HR-järjestelmät

Hyvästä HR-järjestelmästä on moneksi - myös digivallankumous kuuluu HR:n tontille

Uusista mahdollisuuksista kannattaa ottaa kaikki irti

Henkilöstöjohtamisen tulevaisuus on digitaalinen. Iso osa paperitöitä ja Excel-raportointeja joutaa roskakoriin, kun ketterät tietojärjestelmät rantautuvat isosti HR-puolelle. Samalla kun HR-rutiinit saadaan automatisoitua - tai ainakin sujuvoitettua - käsipareja vapautuu muuhun työhön. HR vapautuu juoksuhautojen mudasta ja pystyy miettimään pari askelta eteenpäin: kuinka HR voi parhaiten toteuttaa yrityksen strategiaa?

Digityökaluilla varustautuneista HR-osaajista tulee parhaim- millaan liiketoiminnan mahdollistajia eikä pelkkiä byrokratian pyörittäjiä. Esimiehiä ja henkilöstöä entistä väkevämmin tukemalla ja sparraamalla HR voi ottaa oman tonttinsa haltuun niin, että sen ei tarvitse koko ajan selitellä ja puolustella olemassaoloaan.

Tuoreen HRsuunta2021-tutkimusraportin mukaan HR-asiantuntijoiden teknologian osaaminen tulee kasvamaan merkittävästi HR-prosessien, analytiikan ja tietojärjestelmien kehittämisessä. Yhä enemmän nähdään, että tiedon tulee sijaita sähköisillä alustoilla.

Tutkimuksen mukaan esimerkiksi ennustavan analytiikan merkitys tulee kasvamaan 2-3 vuoden sisällä. Tarvetta sille on ainakin henkilöstöhallinnassa, osaamisen johtamisessa ja päätöksenteossa.

Mielenkiintoista tutkimustuloksissa on myös se, että vaikka yrityksen digitalisoitumisessa johdolla ja IT:llä on suurin rooli, näkevät HR-ammattilaiset, että myös HR:n vaikutus organisaation digitalisoitumiseen kasvaa. Lisäksi esimerkiksi mobiilisovellusten käyttö nähdään tulevan merkityksellisemmäksi monessa asiassa HR:n alueella, kuten rekrytointiprosessissa, perehdytyksessä ja oppimisalustana.

Uusi suunta
Henkilöstöhallinnon trendit 2021 -tutkimuksen tekivät Haaga-Helia ammattikorkeakoulun opiskelijat Elina Lehtomäki ja Miisa Ikonen opinnäytetyönään Accountor HR Solutions Oy:n toimeksiantona. Tutkimuksen tulokset julkaistiin 20.9.2018 järjestetyssä HRsuunta2021-tilaisuudessa Haaga-Helian Pasilan toimipisteessä.

Tutkimus suoritettiin kesän 2018 aikana, ja siihen vastasi 150 HR-ammattilaista, joista 95 % työskentelee asiantuntijana, johdossa tai esimiehenä. Suurin osa vastaajista toimii yksityisellä sektorilla.

Tutkimus muistutti tutuista teemoista: toimiva henkilöstöhallinto on yksi organisaation tärkeimmistä voimavaroista ja huonosti hoidettuna se vaikuttaa väistämättä organisaation hyvinvointiin (ja täten koko liiketoimintaan). Accountor halusi henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajana selvittää, mitkä asiat koetaan tärkeäksi sujuvassa henkilöstöhallinnossa parin vuoden päästä. Tutkimuksen tuloksia on tarkoitus hyödyntää myös HRM-teknologioiden kehityksessä, jotta asiakkaiden tarpeet osataan huomioida mahdollisimman hyvin.

Milleniaali tuli taloon
Tulevaisuuteen kurkistaminen on tärkeää jo senkin vuoksi, että demografiat ovat vahvasti murroksessa työpaikoilla. Arvion mukaan seuraavan 10 vuoden sisällä 75 % työikäisistä on milleniaaleja, eli 1980-2000-lukujen välissä syntyneitä henkilöitä.

Tutkimuksen mukaan milleniaalien ja heidän odotustensa huomiointia pidetään jo nyt tärkeänä, mutta sen nähdään nousevan tulevina vuosina entistä merkityksellisemmäksi. Milleniaalien odotusten huomioiminen on kasvamassa tulevina vuosina jopa isommaksi asiaksi kuin valmistautuminen ikääntyvien työelämästä poistumiseen. Milleniaalit kaipaavat vapautta, vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä, eikä perinteinen kellokortti- ja kyttäysmeininki saa peukutuksia tältä porukalta.

Tutkimukseen osallistuneet näkivät, että HR:n rooli organisaatiokulttuurin muodostamisessa ja HR:n vastuu työnantajamaineen luomisessa kasvaa entisestään. Tälläkin hetkellä edellä mainitut nähdään tärkeinä, mutta niiden merkityksen uskotaan kasvavan entisestään.

Tutkimuksen mukaan merkillepantavaa on se, että HR:n rooli organisaatiokulttuurin muodostamisessa on kasvamassa. HR:n roolin nähdään muuttuvan tulevaisuudessa laajemmaksi palvelufunktioksi. Perinteisten HR-tehtävien vastuu on mahdollisesti siirtymässä henkilöstölle ja esimiehille. Rutiinien automatisoituessa ihmisiä tarvitaan luovuutta ja innovatiivisuutta vaativiin töihin, joihin teknologia ei kykene. HR:n rooli johtoryhmässä tulee jatkossa kasvamaan, tutkimus toteaa.

Automatisoinnista normi
Toimitusjohtaja Krister Juselius JotBar Solutions katsoo, että työn suunnittelun digitaaliset työkalut muuttavat kenttää nopeasti mutta varmasti. ”Seuraava askel on automatisoida kaikki ne prosessin vaiheet, jotka ylipäänsä on mahdollista automatisoida”, hän toteaa.

Juseliuksen mukaan tietojärjestelmät mahdollistavat jo nyt vaikka mitä, mutta yritykset eivät aina osaa ulosmitata hyötyjä ulos systeemistä. ”HR-järjestelmät tuottavat paljon erilaista tietoa, joiden hyödyntäminen ei vielä ole täysimääräistä”, hän toteaa. Juselius peräänkuuluttaakin HR-järjestelmien toimittajilta vastuuta: asiakkaita pitää opettaa, miten järjestelmien käyttö saadaan optimoitua.

Hänen mukaansa yritysten HR-osastoilla ei sinänsä ole tietoteknistä osaamisvajetta, vaan kysymys on enemmänkin siitä, että eri yrityksissä ollaan kehityksen eri vaiheissa ja epätietoisuus vallitsee.

”Ei aina tiedetä, mitä prosessi vaatii ja mikä on tarkoituksenmukaisin tapa toimia”, hän toteaa. Juseliuksen mukaan HR:n bisnesosaaminen punnitaan väistämättä siinä, miten järjestelmät rakennetaan liiketoimintaa ja sen tavoitteita tukemaan.

Mikä kirittää kasvua?
Pelkät euronkuvat silmissä ei sentään tarvitse rynniä eteenpäin. Juselius harmittelee, että digityökalut mainitaan usein yksinomaan tehokkuusnäkövinkkelistä, vaikka uudet työkalut nostavat paria muutakin tärkeää asiaa.

”Me olemme huomanneet, että myös ihmisten työviihtyvyyteen ja työmotivaatioon voi vaikuttaa paremmilla HR-järjestelmillä.” Positiivista on Juseliuksen mukaan se, että yhä useammat yritykset ovat nyt tajuamassa tämän.

”Työpaikoilla on monta työntekijäsukupolvea yhtä aikaa ja ne arvostavat eri asioita. Selvää on kuitenkin se, että kun nuoret tulevat työelämään, palkka ei ole enää se ainoa juttu, millä on merkitystä. Nuorempi sukupolvi haluaa mielekästä työtä, jota voi olla itse mukana suunnittelemassa”, Juselius toteaa.

Sekin tiedetään, että työ ei ole aina kivaa. Silloin auttaa, että tiimi on motivoitunut ja jaksaa puskea eteenpäin myös ne rankat päivät.

”Tässäkin kohtaa korostuu hyvä ilmapiiri työpaikalla ja se, että siellä oikeasti viihdytään.”

Justelius huomauttaa, että tietojärjestelmät tuovat ryhtiä myös etätyöskentelyyn, joka on varsinkin tietotyöläisten suosiossa. ”HR-järjestelmät voi rakentaa sellaisiksi, että niissä säilyy järkevä läpinäkyvyys. Tällöin organisaatiossa kaikilla on jonkinlainen näkymä siihen, missä porukka on ja mitä tekemässä.” Samalla vältetään väärinkäsitykset ja turhat puheet.

Teksti: Sami J. Anteroinen
Kuva: 123RF

Julkaistu: 10/2018

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.

Toimistot eivät ole ainoastaan työn tuottavuuden keskuksia, vaan niillä on myös keskeinen rooli työntekijöiden fyysisessä ja psyykkisessä hyvinvoinnissa, selviää Castellum Oy:n tuoreesta tutkimuksesta.