Rekrytointi

Etäperehdytys digitaalisten työkalujen avulla - uhka vai mahdollisuus?

Loppusuoralla rekrytoinnissa ja uuden työntekijän perehdytys, joka pitäisikin toteuttaa etätapaamisen muodossa, lähestyy? Mitä etäperehdytyksen toteutuksessa kannattaa ottaa huomioon? Nopea muutos työelämään liittyvien tapaamisten kulttuurissa, poikkeusolojen vaatimuksesta, on tuonut näkyväksi tarpeen pohtia eri yrityksissä ja yhteisöissä etätapaamisten toteuttamista, ja suunnitelmien muuttamista nopealla aikataululla. Tämän jutun tavoitteena on vahvistaa ajatusta siitä, että etäperehdytys on mahdollista toteuttaa laadukkaasti ja monipuolisesti, ja antaa vinkkejä onnistuneen etäperehdytyksen suunnitteluun ja toteutukseen.

Asiaa perehdytyksestä

Perehdytys on investointi työnantajalle. Uudelle työntekijälle se on alku oppimiselle ja osaamisen kehittymiselle yrityksessä. Kustannuksiltaan onnistunut ja epäonnistunut perehdytys on esimerkiksi käytetyssä työajassa samanhintainen työnantajalle. Hintaerot astuvatkin tyypillisesti voimaan perehdytyksen jälkeen – ajassa, jossa työtehon ja osaamisen odotetaan nousevan työtehtävän vaatimalle tasolle. Kustannusten lisäksi onnistuneen perehdytyksen vaikutukset ulottuvat pitkällä aikavälillä esimerkiksi työmotivaatioon, sitoutumiseen, työhön liittyviin asenteisiin ja osaamisen kehittymiseen.

Perehdytys on tiivis vuorovaikutuskokonaisuus, jonka tärkein tehtävä on sitouttaa uusi työntekijä yrityksen kulttuuriin, työyhteisöön ja työtehtäviin sekä opastaa perusasiat työssä suoriutumiseen. Näiden lisäksi perehdytysvaiheessa merkityksellistä on esimerkiksi yrityksen yhteisten ja henkilökohtaisten tavoitteiden läpikäynti sekä katsaus osaamisen kehittämismahdollisuuksiin yrityksessä. Sen avulla uuden työntekijän on mahdollista reflektoida ja kehittää aktiivisesti ammatillista kasvuaan ja kehittymistään sekä työidentiteettiään.

”Huolellisesti suunniteltu prosessikokonaisuus lisää tehokkuutta ja tasalaatuisuutta.

Osaamisen kehittämiseen liittyvissä tutkimuksissa korostuu onnistunut perehdytys hyvin organisoituna prosessikokonaisuutena. Oleellista on, että perehdytys prosessina on suunniteltu, johdonmukainen ja selkeä, niin perehdyttäjälle kuin perehdytettävällekin. Huolellisesti suunniteltu prosessikokonaisuus lisää tehokkuutta ja tasalaatuisuutta, ja on monistettavissa yrityksen erilaisiin perehdytystarpeisiin. Tärkeimpiä määriteltäviä asioita suunnittelussa ovat perehdytyskokonaisuuden kesto ja eteneminen, perehdytykseen resursoitava ajankäyttö, tavoitteet ja seurantamenetelmät sekä perehdytyksen sisältö ja perehdyttäjä. Perehdytyksen on tutkittu olevan vaikuttavampaa kokeneen työntekijän ja kollegan opastuksessa kuin esimerkiksi esimiehen tai HR-edustajan. Organisoidun kokonaisuuden lisäksi, selkeä roolijako edesauttaa laadukkaan perehdytyksen kokemusta ja edistää tehokasta etenemistä.

Huomionarvoisia asioita etäperehdytyksen suunnitteluun

Huolellisen suunnittelun merkitys on korostunut onnistuneen perehdytyksen saavuttamisessa, huolimatta oppimis- tai toteutusympäristöstä. Digitaalisia työkaluja on saatavilla perehdytykseen liittyen monipuolisesti, ja yrityksessä onkin hyvä huomioida erilaisten oppimisympäristöjen ja -menetelmien mahdollisuus – myös kasvokkaisessa perehdytyssuunnitelmassa. Tällaisia menetelmiä ovat digitaalisten viestintävälineiden lisäksi esimerkiksi verkkokoulutukset, videototeutukset, itsenäinen opiskelu tai pelillistämisen muodot. Menetelmän valintaan vaikuttaa ennen kaikkea sen soveltuvuus perehdytettävään asiaan. Vaihtoehtoja on kuitenkin hyvä pohtia yksilöiden ollessa erilaisia oppijoita, myös perehdytystilanteessa.

Etäoppimistilanne, kuten perehdytys, toimii harvoin digitaalisesti samankaltaisesti kuin kasvokkaisessa vuorovaikutustilanteessa. Huomioitavia asioita etäperehdytyksen suunnittelussa ovat esimerkiksi aikataulutus, tilaisuuden rytmittäminen sekä turvallisen ilmapiirin luominen. Etäperehdytykseen onkin hyvä suunnitella säännöllisin väliajoin tauot, toiminnallisuutta sekä itsenäistä tekemistä perehdyttäjän puheenvuorojen lisäksi. Keskittymiskyvyn ylläpitäminen ja läsnä oleminen ovat haastettuna etätapaamisissa, joten säännöllinen aktivointi on hyvä suunnitella aikatauluun. Lisäksi usein kameratoiminto ja siten tuntuma yhtenäisessä työtilassa työskentelystä lisää turvallisuutta ja dialogisuutta tilanteessa.

Suunnitellussa aikataulussa ja rakenteessa pysyminen on tärkeää, mutta joustovaraakin pitää löytyä tilanteen, esimerkiksi hyvän keskustelun, vaatiessa. Keskustelua voi pitää äänen ja videokuvan lisäksi yllä myös muun muassa chatpalveluissa tai ruudunjaon kautta, jolloin esimerkiksi yhteisten muistiinpanojen tekeminen on mahdollista. Useat digitaaliset työkalut mahdollistavat näiden lisäksi erilaisten kyselyjen, tietovisojen tai muun aktivoinnin toteuttamisen, keskustelun tueksi. Joustovaraa vaativa tilanne voi johtua myös teknisestä haasteesta. Oleellista onkin pohtia jo etukäteen, minkä osan perehdytettävästä sisällöstä voi siirtää tai jättää pois tarvittaessa. Perehdytys etätapaamista laajempana prosessikokonaisuutena mahdollistaa myös sen, että sisältöjä voi jakaa esimerkiksi ennakkotehtävien ja jälkitehtävien muodossa, yhteisen etäperehdytyssession lisäksi. Tämä on myös oppimisen ja uusien asioiden omaksumisen kannalta hyvin järkevää. Perehdytys on verkostoitumisen kulta-aikaa, ja etätapaamiset haastavat erityisesti tiimin yhdessäolon ja uuden työntekijän tutustumisen työkavereihin. Sen vuoksi etäperehdytyksen suunnittelussa on tärkeää huomioida myös tiimin epäviralliset tapaamiset ja viestintäkanavat, esimerkiksi virtuaalikahvihetket tai afterworkit.

Mahdollisuuksia onnistuneen etäperehdytyksen toteutukseen on siis valtavasti. Uuden työntekijän laadukas perehdyttäminen on ponnistus, joka kannattaa. Uusi työntekijä mahdollistaa aina myös yrityksen oppimisen, ja sen vuoksi suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa. Tärkeintä on, että perehdytys on toteutettu suurella sydämellä oppimista ymmärtäen, jossa uuden toimintakulttuurin, työyhteisön ja työtehtävien omaksumiseen vaaditaan aikaa hyvin suunnitellun perehdytyskokonaisuuden lisäksi. Hyviä etäperehdytyksiä!

Teksti: Lotta Lukka
Kuvat: Pexels

Julkaistu: 09/2020

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.

Toimistot eivät ole ainoastaan työn tuottavuuden keskuksia, vaan niillä on myös keskeinen rooli työntekijöiden fyysisessä ja psyykkisessä hyvinvoinnissa, selviää Castellum Oy:n tuoreesta tutkimuksesta.