HR-järjestelmät

Sujuvuutta henkilöstöhallinnan arkeen

Henkilöstöhallinta helpottuu ja aikaa säästyy, kun organisaatiossa otetaan käyttöön HR-järjestelmä

HR-järjestelmä kokoaa henkilö- ja työsuhdetiedot tietoturvallisesti samaan paikkaan. Ohjelmistorajapinnat mahdollistavat tietojen siirtämisen muihin ohjelmiin. Visuaalisista raporteista voi tarkastella henkilöstön kehitystä yhdellä silmäyksellä.

HR-ratkaisut tukevat esimiestyötä ja HR-alan toimintaa nopeuttamalla ja helpottamalla henkilöstöhallintaa. HR-järjestelmän avulla kaikki työsuhteen elinkaaren aikana kertyvät tiedot voidaan koota samaan paikkaan.

”Ilman yhtenäistä HR-järjestelmää työntekijöiden tiedot saattavat olla hajallaan eri ohjelmissa ja tietokoneilla. Nopeasti kasvavissa yrityksissä henkilöstöhallinta vaikeutuu ja vie kohtuuttomasti aikaa”, sanoo ohjelmistotalo Visman myyntipäällikkö Jesse Vainio.

Visman helppokäyttöinen Saima HR-järjestelmä kokoaa yhteen kaikki työsuhteen tiedot lomien suunnittelusta ja sairauspoissaolojen seurannasta palkanlaskentaan. Työntekijät voivat tarkastella järjestelmästä omia tietojaan ja muokata yhteystietojaan.

”Työntekijä voi tarkistaa lomapäiviensä määrän ja lähettää lomasuunnitelmansa esimiehelle hyväksyttäväksi. Esimies puolestaan näkee helposti kaikkien alaistensa tiedot. Sairauspoissaolojen seuranta mahdollistaa varhaisen tuen tarjoamisen, mikäli poissaoloja alkaa kertyä”, Vainio sanoo.

Tietoturvallisia rajapintoja

HR-järjestelmän avulla henkilötietojen ja työsuhteiden hallinta tapahtuu tietoturvallisesti. Visman järjestelmä täyttää EU:n tietoturvastandardit ja järjestelmä valvoo tietojen käyttöä.

”Tiedot ovat kootusti tietoturvallisessa pilvipalvelussa. Järjestelmän lokiin tallentuu tiedot siitä, kuka tietoja on käyttänyt ja milloin”, Vainio kuvailee.

Ohjelmistorajapinnat mahdollistavat työsuhteen tietojen siirtämisen eri järjestelmien välillä. HR-järjestelmään syötetyt tiedot voidaan siirtää automaattisesti esimerkiksi palkanlaskentaan tai työterveyshuollon järjestelmiin.

Saiman uusimpia ominaisuuksia ovat sähköinen allekirjoitus ja visuaaliset raportit Dear Lucy dashboard -ratkaisun avulla. Sähköisesti allekirjoitetut dokumentit tallentuvat automaattisesti järjestelmän liitetiedostoihin.

”Visuaalisista raporteista näkee yhdellä silmäyksellä esimerkiksi organisaation henkilöstön kehittymisen, ikä- ja työsuhdejakaumat sekä sairauspoissaolojen kehittymisen”, sanoo Vainio.

Lisätietoja: www.visma.fi/saima/

Teksti: Merja Maukonen

Julkaistu: 08/2020

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Monelle suomalaiselle puutteellinen kielitaito on este, joka haittaa työelämässä etenemistä. WordDiven tuore kyselytutkimus osoittaa, että 37 % 18–59-vuotiaista haluaisi parantaa kielitaitoaan työn tai uran takia. Kielten osaaminen on yhä tärkeämpää työelämässä, mutta monille vieraan kielen puhuminen aiheuttaa epävarmuutta ja saa jopa kieltäytymään työtehtävistä.

Tutkimusten mukaan jatkuva oppiminen ja uudelleenkouluttautuminen ovat avainasemassa, kun organisaatiot ja yksilöt pyrkivät selviytymään tulevista työelämän ja markkinoiden muutoksista.

Työelämän asiantuntijayritys Eezy julkaisi syyskuussa 2024 tutkimusraportin, joka pureutuu suomalaisjohtajien kokemuksiin ja näkemyksiin johtoryhmien työskentelystä. Raportin mukaan johtoryhmät saavat jäseniltään kohtalaisen arvosanan 7,3/10, mutta tutkimus paljastaa myös selkeitä haasteita. Erityisesti rohkeuden ja keskinäisen tuen puute nousee esiin johtoryhmien toiminnassa, mikä heijastuu yritysten tuloksellisuuteen ja organisaatiokulttuuriin.

Luovien alojen ammattilaisten valmentajat Elsa Ervasti ja Laura Köönikkä kokosivat parhaat opit ja kokemukset tukemaan minkä tahansa organisaation luovuutta.

Sosiaalisen median sovellukset, kuten TikTok, eivät ole vain ajanvietettä tai viihdettä – ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, kuinka työelämän nuoret (sukupolvi Z ja tulevat sukupolvet) toimivat, viestivät ja mitä he odottavat työelämältä. TikTokin suosio nuorten keskuudessa avaa henkilöstöalan ammattilaisille ikkunan tulevaisuuden työelämän käytäntöihin ja asenteisiin. Se, mitä nuoret tekevät TikTokissa, saattaa hyvinkin heijastaa heidän arvojaan ja odotuksiaan työpaikalla.

LähiTapiolan tuore kyselytutkimus paljastaa ilahduttavia tuloksia nuorten työelämäkokemuksista, vaikka nuorten tulevaisuusodotukset ovatkin synkentyneet. Kyselyyn vastanneista 25–32-vuotiaista lähes 70 prosenttia kokee löytäneensä työn, joka kiinnostaa, ja 63 prosenttia ilmoittaa jaksavansa työssään hyvin. Tämä on merkittävä vastakohta aiemmin tänä vuonna julkaistulle NYT Nuorten tulevaisuusraportille, jonka mukaan nuorten odotukset työelämästä ovat laskeneet huomattavasti. Vuonna 2024 vain 53 prosenttia nuorista odotti työelämää positiivisin mielin, kun vuonna 2018 luku oli vielä 82 prosenttia.

Työuupumus on ilmiö, joka on viime vuosina yleistynyt huomattavasti, erityisesti koronapandemian jälkimainingeissa. Työterveyslaitoksen tuoreen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan suomalaisten työhyvinvoinnin heikentyminen on kokonaisvaltaista ja näkyy erityisesti työn imun vähentymisenä ja työuupumuksen riskin kasvuna. Tämä kehitys on merkittävä haaste niin organisaatioille kuin henkilöstöalan ammattilaisille, joiden tehtävänä on ylläpitää ja parantaa työhyvinvointia.

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

HR-viesti-media toteutti toukokuussa 2024 laajan kyselyn HR-päättäjille, jossa kartoitettiin henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Kysely toteutettiin LinkedIn-kanavassa ja siihen vastasi 240 HR-alan ammattilaista. Tulokset tarjoavat kattavan kuvan nykyisistä haasteista ja hyvistä käytännöistä henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseksi.

Toimistot eivät ole ainoastaan työn tuottavuuden keskuksia, vaan niillä on myös keskeinen rooli työntekijöiden fyysisessä ja psyykkisessä hyvinvoinnissa, selviää Castellum Oy:n tuoreesta tutkimuksesta.