Nyt viimeistään kannattaa ryhtyä toimeen, jos ilmoituskanava vielä puuttuu.
Organisaation johdolle ilmoituskanava on osa riskienhallintaa ja hyödyllinen lisä väärinkäytösten ehkäisyssä ja hallinnassa. Kanavan valinnassa on direktiivin vaatimusten ja tietoturvaseikkojen lisäksi tärkeä huomioida sen helppokäyttöisyys. Mitä helppokäyttöisempi palvelu on, sitä näppärämpää on sen käyttöönotto ja käyttö.
EU:n whistleblowing-direktiivi velvoittaa kaikkia vähintään 50 henkeä työllistäviä organisaatioita järjestämään anonyymin ilmoituskanavan. Direktiivin ydin on
whistleblowereiden eli ilmoittajien suojeleminen syrjinnältä ja kostotoimenpiteiltä.
Ilmoituskanava on hyvä lisä hallituksen ja toimivan johdon keinovalikoimaan väärinkäytösten ennaltaehkäisyssä ja hallinnassa. Ilmoituskanavaa ei kannatakaan lähestyä hallinnollisena pakkona, sillä oikein implementoituna, se voi tukea merkittävästi organisaation riskienhallintaprosesseja. Ilmoituskanavan avulla varmistetaan, että tieto tavoittaa oikeat ihmiset ja ongelmia päästään ratkomaan. Tärkeää onkin miettiä direktiivin edellyttämä ilmoituksen eskalaatioprosessi jo ennakkoon.
Etupainotteinen reagointi estää tilannetta paisumasta suurempiin mittasuhteisiin. ACFE:n (Association of Certified Fraud Examiners) vuoden 2018 ”Global study on occupational fraud and abuse” -raportin mukaan väärinkäytös tai muu rikkomus havaitaan tyypillisimmin (40% tapauksista) juuri ilmoituksen perusteella.
Mitä kannattaa ottaa huomioon whistleblowing-kanavan hankinnassa?
Perusvaatimus on, että kanava täyttää sekä whistleblowing-direktiivin että kansallisen lainsäädännön vaateet ja GDPR-säädökset. Kanavan on myös oltava digipalvelulain edellyttämällä tavalla saavutettava ja ehdottoman tietoturvallinen.
Tämän lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota järjestelmän helppokäyttöisyyteen. Se lisää kanavan toimintavarmuutta ja helpottaa uuden järjestelmän käyttöönottoa ja käyttöä. Kannattaako henkilöstöä kuormittaa isolla järjestelmäkoulutuksella? Ja onko ilmoituksen tullessa ensimmäisenä kaivettava käyttöoppaat esiin?
Tiedämme myös, että ilmoittajan stressipohjainen reagointi on korkealla ilmoittamisen yhteydessä ja hänen odottaessa vastausta ilmoitukseensa. Kansainvälisesti n. 7% ilmoituksista päätyykin ulkoisille tahoille, kuten mediaan. Me Juuriharjassa olemme omassa ratkaisussamme – First Whistle -ilmoituskanavassa – päätyneet laadukkaan tietoturvan ja helppokäyttöisyyden lisäksi tukemaan ilmoittajaa psykologisesti niin, että hänen on helpompi sietää painetta, jotta organisaatio saisi ilmoitukset mahdollisimman todennäköisesti oman kanavansa kautta.
Mitä voi tehdä valmiiksi jo nyt?
Vaikka Suomi myöhästyi EU:n kansalliselle nk. whistleblowing-lainsäädännölle asettamasta takarajasta, etenee asia koko ajan.
Ilmoittajansuojan ja ilmoituskanavan järjestämiseen liittyy useita hallinnollisia toimenpiteitä, kuten yt-menettely ja ilmoitusten käsittelyprosessin määrittely. Molemmat näistä on hyvä laittaa kuntoon ripeästi. Me Juuriharjassa olemme myös sitoutuneet siihen, että tarpeen mukaan muokkaamme First Whistle -ilmoituskanavaamme lain voimaan tullessa, joten meiltä voi hankkia myös kanavan huoletta jo nyt.
Olemme lisäksi kehittäneet First Whistlen yhteyteen arkistointimahdollisuuden, jonka avulla organisaatio saa omaan hallintaansa tapausten ja tutkintadokumentaation arkistoinnin, arkistosta palautuksen ja tapausten lopullisen poistamisen tietoturvallisessa ympäristössä. Näin voi ketterästi reagoida lain muutoksiin tulevaisuudessakin.
Voit myös varata kalenteristamme tapaamisajan – kerromme mielellämme lisää First Whistle -ilmoituskanavastamme ja vastaamme whistleblowing-kysymyksiinne.
Erika Heiskanen
whistleblowing-asiantuntija, partneri
laillistettu psykologi
Juuriharja Consulting Group Oy
erika.heiskanen@juuriharja.fi
+358 40 7466798
firstwhistle.juuriharja.fi
