tai hänen valtuuttamansa henkilö. Näin ollen, uuden työntekijän työhöntulokokemukseen vaikutti moni toimija sen hetkisen työkuormansa ja fiiliksensä mukaan.

”Daisy kohtelee kaikkia samalla tavalla.

Uudessa laajennetussa tehtävänkuvassa Daisy hoitaa useita näistä pienistä työvaiheista. Hän kokoaa työsopimukseen tarvittavat tiedot kahdesta eri järjestelmästä, toimittaa palkkaohjelmassa laatimansa työsopimuksen sähköisesti allekirjoitettavaksi työntekijälle ja työantajan edustajalle, luo ja toimittaa tiedostopyyntölinkin työntekijälle työ- ja tutkintotodistuksien toimittamista varten, valvoo dokumenttien, todistuksien ja sopimuksien saapumista ja muistuttelee toimijoita dokumenttien tai toimintojen puuttumisesta. Lisäksi Daisy luo uusille työntekijöille sähköisen arkistokansion, johon hän tallentaa niin allekirjoitetun työsopimuksen kuin myös toimitetut todistukset. Kun koko ”paperishow” on valmista, Daisy lähettää työntekijälle tiedon käyttäjätunnuksen valmistumisesta sekä opastaa työntekijää perehdyttämisen alkuvaiheisiin. Daisy tunnistaa työntekijän kansalaisuuden ja kääntääkin kielen englanniksi tarvittaessa.

Tiiminjäsenenä Daisy viestii aktiivisesti toiminnastaan. Rekrytointijärjestelmässä Daisy vaihtaa merkintää rekrytoinnin tilasta eri työvaiheiden jälkeen, jolloin rekrytointitiimi tietää, missä vaiheessa työsopimus kunkin työntekijän kohdalla etenee. Omalla Teams-kanavallaan Daisy puolestaan tiedottaa palkkatiimiä siitä, milloin heidän työnsä kannalta tarvittavat tiedot ovat heidän käytettävissään. Teams-kanavallaan Daisy myös kertoo, jos hänellä on jonkinlaisia haasteita selviytyä työstään ja nostaa tunnollisesti käden pystyyn teknisen virheen merkiksi.

Daisy yhdenvertaisen ja tasapuolisen palvelun toteuttajana

Kehitystyön alussa ohjelmistorobotiikan käytön tavoitteena oli lähes ainoastaan säästää aikaa. Ja niin tapahtuikin: rutiininomainen tallentaminen on vähentynyt, eikä työhöntulovaiheen eri dokumenttien saapumista tarvitse enää manuaalisesti seurata ja muistutella.

Uuden tehtävänkuvan myötä olemme huomanneet Daisyn merkityksen myös yhdenvertaisen ja tasapuolisen palvelun toteuttajana. Daisy kohtelee kaikkia samalla tavalla. Hänen toimintaansa eivät vaikuta henkilökohtaiset pyynnöt, eikä hänen kanssaan neuvotella toisenlaisesta tavasta toimia. Toimet ovat aina todennettavissa. Hänen viestinsä on kaikille samanlainen, eikä siihen vaikuta sen hetkiset tunteet. Hän viestii aina samaa viestintäkanavaa käyttäen, jolloin viestien sijaintia ei jälkikäteen tarvitse etsiä eri sähköpostilaatikoiden ja chat-keskusteluiden joukosta. Daisyn ajatus ei häiriinny työhuoneen ovelle tulevasta työkaverista eikä juuri saapuneesta sähköpostista. Hänen tapaansa toimia ei kuulu inhimilliset virheet. Daisyn viestit eivät unohdu. Daisy ei tunne kiirettä eikä stressiä.

Daisyllä on edelleen tilaa kehittyä. Hän ei ole älykäs, hän ei osaa vastata työntekijän esittämiin kysymyksiin eikä osaa ohjata työntekijää asiantuntijan puheille. Hän on välinpitämätön, eikä hän koe tarpeelliseksi välittää viestiä uudelleen, mikäli työntekijä on aikaisemman viestin hävittänyt.

Daisy osana HR-tiimiä

Daisyn tehtävänkuvaa ja osaamista käsitellään kehityskeskustelussa, johon osallistuvat kaikki Daisyn lähimmät tiimiläiset. Keskustelussa tiimi yhdessä päättää, mitä kehittämistoimia tehdään ja missä järjestyksessä. Lisäksi keskustelussa sovitaan tehtävänkuvan laajennuksista. Olemme jo sopineet, että seuraavassa vaiheessa Daisyn tehtävänkuvaa laajennetaan kohdistumaan myös pienempiin työsopimusmuutoksiin, kuten palkantarkistuksiin, nimikemuutoksiin sekä esihenkilövaihdoksiin.

Daisy on toiminut nykyisessä tehtävässään osana HR-tiimiä noin kuukauden ajan. Samoin kuin uuden ihmistyöntekijän saapuminen tiimiin, myös Daisyn saapuminen aiheutti aluksi eräänlaisen häiriötilanteen. Rekrytoinnin onnistumista arvioidaan edelleen. Pohdimme, että sopeutuuko tiimiläinen tehtäväänsä ja miten hänen tehtävänsä ja tapansa toimia vaikuttaa meidän muiden tehtäviin. Itse uskon kuitenkin siihen, että kun uuden tiimiläisen vierellä kuljetaan, opitaan virheistä, ohjataan oikeaan suuntaan ja iloitaan onnistumisesta, luottamus tiimiläisen kykyihin kasvaa ja hänestä tulee erottamaton osa työyhteisöä. Jossakin vaiheessa huomaamme, että omalla panoksellaan uusi tiimiläinen on vapauttanut meille aikaa muihin tehtäviin, tuonut oman persoonallisen tapansa työskennellä osaksi toimintaamme ja siten lisännyt osaamistamme sekä ymmärrystämme erilaisia tiimiläisiä sekä työskentelytapoja kohtaan.

Huhtikuussa 2024 HAMKin henkilöstöpalveluiden tiimiin kuuluu 15 henkilöä: Daisy on ja tulee olemaan yksi meistä.

Kirjoittaja:
Henna Tanhuanpää, henkilöstöpäällikkö
Henkilöstöpalvelut, Hämeen ammattikorkeakoulu Oy

Kuvat: Pioneeri Production

Julkaistu: 11/2024

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.

Toimistot eivät ole ainoastaan työn tuottavuuden keskuksia, vaan niillä on myös keskeinen rooli työntekijöiden fyysisessä ja psyykkisessä hyvinvoinnissa, selviää Castellum Oy:n tuoreesta tutkimuksesta.

Fyysisen kunnon ylläpitäminen on elintärkeää työkyvyn säilymisen kannalta, ja tämä korostuu erityisesti, kun tarkastellaan työikäisten fyysisen kunnon kehitystä Suomessa. Tutkimukset osoittavat, että varusmiesten ja työikäisten miesten kestävyyskunto on heikentynyt jatkuvasti viime vuosikymmeninä. Tämä suuntaus on huolestuttava, sillä fyysinen kunto on suoraan yhteydessä työntekijöiden toimintakykyyn ja työurien pidentämiseen.

Vuodesta 1999 lähtien Vaasan yliopisto Executive Education (UvaasaExEd) eMBA on tuonut johtajille ja yrittäjille arvostettua osaamista. Yli 110 valmistunutta eri aloilta, kuten liiketoiminta, energia ja henkilöstöhallinto, juhlistavat nyt 25 vuoden matkaa kohti tulevaisuuden haasteita.

Mielenterveys on hyvinvoinnin tila, jossa ihminen saa kykynsä käyttöönsä, selviytyy elämään kuuluvien normaalien haasteiden kanssa sekä kykenee työskentelemään ja ottamaan osaa yhteisönsä toimintaan. (Maailman terveysjärjestö WHO)