HR-järjestelmät

Näin säilöt HR-dataa fiksusti: HR master datan ABC

Miten HR-dataa säilötään fiksusti? HR master datasta puhutaan paljon, mutta harvassa organisaatiossa aidosti ymmärretään sen rooli ja osataan suunnitella yrityksen toiminnot nojaamaan sen varaan.

Yrityksen alkumetreillä HR-data tyypillisesti asustaa eri paikoissa, kuten exceleissä, erillisillä paperilapuilla tai useammassa eri järjestelmässä, kuten palkanlaskenta- ja työajanseurantajärjestelmässä. Fiksuinta on kuitenkin säilyttää tuota dataa yhdessä paikassa, eli järjestelmässä, josta se sitten kulkeutuu muualle. Tällöin puhutaan HR master datasta.

Miksi HR-dataa kannattaa säilyttää yhdessä järjestelmässä?

Jokaisella yrityksellä on henkilödataa työntekijöistään. Työntekijätietoa tarvitaan muun muassa palkanlaskentaan, työajanseurantaan, kulu- ja matkalaskujärjestelmään, työterveyteen, käyttöoikeusjärjestelmiin ynnä muihin samanlaisiin käytössä oleviin järjestelmiin.

Jos data asustaa monessa eri paikassa, jonkun, tyypillisesti henkilöstöhallinnon edustajan, täytyy varmistaa, että tieto kulkeutuu paikasta toiseen ja että se on eri paikoissa ajan tasalla. Jos tähän ei hyödynnetä järjestelmää, tieto täytyy naputella ja siirtää jokaiseen paikkaan käsin. Tämä vie tuhottomasti aikaa.

Esimerkiksi vajaan 100 hengen yrityksessä master datan ja automaation myötä tuleva ajansäästö lasketaan nopeasti sadoissa tunneissa.

Tässä neljä terävää pointtia mihin HR master dataa kaivataan:

1. Tieto asuu yhdessä paikassa, ja se on varmasti ajan tasalla.

2. Henkilötiedot kulkevat automaattisesti paikasta toiseen säästäen aikaa ja poistaen inhimilliset virheet.

3. Tietoturva paranee, kun henkilöstön tiedot siirtyvät paperilapuilta ja avoimista tiedostoista HR-järjestelmään.

4. Raportointi helpottuu.

Tiivistettynä: yhden tallennuksen taktiikka säästää aikaa ja vaivaa. HR:llä on varmasti parempaakin tekemistä kuin tallentaa tietoa manuaalisesti useampaan järjestelmään.

Mitä kannattaa huomioida HR master dataa valittaessa?

HR-järjestelmä on tähän luontevin valinta, mutta mistä tiedät mikä niistä on yrityksesi tarpeisiin sopivin? Tässä pari seikkaa joihin kannattaa kiinnittää huomiota.

• Integraatiomahdollisuudet
  Tarkista etukäteen millaisia integraatiomahdollisuuksia järjestelmä tarjoaa? Voiko sen varmasti integroida helposti muihin järjestelmiin, joita yrityksellänne on käytössä?

• Mieti millaista tietoa työntekijöistä kannattaa säilöä
  Pohdi millaista tietoa tarvitsette työntekijöistä eri yhteyksissä, ja varmista että HR-järjestelmässä voi säilöä tätä fiksusti.

• Selvitä onko yritykselläsi tarve HRM:lle vai HRD:lle – vai molemmille
  Tarvitaanko järjestelmää perustietojen hallintaan ja/tai henkilöstön osaamisen ja kehittymisen seurantaan. Tämä data on vilkkaammin muuttuvaa ja vaatii erilaisia toiminnallisuuksia tuekseen.

• Muista huomioida tulevaisuuden järjestelmätarpeet
  Tulevaisuuden master data -ajatteluun kannattaa virittäytyä jo etukäteen, vaikka kyseessä olisikin vielä pieni yritys. Jos prosessit eivät skaalaudu, HR on nopeasti pulassa. Siksi helpointa on, mikäli yrityksen järjestelmäpaletti suunnitellaan alusta asti master datan ympärille. Tämä säästää aikaa ja rahaa tulevaisuudessa.

Tarkista olisiko Saima HR yrityksesi tarpeisiin sopiva ratkaisu!
Tutustu Saima HR:ään >>

Julkaistu: 01/2022

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.

Toimistot eivät ole ainoastaan työn tuottavuuden keskuksia, vaan niillä on myös keskeinen rooli työntekijöiden fyysisessä ja psyykkisessä hyvinvoinnissa, selviää Castellum Oy:n tuoreesta tutkimuksesta.