Valtion työntekijät katsoivat monitilaympäristön parantaneen omaa tuottavuuttaan
Monitilaympäristöllä on uskolliset ystävänsä ja puolestapuhujansa – mutta myös leppymättömät kriitikkonsa. Joidenkin mielestä ”monitilaympäristö” on hieno konsulttitermi, jolla kuvataan ahdasta ja hälyisää avokonttoria. Mutta mikä sitten on totuus?
Senaatti on tutkinut monitilaympäristön koettua vaikutusta tuottavuuteen yhdessä Tampereen teknillisen yliopiston tietojohtamisen tutkimuskeskuksen NOVIn kanssa. Senaatilla on aihepiiristä paljon kokemusta, koska valtion toimitilastrategia ohjaa organisaatioita kohti monitilaa.
”Senaatti on toteuttanut paljon monitilaympäristöprojekteja viimeisen 5-10 vuoden aikana”, kertoo Senaatin tietotyön erityisasiantuntija Heljä Franssila. ”Vuoden 2015 alusta olemme seuranneet tilannetta toimipisteissä ennen ja jälkeen monitilauudistuksen.” Tässä ”muutosputkessa” on noin 40 virastoa, joista ainakin "ennen"-kartoitus on tehty.
Senaatin, Valtiokonttorin ja NOVIN tuoreessa tutkimuksessa rajattiin otos vielä siten, että työympäristömuutoksen vaikutuksia arvioitiin sellaisissa valtionhallinnon organisaatioissa, joissa samassa työnantajavirastossa työskentelevistä osa oli jo siirtynyt monitilaympäristöön ja osa ei.
”Kolmessa virastossa kysyttiin noin 2 000 työntekijältä, kuinka he kokivat monitilaympäristön vaikuttavan omaan tuottavuuteensa”, kertoo Franssila.
Senaatin tietotyön erityisasiantuntija Heljä Franssilan mukaan koettu tuottavuuden paraneminen tarkoittaa käytännössä sitä, ihmiset tuntevat olevansa tehokkaampia ja tekevänsä parempaa laatua kuin aiemmin. Se voi näkyä asiakkaille muun muassa parempana palveluna.
Kuva: Senaatti / Kuvaaja: Jaakko Lukumaa
Kova tuottavuusloikka
Työntekijöiden itse arvioima tuottavuuden kasvu monitilaympäristössä oli noin 13 prosenttia. Heljä Franssila pitää tulosta ”hätkähdyttävänä”.
”Tulos on erittäin positiivinen ja kertoo, että olemme menossa oikeaan suuntaan”, hän sanoo.
Tietotyön suorituskykymittauksessa tutkittiin henkilöstön kokemuksia – oman tuottavuuden lisäksi – myös työtiloista, digitaalisista työvälineistä, johtamiskäytännöistä, työskentelytavoista ja työhyvinvoinnista.
Monitilaympäristöön muuttaneet tietotyöntekijät kokevat (useammin kuin tavanomaisessa toimistossa työskentelevät saman organisaation kollegansa), että he pystyvät hoitamaan työtehtävänsä sujuvasti. Lisäksi he pystyvät käyttämään työaikansa fiksusti. Kakun kruunaa se, että oman työn tulokset ovat laadukkaita ja riittäviä – sekä täyttävät myös asiakkaiden odotukset.
Franssilan mukaan koettu tuottavuuden paraneminen tarkoittaa käytännössä sitä, ihmiset tuntevat olevansa tehokkaampia ja tekevänsä parempaa laatua kuin aiemmin. Se voi näkyä asiakkaille muun muassa parempana palveluna.
Muutos vaatii yhteisiä pelisääntöjä
Tutkimuksen mukaan monitilatoimistoon muuttaneet arvioivat selvästi ”normikonttorityöntekijää” useammin, että neuvotteluhuoneita, luottamuksellisuutta edellyttävän työn mahdollistavia vetäytymistiloja ja täyden hiljaisuuden tarjoavia tiloja on käytettävissä riittävästi. Lisäksi he olivat verrokkiryhmää tyytyväisempiä sähköisiin ryhmätyötiloihin ja virtuaaliset neuvottelut mahdollistavien välineiden saatavuuteen.
Franssila katsoo, että ”monitilavallankumous” voi tuoda todellisen, positiivisen muutoksen, kunhan se toteutetaan oikein.
”Tähän kuuluu, että organisaatiossa on nimeämättömät työpisteet ja tästä myös pidetään kiinni. Toinen asia on, että monitilaan kuuluvat vyöhykkeet toteutetaan fiksusti: pelisäännöt niiden käytöstä sovitaan ja kaikki sitoutuvat niihin.”
Tällä Franssila tarkoittaa, että haitallinen sooloilu karsitaan pois: täysin hiljaiseksi sovittu tila ei saa muuttua spontaanin pikapalaverin tapahtumapaikaksi ja avoimeen vuorovaikutustilaan ei pidä mennä sormi pystyssä hyssyttelemään ketään.
”Jos säännöt eivät ole selvät kaikille, saadaan aikaan vain huonosti toimiva avokonttori”, hän kuittaa. Mönkään menneissä monitilaprojekteissa – tai sellaisena aikanaan markkinoiduissa – löytyy kyllä avonaisuutta, mutta ei toiminnallisuutta.
”Pelkkä avonaisuus ei ole se jutun juju, vaan toiminnallisesti erilaiset tilat.”
Ei pelkkää ylistystä
Tutkimus löysi toteutetuista monitilakohteista myös parantamisen varaa: esimerkiksi työpisteiden ergonomia herätti tyytymättömyyttä monitilaympäristöissä. Myös kokemus siitä, että tarvittavaan informaatioon pääsee helposti käsiksi, heikentyi tilamuutoksen jälkeen.
Franssila muistuttaa, että monitilaympäristössä kulloinkin käyttöön otettava työpiste tulee itse säätää omiin tarpeisiin sopivaksi – ja että tottuminen päivittäiseen työpisteen säätörutiiniin ottaa aikansa.
”Informaatioon käsiksi pääseminen taas nojaa monitilatoimistossa vahvemmin digitaalisten järjestelmien käyttötaitoon ja vähemmän henkilökohtaisiin paperisiin käsiarkistoihin. Tässäkin työtapamuutoksen omaksuminen etenee asteittain”, hän arvelee.
Franssila ei usko, että valtion toimitilauudistusten tuloksena syntyy enää yhtään ”perinteistä” konttoria. ”Vähimmäisvaatimuksena meillä on se, että tila on – ellei valmiiksi vyöhykkeistetty – niin ainakin muuntojoustava. ’Jokaiselle oma huone’ -formaatti on tullut tiensä päähän valtiollakin”, hän toteaa.
Vähemmän neliöitä, vähemmän väkeä?
Se on selvää, että uusilla tilakonsepteilla tavoitellaan säästöjä nyt ja tulevaisuudessa. ”Vähemmän neliöitä” on suunta sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Franssilan mukaan nyt tehdystä tutkimuksesta ei kuitenkaan voi vetää johtopäätöstä, että ”uuden tehotilan” ansiosta työssä selvittäisiin aiempaa pienemmällä porukalla.
”Suoria johtopäätöksiä ei voi vetää myöskään siitä, että työympäristömuutos on ainoa syy itse arvioidun tuottavuuden kasvulle”, hän pohtii.
Toimitilamuutos sysää yleensä liikkeelle pohdinnan työtavoista ja siitä, miten niitä voidaan kehittää: ”Esimerkiksi tilanteessa, jossa ihmiset siirtyvät eläkkeelle – eikä uusia palkata säästösyistä tilalle – tämä on arvokasta oppia.”
Senaatin tutkimuksessa ei mitattu euromääriä. Franssila muistuttaa, että valtionhallinnossa euromääräinen tuottavuuden määrittely on haastavampaa kuin liiketoiminnassa, jossa myydään tavaroita tai palveluita.
”Valtionhallinnossa euromääräiseen tuottavuuteen vaikuttavat suorimmin toimintamenot. Todellisia eurovaikutuksia ovat toimitilakustannusten pienenemisen tuomat säästöt”, hän toteaa.
Tilan evoluutio jatkuu
Franssilan mukaan mitä paremmin, fiksummin ja vaikuttavammin yhä suurempi osa valtiohenkilöstöstä pystyy työskentelemään, sitä paremmassa käytössä ovat toimintamenoihin osoitetut eurot. Toisaalta voi ajatella, että asiakastyytyväisyydestä ja parantuneesta työhyvinvoinnista seuraa ajan myötä myös riihikuivia säästöjä.
”Kokemuksemme valtionhallinnon monitilaympäristöjen tuomista tehoista on hyvä viesti myös erilaisille yrityksille. Tilakustannusten pienemisen lisäksi myös aikaansaamisen edellytykset paranevat”, hän linjaa.
Franssilan mukaan tietotyön suorituskyvyn tutkimus jatkuu samalla kun aineistoa kerätään koko ajan lisää. ”Toistaiseksi on mitattu tusinan verran organisaatioita ja lisää tulee.”
Teksti: Sami J. Anteroinen
