Koulutus
Rekrytointi
Yrityskulttuuri

Perehdytystyöhön tehoa ja laatua suunnitelmallisuuden avulla

Yritykset kehittävät säännöllisesti perehdytyskäytäntöjään tavoitellen entistä laadukkaampia perehtymiskokemuksia uusille työntekijöille. Perehdytyksen merkitys kilpailuetuna, sekä veto- että pitotekijänä ymmärretään entistä paremmin ja lisäksi uudet työntekijät ovat aiempaa tietoisempia ja läpinäkyvämpiä perehtymiskokemusten osalta – sainko palautetta ja vaikuttaa omaan perehtymiseeni? Oliko minulla motivoitunut kummi tai perehdyttäjä saatavilla? Oliko aikaa tarpeeksi? Pääsinkö mukaan joukkoon?

Samanaikaisesti kun tasoa halutaan nostaa, haastetta luo usein perehdytystyötä aikaan ja työvoimaan liittyvä resursointi sekä äkilliset muutokset perehdytyspäivien aikana. Dilemmana onkin samanaikainen vaatimus perehdytysprosessin tehostamisesta ja laadukkaamman perehtymiskokemuksen tuottamisesta. Onko se edes mahdollista? On, perehdytyssuunnitelman avulla.

Onnistunut perehdytys on suunniteltu ja organisoitu vuorovaikutuskokonaisuus

Perehdytystyötä tehdään yrityksissä lukuisia kertoja vuoden aikana; uusien työntekijöiden saapuessa taloon, konkareiden palatessa vapaajaksoilta tai esimerkiksi uuden järjestelmän, työvälineen tai toimintamallin käyttöönoton yhteydessä. Perehdytystyöllä tähdätään osaamiseen, pärjäämiseen sekä joukkoon kuulumisen kokemusten vahvistamiseen ja lisäksi tietojen ja taitojen riittävään kehittymiseen, työturvalliseen työskentelytapaan, oma-aloitteisen ja itsenäisen työskentelyn mahdollistamiseen, työelämätaitojen karttumiseen sekä tunteeseen, jossa minut on otettu osaksi tiimiä ja organisaatiota.

Perehdytys onkin parhaimmillaan organisoitu ja johdonmukainen vuorovaikutuskokonaisuus, jossa huolehditaan lakisääteisen ohjauksen ja työn opastuksen lisäksi vuorovaikutuksesta ja erilaisista oppijoista – kuuntelusta, keskustelusta, palautteenannosta sekä yksilöiden tarpeista ja toiveista.

”Perehdytys onkin parhaimmillaan organisoitu ja johdonmukainen vuorovaikutuskokonaisuus.

Perehdytystyötä haastaa usein suunnitelman puute

Tyypillisesti onnistunutta perehdytyskokonaisuutta tai perehdytyksen kehittämiseen tähtääviä toimenpiteitä työpaikoilla haastaa hyödynnettävissä oleva aika sekä muuttuvat tilanteet perehdytyspäivien aikana. Onko perehdytystyön samanaikainen kehittäminen ja tehostaminen siis mahdoton yhtälö, ja kannattaakin ainoastaan todeta perehdytyksen olevan aikasyöppö, johon lähtökohtaisesti ei ole aikaa ja toisaalta sen olevan työtehtävä, josta nopeasti voi höylätä, kun tulee muita äkillisiä työtehtäviä edelle?

Paras tapa vaikuttaa sekä perehdytystyön ajankäytölliseen tehokkuuteen että laadun varmistamiseen on perehdytyssuunnitelma. Priorisoitu ja palasteltu, johdonmukainen sisältösuunnitelma perehtymisen tavoitteista, käsiteltävistä asioista ja tehtävistä, perehdytysvastuista ja aikataulutuksesta sekä eri mahdollisuuksista oppia asia tai työtehtävä – yksilön mukaan. Suunnitelman tarkoituksena on priorisoida olennaiset, ensisijaisesti opittavat sekä ajankäytön muuttuessa joustavat asiakokonaisuudet. Hyvä suunnitelma sisältää lisäksi optimaalisen ajankäytön ja aikatauluarvion; kuinka paljon vaadittavien tietojen ja taitojen omaksuminen vie aikaa perehtymisaikana. Vasta kun optimaalinen ajankäyttö kirjataan suunnitelmaan, on mahdollista tunnistaa perehdytykseen tarvittava, keskimääräinen aikavaatimus kokonaisuuden läpiviemiselle. Priorisoinnin ja ajankäytön kirjaaminen auttavat lisäksi arvioimaan kriittisesti sitä, mikä on aidosti tärkeää ensimmäisinä työpäivinä ja miksi, miten perehdytys etenee johdonmukaisesti teemasta toiseen sekä miten ottaa yksilölliset tarpeet huomioon eri oppimismenetelmiä valittaessa.

”Onnistunut perehdytys edistää hallinnan ja pärjäämisen tunnetta.

Suunnitelman merkitys tunnetaan, mutta usein kuitenkin kehittämistoimenpiteet ja -resurssi kohdistetaan ensimmäisten työpäivien perehdytyskäytäntöihin suunnitteluosaamisen kehittämisen sijaan. Ilman suunnitelmaa, perehdytys toteutuu helposti epätasalaatuisena ja epäjohdonmukaisena sekä tehottomana – suunnitelma tehdään joka kerta ajatuksissa uudelleen. Toisaalta riskinä on, että tärkeitä asioita jää käymättä, kun perehdytetään muistinvaraisesti, yhdistettynä kiireeseen, suureen asiamäärään sekä esimerkiksi perehdyttäjän vaihdokseen kesken työpäivän.

Perehdytyssuunnitelma on oppijan ja ohjaajan apuväline

Perehdytyssuunnitelman tavoitteena on tarjota yhteinen, minimisapluuna perehdytystyölle, jottei työtä tarvitse tehdä jokaisen kohdalla uudelleen. Määritellä asiat, jotka ovat yhteisiä perehtyjästä riippumatta ja ne, jotka joustavat työntekijän taustan, kokemuksen ja osaamisen tai aikatauluhaasteiden mukaan.

Hyvä suunnitelma sisältää asiakokonaisuuksien lisäksi vuorovaikutuksellisia ja ohjauksellisia elementtejä tutustumisen, reflektoinnin, palautekeskustelujen sekä esimerkiksi tiimityöskentelyn osalta. Kun myös ohjaukselliset perehdytystehtävät ovat kirjattu suunnitelmaan ylös, ne tulee useimmin tehtyä. Suunnitelman tehtävä on tukea perehdyttäjän työtä, mutta estää myös perehdytystyön haavoittuvuus, kun muutoksia perehdytyspäivien aikana kohdataan. Tiedetään jatkuvasti, missä mennään oppimisen osalta.

Perehdytyssuunnitelma kannattaa jakaa uudelle työntekijälle jo ennen ensimmäistä työpäivää. Suunnitelman avulla valmistaudumme perehdyttäjänä itse, mutta myös valmistelemme ja orientoimme uutta työntekijää ensimmäisiin työpäiviin. Mahdollisuus tutustua ensimmäisten työviikkojen ohjelmaan ennen työn aloitusta lisää turvallisuuden tunnetta. Suunnitelman avulla voi lisäksi osallistaa ja vastuuttaa tulokasta perehdytyspäiviin vaikuttamiseen – mitä sinä toivot ja tarvitset tältä työltä, perehdytysajalta, ohjaukseltani?

Johdonmukainen ja organisoitu, suunniteltu perehdytys näkyy usein työtehon ja osaamisen kehittymisessä nopeammin, motivaatiossa ja sitoutumisessa yritykseen. Onnistunut perehdytys edistää hallinnan ja pärjäämisen tunnetta, itsenäistä työtehtävistä suoriutumista sekä positiivista tervetulokokemusta. Uskallankin väittää, ettei tehokkuuden ja laadukkuuden kehittäminen samanaikaisesti olekaan dilemma – vaan itseasiassa suunnitelmallisuuden avulla voimme edistää niitä samanaikaisesti.

Teksti: Lotta Lukka
Kuvat: Unsplash

Julkaistu: 01/2023

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Recruitment trends often reflect broader workforce dynamics, and Finland and Sweden are no exception. Businesslike’s Senior Consultant and co-founder Marju Vuorensalmi recently spoke with Joakim Avikainen, Head of HR at Swedish Debe Flow Group, to explore the key recruitment topics on both sides of the Baltic Sea. Joakim, who recruits for Debe across the Nordics and Europe, shared his perspective on what’s hot in recruitment and how these trends impact hiring strategies.

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.