Moni HR- ja palkkahallinnon rutiini on edelleen yllättävän manuaalinen. Tietoja siirretään järjestelmästä toiseen, raportteja koostetaan, puuttuvia tietoja kysellään sähköpostilla ja erilaisia tarkistuksia tehdään ennen palkanmaksua. Työpäivä voi täyttyä tehtävistä, jotka ovat välttämättömiä, mutta eivät välttämättä vaadi juuri sitä raudan lujaa asiantuntijuutta, jota HR- tai palkka-ammattilaisella on.
Teknologian avulla pystytään kuitenkin yhä enemmän hoitamaan yhä suurempi osa tietojen käsittelystä, siirtämisestä ja tarkistamisesta. Se voi tunnistaa poikkeamia, muistuttaa puuttuvista tiedoista, yhdistää eri järjestelmistä tulevaa tietoa ja auttaa löytämään vastauksia kysymyksiin. Kun kone hoitaa mekaanista työtä, ammattilaiselle vapautuu aikaa tehtäviin, joissa tarvitaan harkintaa, vuorovaikutusta ja kokonaisuuksien ymmärtämistä.
Kun rutiinit siirtyvät koneelle, työn sisältö muuttuu
Ajatellaan esimerkiksi uuden työntekijän ensimmäistä työpäivää. Aiemmin HR-ammattilainen on voinut joutua syöttämään uuden työntekijän tietoja useaan eri järjestelmään: henkilötietojärjestelmään, palkkajärjestelmään, työajanseurantaan ja kulunvalvontaan. Automatisoidussa prosessissa yksi tieto voidaan syöttää kerran, minkä jälkeen se siirtyy rajapintojen kautta muihin järjestelmiin. Samalla työntekijälle voidaan automaattisesti lähettää perehdytysmateriaalia, ohjeita ja muistutuksia.
Entä sitten palkanlaskenta?
Kuvitellaan tavallinen palkanmaksupäivää edeltävä viikko. Järjestelmä voi tarkistaa automaattisesti, ovatko työaikatiedot saapuneet, löytyykö hyväksymättömiä tunteja tai puuttuuko joltakin työntekijältä tarvittavia tietoja. Sen sijaan, että palkanlaskija etsisi puutteita satojen työntekijöiden tiedoista yksi kerrallaan, järjestelmä nostaa tarkistettavat tapaukset esiin.
Myös poissaolojen käsittelyssä automaatio voi helpottaa arkea. Kun esihenkilö hyväksyy sairauspoissaolon HR-järjestelmässä, tieto voi siirtyä automaattisesti palkkahallintoon. Jos poissaoloon liittyy työehtosopimuksen mukainen erityinen sääntö, niin järjestelmä osaa automaattisesti tulkita milloin sairausloma muuttuu palkattomaksi.
Myös tekoälyn mahdollisuudet tulevat tässä näkyviin. Se voi esimerkiksi tunnistaa, että työntekijän palkka poikkeaa merkittävästi aiemmasta tai jokin normaalisti toistuva palkkalaji puuttuu. Järjestelmä ei välttämättä tiedä, mistä poikkeama johtuu, mutta se voi auttaa asiantuntijaa kohdistamaan huomionsa juuri oikeaan kohtaan.
Muutos näkyy myös raportoinnissa.
Sen sijaan, että HR-ammattilainen käyttää perjantaiaamun tietojen keräämiseen eri järjestelmistä, järjestelmä voi muodostaa raportin esimerkiksi henkilöstön vaihtuvuudesta, poissaoloista tai palkkakustannuksista automaattisesti. Ammattilaisen tehtäväksi jää olennaisempi kysymys: mitä luvut kertovat ja mitä niiden perusteella pitäisi tehdä?
Tässä näkyy hyvin tulevaisuuden työnjako: kone etsii poikkeamat, ihminen selvittää niiden syyt.
Tulevaisuuden työssä teknologia ei korvaa asiantuntijuutta – se nostaa sen arvoa
HR- ja palkka-ammattilaisen työssä tarvitaan jatkossakin vahvaa palkka-, lainsäädäntö- ja työehtosopimusosaamista. Ammattilaisen pitää lisäksi osata arvioida, onko järjestelmän tuottama lopputulos oikein – ei vain sitä, miten lopputulos saadaan järjestelmässä laskettua.
Samalla on tärkeää tunnistaa automaation rajat. HR:ssä käsitellään paljon henkilötietoja, palkkatietoja ja tilanteita, joissa tarvitaan harkintaa ja inhimillistä kohtaamista. Kaikkea ei pidä automatisoida vain siksi, että se on teknisesti mahdollista.
Tulevaisuuden työelämässä kilpailuetu ei välttämättä synny siitä, kenellä on eniten tekoälyä käytössä. Se syntyy siitä, kuka osaa yhdistää teknologian ja ihmisen vahvuudet parhaalla tavalla. Kun kone hoitaa mekaanisen työn, ihmiselle jää enemmän aikaa ajatella, kehittää ja kohdata toisia ihmisiä.
Ehkä juuri siinä on tekoälyn suurin mahdollisuus HR:ssä ja palkkahallinnossa: ei tehdä ihmisestä tarpeetonta, vaan tehdä ihmisen työstä merkityksellisempää.
Maria Koskenmaa
emugroup.com
www.linkedin.com/in/maria-koskenmaa-823a48191
Kirjoittaja työskentelee palkkahallinnon Customer Success Managerina Tilitoimisto EMUlla, jossa hän auttaa yrityksiä kehittämään palkkahallinnon prosesseja sujuvammiksi, tehokkaammiksi ja vastuullisemmiksi. Työssä korostuvat asiakaslähtöinen kehittäminen, modernit palkkahallinnon ratkaisut sekä muuttuvan työelämän tarpeisiin vastaaminen. Tilitoimisto EMU on moderni taloushallinnon asiantuntijayritys, joka tarjoaa yrityksille mm. taloushallinnon, palkanlaskennan ja HR:n palveluita digitaalisesti ja asiakaslähtöisesti.
