Monet yritykset ovat siirtymässä hybridityöskentelyyn tulevana syksynä. Nyt on aika miettiä, millaiset tilat houkuttelevat työntekijät takaisin toimistoille. Avainasemassa on työntekijäkokemuksen huomioiva
käyttäjälähtöinen suunnittelu.
Ensin olivat harmaat koppikonttorit. Sen jälkeen tulivat avokonttorit,
jotka vastaajasta riippuen herättivät joko kauhua tai
varovaista intoa. Lopulta tuli koronapandemia, joka tyhjensi
kaikenlaiset konttorit.
Mutta vaikka pandemia on muovannut toimitiloja koskevia
tarpeita rankalla kädellä, eivät toimistot ole ainakaan näillä
näkymin katomassa mihinkään. Konsulttiyhtiö KPMG:n tekemän
globaalin CEO Outlook 2021 selvityksen mukaan vain
17% johtajista suunnittelee toimistotilojensa vähentämistä, kun
viime vuonna luku oli 69%.
Monet yritykset miettivätkin nyt, miten toimitiloista voidaan
tehdä mahdollisimman vetovoimaisia niihin palaaville työntekijöille.
Kysymysmerkkejä riittää tulevaisuuden näkymien ollessa
yhä sumuiset.
”Ennen yrityksillä oli selkeämpiä tarpeita. Nyt meille tullaan
yhä useammin tyhjin käsin ja pyydetään rohkeammin
apua”, kertoo muotoilutoimisto Rune & Berg Design Oy:n johtava
suunnittelija Sini Ala-Nikula.
Työympäristösuunnnitteluun erikoistunut Rune & Berg
Design on tutkinut koronan vaikutuksia työelämään ja toimitilatarpeisiin
tekemänsä kyselytutkimuksen avulla. Siitä selviää,
että toimitilojen merkitys ei tule vähenemään – pikemminkin
päinvastoin. Tilojen käyttötarkoitus tulee kuitenkin muuttumaan
ja erilaistumaan.
”Tutkimustulostemme
mukaan toimisto
nähdään erityisesti yhteistyön ja
innovaatioiden paikkana.
Työympäristön rooli muuttuu
Työelämässä vallitsevat nyt uudet realiteetit. Esimerkiksi lähi- ja
etätyötä yhdistelevä hybridityöskentely yleistyy vauhdilla asettaen
tilaratkaisuille omat erityisvaatimuksensa.
”Toimitilojen on tuettava saumatonta, paikkariippumatonta
yhteistyötä. Avotyöpisteet tulevat vähenemään, sillä osa töistä
voidaan tehdä kotoa käsin myös jatkossa. Fokus siirtyy nyt erityisesti
syvän keskittymisen tiloihin sekä yhteisöllisyyttä tukeviin
ratkaisuihin”, Ala-Nikula kertoo.
Muotoilutoimisto Rune & Berg Design Oy:n johtava suunnittelija
Sini Ala-Nikula.
Jatkossa toimistolle tullaan hakemaan työrauhaa tai suorittamaan
yhteistyötä vaativia projekteja – ja tietysti myös kohtaamaan
kollegoita. Tarve lisätä ihmisten välistä vuorovaikutusta
onkin yksi selkeä toimitilasuunnittelun trendi pitkittyneen
etätyön jälkeen.
”Tutkimustulostemme mukaan toimisto nähdään erityisesti
yhteistyön ja innovaatioiden paikkana. Tilasuunnittelussa kannattaa
siksi miettiä, miten toimitilat voivat edistää esimerkiksi
työn merkityksellisyyttä tukevia vapaamuotoisia kohtaamisia”,
Ala-Nikula toteaa.
Pandemian jälkeisen ajan toimisto on siis paljon muutakin
kuin vain paikka, johon tullaan tekemään töitä. Ala-Nikula
kuvaa toimistoa parhaimmillaan työntekijöitä ”marinoivaksi”
ympäristöksi, joka buustaa yrityskulttuuria ja yhteenkuuluvuuden
tunnetta.
”Tulevaisuuden toimitiloista tulisi huokua oikeanlainen, yrityksen
omaa kulttuuria heijastava fiilis, jonka toimistolle tulevat
työntekijät voivat selkeästi aistia. Tällainen yhteinen kokemus
kantaa niiden hetkien yli, kun työskentelemme niin sanotusti
väljemmillä vesillä eli etänä”, hän kuvailee.
Jotta tähän päästään, on pohdittava, miten toimitilat voivat
parhaiten palvella sitä käyttäviä ihmisiä. Tällöin puhutaan
käyttäjälähtöisestä lähestymistavasta.
Itsetutkiskelua ja käyttäjälähtöisiä ratkaisuja
Pandemia on voimistanut työntekijöiden asemaa ja työntekoa
koskevia yksilöllisiä vaatimuksia. Siksi ei ole yllättävää, että
modernin toimitilasuunnittelun yksi perusperiaatteista on käyttäjälähtöisyys.
Siinä käyttäjien – tässä tapauksessa työntekijöiden
– tarpeet nostetaan keskiöön osallistamalla heidät päätöksentekoon.
”Toimitiloja ei voida kehittää ilman että mietitään, miten
toimistoa käytetään. Työympäristöistä voidaan esimerkiksi
rohkeasti tehdä erilaisia versioita työntekijöille kokeiltavaksi.
Tämä paljastaa, millaisia tiloja ihmiset oikeasti haluavat käyttää”,
Ala-Nikula sanoo.
Yksilölliset tarpeet on huomioitava, sillä kaikki eivät halua
tai voi tehdä töitä kotoa käsin. Ja vaikka yrityksellä olisi yhä
pääkonttori hyvällä sijainnilla, voi se jatkossa tarjota pienempiä,
jaettuja tiloja eli toimistohubeja lähempänä eri asutuskeskittymissä
asuvia työntekijöitään.
Suunnittelutyö ulottuu myös yritykseen itseensä, kuten yrityskulttuurin
ja yrityksen arvojen sisäistämiseen. Yrityksen tulisi
lisäksi miettiä, mitä toimisto sille ylipäätään merkitsee.
”Yrityksen toimintatavat, yhteiset pelisäännöt ja myös liiketoiminnan
tavoitteet liittyvät olennaisesti toimitilojen käyttämiseen.
Hybridityötä tukevan toimintakulttuurin määrittelyä ei
siksi sovi unohtaa”, Ala-Nikula muistuttaa.
”Tulevaisuuden
toimitilat helpottavat
koronan aiheuttamista
haasteista palautumista.
Moderni työympäristösuunnittelu onkin ennen kaikkea
holistista eikä yhtä oikeaa kaavaa ole olemassa. Eräs työelämän
megatrendi näkyy kuitenkin vahvasti toimitilojen uudistamisessa.
Aitoa hyvinvointia metsästämässä
Työnteko korona-aikana on ollut monelle haastavaa jatkuvien
keskeytysten ja arjen pyörittämisen lomassa. Samalla työn ja
vapaa-ajan rajat ovat hämärtyneet. Tämän seurauksena työhyvinvoinnin
tukeminen on noussut ykkösprioriteetiksi monessa
yrityksessä.
Spondan kiinteistökohde Arkadiankadulla.
Kuva: Aleksi Tikkala
Tulevaisuuden toimitilat helpottavat koronan aiheuttamista
haasteista palautumista ja tukevat työntekijöiden työhyvinvointia
monipuolisesti. Tämä voi tarkoittaa vaikkapa hyvää
äänieristystä, rauhallisia työpisteitä sekä luovaa ajattelua tukevia
tiloja. Työterveyslaitoksen ja VTT:n vuonna 2021 toteuttamasta
VALO Work-tilatutkimuksesta esimerkiksi selviää, että
toimivalla työympäristöllä on vaikutusta mm. sujuvan ja keskeytyksettömän
ajattelutyön kannalta.
Jatkossa toimistot suunnitellaan paitsi tehokkaan työnteon,
myös tehokkaan palautumisen näkökulmasta. Esimerkiksi
nk. flow-tilaan on helpompi päästä, kun tila on tarkkaan harkittu. Silloin työtila voi parhaimmillaan olla hyvin vetovoimainen
paikka, jossa työt tulevat varmasti tehdyksi.
Smartly.io:n toimisto Helsingin keskustassa
Kuva: Aleksi Tikkala
”Uudet toimitilaratkaisut auttavat meitä irtautumaan siitä
jatkuvasta suorittamisesta ja multitaskaamisesta, johon pandemia
on meidät ajanut. Ideaalitilanteessa kaikki aistit on
huomioitu:
maisema on hyvä, äänimaisema rajattu eikä keskeytyksiä
ole”, Sini Ala-Nikula sanoo.
Entä millaisia uudenlaisia työnteon paikkoja hän villeimmissä
visioissaan näkee?
”Kannustan organisaatiota ennen kaikkea olemaan rohkeita
ja tarttumaan erilaisiin ratkaisuihin. Miten olisi esimerkiksi
pieni, metsässä tai lammen reunalla sijaitseva tila, jossa
voisi ajatella ja palautua rauhassa?” Ala-Nikula kysyy.
Ehkäpä koppi- ja avokonttorit vaihtuvat siis jatkossa korpikonttoreihin.
Ja mikäpä siinä.
Artikkelin kuvituskuvat ovat kaikki Rune & Berg Design Oy:n suunnittelemia kohteita.
Teksti: Vanessa Törnblom
