Hyvinvointi
Johtaminen
Työympäristö
Yrityskulttuuri

Hallitse tietotulvaa

Työ- ja organisaatiopsykologi Eerika Skarp Resilio Oy:stä sanoo, että esimiehet voivat tukea jokaisen työntekijän oman työn johtamista asettamalla selkeitä tavoitteita ja kertomalla mitä työltä odotetaan. Kuva: Resilio Oy

Asiantuntijatyössä korostuu sekä nykyisellään että tulevaisuudessa tiedonkäsittely. Tietotyö vaatii jatkuvaa tarkkaavaisuutta, ongelmanratkaisutaitoja ja kykyä tehdä päätöksiä. Työn kuormitusta lisää tietotulva, eli tilanne, jossa tehtäviä, viestejä ja muistettavia asioita on niin runsaasti, että tilanteen hallinta vaikeutuu.

”Tietotyöläinen kuormittuu, kun on saavutettu aivojen tiedonkäsittelykyvyn katto. Ärsyketulva on valtava ja työssä ajaudutaan hoitamaan useita tehtäviä samanaikaisesti. Lisäksi jatkuvat keskeytykset katkovat keskittymistä”, kuvailee työ- ja organisaatiopsykologi Eerika Skarp Resilio Oy:stä.

Skarp perusti organisaatioille psykologista osaamista tarjoavan Resilion yhdessä työterveyspsykologi Emmi Nousiaisen kanssa tavoitteenaan parantaa suomalaista työelämää ja työhyvinvointia. Hyvässä työelämässä työntekijöille ominaiset toiminta- ja ajattelutavat pääsevät esiin parhaalla ja tuloksellisella tavalla. Tämä helpottuu psykologisesti turvallisessa ympäristössä.

Tämän hetken työelämässä tietotulvalta ei voi välttyä, mutta tietotulvan käsittelyä voidaan kehittää sekä yksilö- että organisaatiotasolla. Ajankäytön aktiivinen suunnittelu ja hallinta suojaavat liialliselta kuormittumiselta.

”Asiantuntijatehtävissä työskentelevien olisi hyvä kehittää kykyään tarkastella kokonaisuutta ja tarvittaessa keskittyä yksityiskohtiin. Työssä voi muodostua kokemus siitä, että on juoksevien asioiden ja sähköpostin vankina. Organisaatiotasolla olisikin varmistettava, että työntekijöillä on mahdollisuus varata aikaa ja tilaa keskittymistä vaativien tehtävien hoitamiseen häiriöittä”, sanoo Skarp.

Ajankäytön suunnittelu ja oman työn johtaminen vaativat paljon niin työntekijältä kuin esimieheltäkin. Suunnittelu lähtee itsetuntemuksesta. Työntekijä voi pohtia mihin kellonaikaan hän on tehokkaimmillaan, jotta voi varata parhaan työskentelyajan vaikeille ja vaativille tehtäville.

”Esimiehet voivat tukea jokaisen työntekijän oman työn johtamista asettamalla selkeitä tavoitteita ja kertomalla mitä työltä odotetaan”, Skarp lisää.

Kuva: Pexels

Kognitiivinen ergonomia auttaa onnistumaan

Kognitiivinen ergonomia on työn suunnittelua siten, että ihmisen tiedonkäsittely ja yksilölliset ominaisuudet otetaan huomioon. Organisaatiotasolla kognitiivinen ergonomia lähtee tietotyön vaatimusten ymmärtämisestä.

”Ihmiselle mahdollistetaan keskittyminen, työrauha ja tilanteiden havainnoiminen siten, että muistitoiminnoille jää riittävästi aikaa. Erityisesti työmuisti kuormittuu hektisyydestä ja sirpaleisuudesta”, sanoo Skarp.

Lähijohtajien olisi hyvä tuntea tiiminsä tai alaistensa yksilölliset ominaisuudet. Avoin keskustelu alaisten kanssa tuo esiin millaisessa ympäristössä kukin pystyy keskittymään. Eri ihmiset kuormittuvat eri asioista, ja joillekin esimerkiksi etätyö saattaa olla kaivattu hengähdystauko toimiston keskeytyksistä.

”Esimiehet kokevat usein, että kaikille pitäisi olla tasapuolinen. Kognitiivisen ergonomian näkökulmasta tasapuolisuus tarkoittaa sitä, että kaikille taataan yhtäläiset mahdollisuudet onnistua työssään, mikä vaatii yksilöllisiä ratkaisuja työn tekemisessä”, Skarp sanoo.

Konkreettisena apuna ajankäytön ja tietotulvan hallinnalle Skarp suosittelee päiväkirjan pitämistä esimerkiksi viikon tai muutaman päivän otoksena. Päiväkirja paljastaa toteutuuko työskentely suunnitellulla tavalla.

”Päiväkirjamerkinnöistä havaitaan esimerkiksi työtä häiritsevät keskeytykset, yllättävät kiireelliset asiat tai itsensä keskeyttäminen. Sähköpostiviestit ja muu sähköinen viestintä saattavat aiheuttaa ajautumisen pois käsillä olevasta tehtävästä. Päiväkirja voi tuoda esiin myös osaamisvajetta ja kehittymiskohteita, jotka voidaan ratkaista, kun ongelma on tunnistettu”, Skarp kuvailee.

Tehostaminen kuormittaa työntekijää ja työyhteisöä

Tämän hetken työelämään kitkaa aiheuttaa tietotulvan lisäksi työn intensifikaatio. Organisaatioissa työtä on pyritty jatkuvasti tehostamaan, mikä vaikeuttaa yllättävistä tilanteista selviytymistä.

”Intensifikaatio aiheuttaa työyhteisöissä kireitä asetelmia. Ihmiset ovat liian tiukoilla, jolloin ihmisten välille alkaa syntyä jännitteitä, joita muutoin ei syntyisi”, sanoo Skarp.

Resilio pyrkii auttamaan sekä organisaatioita että yksilöitä tarjoamalla konsultaatiota, koulutusta, valmentavia palveluita ja työpaikkapsykologin palveluita. Työpaikkapsykologina toimiessaan Skarp osallistuu organisaation arkeen ja havainnoi työpaikan arkea ja työyhteisön toimintaa. Työyhteisön ulkopuolinen havainnoija pystyy huomaamaan toimintatapoja, joiden tunnistaminen organisaation sisältä käsin on haastavaa.

”Meidän työmme on usein ongelmanratkaisua. Avaamme kommunikaation solmukohtia, jotta vuorovaikutus pysyisi kunnossa paineen ja kiireen keskellä. Etsimme yhdessä työyhteisölle toimivia viestintä- ja toimintatapoja siten, että jokaisella olisi hyvä olla töissä”, Skarp kuvailee.

Organisaation tuloksellisessa toiminnassa ryhmädynamiikalla on suuri merkitys. Työyhteisössä vuorovaikutukseen liittyy sekä rakentavia että hajottavia ilmiöitä. Rakentaviin lukeutuvat esimerkiksi auttaminen, tukeminen, ideointi ja yhdessä kehittäminen ja hajottaviin liiallinen tai vääränlainen kateus, kilpailu ja vallankäyttö.

”Rakentavien ja hajottavien tekijöiden tasapaino on tärkeää työyhteisön toiminnassa ja kehittymisessä. Rakentavat, myönteiset tekijät ovat tärkeitä sujuvan yhteistyön kannalta, mutta myös sopiva määrä hajottavia tekijöitä tarvitaan, jotta organisaatio voi uudistua. Kun tasapaino on kehittävien tekijöiden puolella, työyhteisöllä on yhteinen tavoite sekä toimivat käytännöt tavoitteen saavuttamiseksi”, sanoo Skarp.

Teksti: Merja Maukonen

Julkaistu: 01/2021