Organisaatiot pakottavat toimintaansa uuteen muottiin, jossa etätyö on normaalia, mutta tavalliseksi koettua kanssakäymistä koitetaan välttää
Muutos aiheuttaa huomattavasti päänvaivaa ja työnsarkaa henkilöstöhallinnossa, sillä useilla työpaikoilla heidän pöydälleen tipahtavat kaikki pyynnöt uusista tarvikehankinnoista ja laitekorjauksista aina uuden henkilön etäperehdytykseen asti – ja siinä sivussa pitäisi suunnitella kuinka organisaatio toimii uudenlaisessa tilanteessa.
Jotta HR:n aikaa jäisi myös muutoksen hallintaan, tulee turhat aikasyöpöt ja epärelevantit tehtävät tunnistaa ja pohtia, kuinka niihin tartutaan. Työympäristöjen asiantuntija Staplesin Head of HR Kirsi Utti on marinoitu vuosien saatossa kymmenissä sisäisissä HR projekteissa ja hänellä on selkeä näkemys, kuinka omaa työtä johdetaan: suunnitelmallisesti ja keskittyen liiketoiminnan kannalta relevanttiin työhön.
”Oli kyse nyt käsillä olevasta poikkeustilanteesta tai arjesta, eteenpäin katsova ja strategiaan pohjautuva suunnitelma on kaiken aa ja oo. Ilman pitkäjänteistä suunnitelmaa jäät kiinni yksityiskohtiin ja vääriin tehtäviin”, kuvailee Utti.
Koko työympäristön kattava suunnitelma auttaa ymmärtämään, mitä kaikkea voi tulla eteen.
”Meillä Staplesilla suunnittelu on lähtenyt erilaisista työtiloista. ”Uuden normaalin” myötä Plan C:ksi nimetty ajattelumalli laajeni huomioimaan paremmin uudet puhtausvaatimukset ja perinteisten työtilojen lisäksi etäkonttorin tarpeet.”
Ei olekaan aivan sama, kuinka kotona työskennellään. Etätöiden ergonomiaongelmat kaatavatkin tällä hetkellä enemmän työikäisiä kuin korona. Ongelma ei tullut esiin heti alkukeväästä, mutta kevään mittaan rasituksen jatkuessa, ergonomiatuotteiden myynti on kasvanut myös Staplesilla.
”Suutarin lapsilla on kerrankin kunnon kengät, kun olemme tarjonneet jokaiselle työntekijälle myös kotiin kotityöpistepaketin; sähköpöytä, työtuoli, ulkoinen näyttö sekä tietenkin näppis ja hiiri”, listaa Utti.
Hyvätkin ergonomiatuotteet kotiin saa muutaman sairauspäivän hinnalla.
”Tämä on tietenkin iso satsaus, mutta uskomme sen maksavan itsensä takaisin tuki- ja liikuntaelinsairausvaivojen poissaololla.”
Eroon joku-kulttuurista
”Tiedätkö ne pieneltä tuntuvat tehtävät, jotka eivät kuulu oikein kenenkään pöydälle? ”Joku” äkkiä vaan hoitaa”, kuvailee Utti.
Kun oikeaa omistajuutta ei löydy, tällaiset tehtävät päätyvät helposti HR:n pöydälle. Yksittäinen tehtävä saattaa olla nopeampi itse suorittaa, kuin etsiä sille parempi osoite.
Näillä tehtävillä on tapana kasaantua ja kerran tehtävään lupautuneena, on vaikeaa seuraavalla kerralla sanoa ”ei”.
”Itse olemme ratkaisseet asian sillä, että meillä on töissä se kuuluisa JOKU. Henkilö, joka hoitaa ne usein arjen sujuvuuden kannalta tärkeät, mutta kenellekään kuulumattomat työt.”
Staplesin lisäksi kuka tahansa voi nyt hyötyä jokusta.
”Omaa työtäni ainakin helpottaa kovasti, kun voin luottaa siihen, että “joku” hoitaa ja itse voin keskittyä omaan työhöni täysillä. Ja mikä parasta, tämä meidän joku-palvelu on myös asiakkaidemme saatavilla. Uskon, että me emme ole ainoa organisaatio, jossa tarvetta Jokulle.”
”Jokuiluun liittyvät tehtävät ovat yleensä melko helppoja hallita, ja sen vuoksi niitä pallotellaan. Haluamme tarjota asiakkaillemme ihan oikeaa Jokua, osa-aikaista assistenttia, joka voi hoitaa tarviketilaukset tai tukkiutuneen printterin! Tai vaikka tilata ne ergonomiatuotteet henkilöstön kotikonttoreille.”
Lisätiedot: www.staples.fi/hygieenisen-toimiston-muistilista
