Johtaminen
Työympäristö
Yrityskulttuuri

Kenen vastuulla on kehittää toimintaa?

Kuva: Pixabay

Ihmiset kuormittuvat työelämässä ja puhutaan uupumuksesta. Neuvoja myönteisyydestä ja peloista tulee esille useissa työyhteisöissä, mutta kenen vastuulla on kehittää toimintaa siten, etteivät työntekijät uupuisi työssä. Vastuu on perinteisesti ollut esihenkilöllä, mutta jaetun johtajuuden myötä on alettu puhumaan työntekijätaidoista. Jokaisen työntekijän ja tiimin jäsenen tulisi ottaa vastuu työn kehittämisestä. Ymmärtävätkö ihmiset, miten töitä pitäisi tehdä toisella tavalla?

Monet valmentajat puhuvat prosesseista ja dokumentoinnista. Tämä mielletään usein vaikeaksi ja jäykäksi asiaksi. Näin voi olla, mutta asiaa pitää miettiä toiselta kannalta. Toistettavat menetelmät ja tehtävälistat helpottavat työtä. Sen sijaan, että jätetään asiat ajatuksiin ja mielen kuormaksi, ne pitää kirjata ylös. Kun tehtävät ja sovitut asiat ovat kirjattuna ylös, niitä voidaan seurata ja tehdä työ näkyväksi.

Keskeneräisiin tehtäviin palaaminen on helpompaa, kun voidaan suoraan katsoa muistiinpanoista, mihin on jääty. Tehtävien delegointi kollegalle on helpompaa, kuin ei tarvitse muistella liittyviä asioita tai kerätä niitä sähköposteista ja keskusteluista. Puolen vuoden päästä työtehtäviin on helppo palata, koska niistä löytyy selkeä jälki. Raskaan työviikon jälkeen saadaan onnistumisen tunne, kun voidaan katsoa suoritettua tehtävälistaa. Tämä on ketterää tekemistä.

Ketteryys ei tarkoita sitä, etteikö kirjattaisi ylös, vaan sitä, että kirjataan ylös asioita, jotta työ helpottuu. Vaikka työtehtävät olisivat jokainen erilaisia, niiden kirjaamiseen ja jäljittämiseen pitäisi olla yksi yhteinen tapa. Tämä tapa on nimeltään prosessi. Kun tiimi luo yhdessä tapansa, voidaan helposti paikata kollegoita poissaolon aikana – koska nähdään, missä vaiheessa työtehtävät ovat. Tehtäviä on helppo siirtää toiselle, kun on sovittu yhteinen prosessi ja tarkkuus, joilla tehtävistä kirjataan asioita ylös.

”Työn kehittämisen vastuu on kaikilla työntekijöillä.

Onko työn prosessien ja ketteryyden kehittäminen esihenkilön vastuulla? Esihenkilön tehtävä on kerätä työntekijät yhteen ja mahdollistaa keskustelu, jossa keskustellaan tavoista dokumentoida asioita. Jos esihenkilö määrittelee prosessin, on työntekijöiden vaikeampi sitoutua siihen ja kokea prosessi työtä helpottavaksi. Kankeat ja raskaat prosessit turhauttavat ja uuvuttavat yhtä paljon kuin niiden puuttuminen. Työn kehittämisen vastuu on kaikilla työntekijöillä.

Paljonko työaikaa työntekijä voisi säästää, jos työ on selkeää ja maanantaina aamulla voi aloittaa työt katsomalla työlistasta seuraavan tehtävän. Johtajaa kiinnostaa säästää kustannuksia, työntekijää kiinnostaa työn selkeys ja kiireen olon poistuminen. Selkeällä työllä tuetaan sitä, että jokainen työntekijä voi keskittyä rauhassa yhteen työntehtävään kerrallaan. On kaikkien etu, että sovitaan yhdessä pelisääntöjä, joiden mukaan toimitaan.

Toisinaan ei voida saada selkeää työlistaa – kyllä voidaan, pitää tehdä lyhyempiä syklejä, milloin työtä tehdään. Maanantaina aamulla voidaan suunnitella kuluvan viikon työt. Aamulla voidaan suunnitella päivän työt. Esihenkilön tehtävä on neuvoa ja ohjata työntekijöitä, mutta hän ei voi tuntea jokaisen työntekijän työn yksityiskohtia. Työntekijän pitää itse auttaa esihenkilöä ja muita kehittämään työtä, jotta se olisi vähemmän uuvuttavaa.

Järjestelmällisten ihmisten on helpompi omaksua ja kehittää prosesseja, mutta ei se tarkoita, etteikö niitä tarvita kaikille riippamatta siitä, onko henkilö järjestelmällinen vai ei. Kun työ alkaa kuormittaa ja asiat kasaantua, ei työntekijä enää pysty jäsentelemään työtä ja on vaikea pohtia prosessia, koska työ on jatkuvaa tulipalojen sammuttelua. Tulipalot aiheuttavat kipukohdan ja sen noustessa esiin, esihenkilön tulee ratkaisua ja apua.

”Esihenkilön tehtävä on neuvoa ja ohjata työntekijöitä.

Asenne, että olen vain töissä täällä alkaa hävitä, kun työntekijät kokevat saavansa tukea ja apua omien työtehtävien kehittämiseen. Työuran alkupäässä ihmisillä voi olla taipumusta turhautua nopeammin ja purkaa kiukkunsa esihenkilöön tai organisaatioon, koska työ aiheuttaa pahan olon. Kehittämishaluisten työntekijöiden idea voidaan tukahduttaa, koska ei ymmärretä tarpeeksi syitä, miksi työn tapoja pitäisi muuttaa. Vastuu varata näiden asioiden esille tuomiseen on sekä esihenkilöllä, työntekijöillä että organisaatiolla. Työkulttuurin pitää mahdollistaa tila työn kehittämiselle.

Kaikkea ei voida kaataa esihenkilöiden niskaan samalla, kun toivotaan valmentava johtajuutta. Esihenkilölläkin on töitä tehtävänä ja kun hänen valtaansa ja tehtäviä jaetaan tiimille, pitää tiimin ottaa vastuuta työn kehittämisestä. Organisaation pitää tukea antamalla työntekijöille aikaa kehittämisen toimenpiteisiin ja työntekijöiden pitää osallistua ja auttaa kehittämään työtehtäviä.

Jos perinteiset kehittämispalaverit tai kehityskeskustelut eivät toimi, pitää kokeilla uusia tapoja. Jos osaamista ei ole organisaatiossa, pitää ostaa osaamista sen ulkopuolelta. Reflektiivisissä palavereissa on olennaista tukea sekä kirjallista että suullista tapaa kerätä työntekijöiden risut ja ruusut. Jatkuvat keskustelut työstä johtavat siihen, että jokaiselle tulee luottamus siihen, että asiat muuttuvat ja kannattaa osallistua muutokseen.

”Työkulttuurin pitää mahdollistaa tila työn kehittämiselle.

Työssä kokenut esihenkilö voi olla paras neuvomaan prosessien kehittämisessä. Hänelle pitää antaa tilaa puhua ja esihenkilön pitää osata neuvoa käskemisen sijaan. Työntekijä itsessään on kuitenkin vastuussa oman työnsä kehittämisestä.

Organisaation johdon tulee ymmärtää, että pehmeisiin arvoihin keskittyminen voi tuoda kovien arvojen tulosta ja säästöä. Organisaation tulee tukea kehitystä, esihenkilön ohjata sitä ja työntekijän olla luomassa parempia tapoja tehdä töitä. Vastuu on jaettu ja se lähtee ruohonjuuritasolta meistä jokaisesta.

Teksti: Karl-johan Spiik / Karlex Oy

Julkaistu: 08/2023

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.

Toimistot eivät ole ainoastaan työn tuottavuuden keskuksia, vaan niillä on myös keskeinen rooli työntekijöiden fyysisessä ja psyykkisessä hyvinvoinnissa, selviää Castellum Oy:n tuoreesta tutkimuksesta.