HR-järjestelmät (palkanmaksu)

Miksi oma palkkahallinto ei kannata?

Alle 1000 hengen yrityksissä oma palkkahallinto ei ole kustannustehokasta tai riskitöntä

SD Worxin ulkoistusliiketoiminnan johtaja Ellika Willgren.

Alle tuhat henkilöä työllistävissä organisaatioissa on harvoin kannattavaa pitää pelkästään palkanlaskentaan keskittynyttä tiimiä, sillä oman tiimin erikoisosaamisen ylläpitäminen voi osoittautua haasteeksi. Ulkoistetun palkkahallinnon tärkein hyöty onkin aiheeseen erikoistunut tiimi.

Monessa yrityksessä virheellisesti kuvitellaan, että palkanlaskennan laadun varmistaa omalla palkkahallinnolla. SD Worxin liiketoimintajohtaja Petteri Hannula ja ulkoistusliiketoiminnan johtaja Ellika Willgren kyseenalaistavat tämän luulon.

Ohut resursointi voi aiheuttaa yrityksessä haasteita, sillä sujuva palkanlaskenta edellyttää, että sitä hoitavilla henkilöillä on erityisosaamista ja että he ovat ajan tasalla esimerkiksi lakimuutoksista.

Katso webinaaritallenne: 6 vinkkiä onnistuneeseen palkkapalveluiden hankintaan

”Ulkoistaminen mahdollistaa ennakoitavuuden, alan tuoreimman asiantuntemuksen sekä best practise -käytännöt. Se vaikuttaa suoraan tehokkuuteen ja laatuun”, Willgren sanoo.

”Palkka- ja henkilöstöhallintoon erikoistunut tiimimme on suurin vahvuutemme. Meillä palkanlaskenta ja HR ovat ydinosaamista”, Hannula täydentää.

Omaan palkkahallintoon liittyy riskejä

Monissa pienissä yrityksissä kirjanpitäjä saattaa hoitaa kaiken palkkoihin liittyvän muun työnsä ohella. Hieman suuremmissa, alle tuhat henkilöä työllistävissä yrityksissä palkanlaskenta on usein muutaman henkilön vastuulla.

Willgrenin mukaan henkilöstöhallinnon riskit realisoituvat yleensä yllättäen, esimerkiksi oman palkanlaskijan sairastuessa tai irtisanoutuessa.

”Kriisitilanteissa huomataan prosessin akilleenkantapäät ja haavoittuvuus tulee esille”, Willgren sanoo.

Ulkoistettu palkkahallinto vähentää konkreettisesti henkilöriskejä. Yksittäiset sairastumiset tai lomat eivät vaikuta palvelun laatuun, kun yhden henkilön sijaan taustalla on tiimi.

Lataa maksuton opas: Palkanlaskennan ulkoistaminen – näin onnistut

Ulkoistaminen on kustannustehokasta

Yrityksen omien palkka-asiantuntijoiden työllistämiseen liittyy aina piilokuluja. Henkilöstökuluja ei muodostu vain palkasta ja sen sivukuluista, vaan menoeriin kannattaa laskea myös esimerkiksi järjestelmät, muut työkalut, laitteet sekä henkilön osaamisen kehittäminen.

”Palkkahallinnon ratkaisujen ulkoistaminen on kustannustehokasta ja keventää yrityksen hallinnollista taakkaa”, Hannula muistuttaa.

Mielenrauhaa johdolle

Palkkahallinnon ulkoistaminen tuo yrityksen johdolle ennen kaikkea mielenrauhaa, sillä palkanmaksun sujuminen on yksi tärkeimmistä hyvän henkilöstöhallinnon pilareista.

”Palkkahallinto on aikataulukriittistä ja sensitiivistä. Huonosti hoidettuna se vaikuttaa henkilöstön motivaatioon ja työnantajamielikuvaan”, Hannula sanoo.

Willgren nostaa esiin myös skaalautuvuuden yhtenä ulkoistettujen palkkahallinnon palveluiden etuna. Kun yritys kasvaa tai henkilöstössä tapahtuu muutoksia, on myös palkkahallinnon muutokset helppo toteuttaa.

”Ulkoistaminen on aina hyvä ratkaisu varmistamaan palkkahallinnon laatu ja tehokkuus – jopa kansainvälisille suuryrityksille”, Willgren tiivistää.

Lisätietoja löydät tältä >>>

Julkaistu: 11/2023

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Recruitment trends often reflect broader workforce dynamics, and Finland and Sweden are no exception. Businesslike’s Senior Consultant and co-founder Marju Vuorensalmi recently spoke with Joakim Avikainen, Head of HR at Swedish Debe Flow Group, to explore the key recruitment topics on both sides of the Baltic Sea. Joakim, who recruits for Debe across the Nordics and Europe, shared his perspective on what’s hot in recruitment and how these trends impact hiring strategies.

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.