Lainsäädännön asettamat rajoitteet tulee ottaa huomioon ensimmäisen kerran jo työpaikkailmoitusta laadittaessa.
Oikeanlaisten työntekijöiden löytäminen ja rekrytointi on yksi työnantajan tärkeimmistä ja haastavimmista tehtävistä. Vaikka työnantajalla on lähtökohtaisesti oikeus vapaasti päättää työntekijän palkkaamisesta, esimerkiksi lainsäädännössä asetetut syrjinnän kiellot rajoittavat jossakin määrin työnantajan valinnanvapautta, sillä valinta tai rekrytointiprosessi ei saa olla syrjivä. Rekrytointiinkin liittyy monenlaista juridiikkaa, joka työnantajan edustajien tulee hallita.
Lainsäädännön asettamat rajoitteet tulee ottaa huomioon ensimmäisen kerran jo työpaikkailmoitusta laadittaessa. Työ- paikkailmoitus ei saa olla syrjivä tai rikkoa esimerkiksi sukupuolten tasa-arvoa. Työntekijältä ei voida työpaikkailmoituksessa edellyttää ominaisuuksia, jotka eivät ole haettavana olevan tehtävän kannalta relevantteja tai jotka johtavat syrjintään. Kiellettyjä valintaperusteita kuten esimerkiksi ikää tai sukupuolta saa käyttää hakukriteerinä vain, jos tällaiselle menettelylle voidaan esittää painava, hyväksyttävä työhön tai työnantajan toimintaan liittyvä syy. Toisinaan työnantajilta saattaa unohtua, että myös neutraalilta vaikuttavat kriteerit, kuten esimerkiksi sujuvan kielitaidon vaatimus, saattavat olla syrjiviä, mikäli tehtävän suorittaminen ei tällaista edellytä. Työ- paikkailmoittelun valvonta kuuluu työsuojeluviranomaisten tehtäviin, mutta tasa-arvovaltuutettukin voi puuttua syrjiviin ilmoituksiin. Toistuva syrjivä työpaikkailmoittelu voi täyttää myös rikoslaissa kriminalisoidun työsyrjinnän tunnusmerkistön.
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä sääntelee puolestaan sitä, minkälaisia tietoja ja miten työnantaja voi työnhaki- joista kerätä ja käsitellä. Työnantajan tulee muistaa, että henkilötietoja saa kerätä lähtökohtaisesti vain työntekijältä itseltään. Jos tietoja kerätään muualta kuin työnhakijalta, kuten esimerkiksi LinkedIn-profiilista tai suosittelijalta, tähän täytyy pääsääntöisesti hankkia työntekijän suostumus.
Työnhakijalta voidaan niin työpaikkailmoituksessa kuin haastattelussakin kysyä vain valinnan kannalta tarpeellisia tietoja. Se, mikä kussakin tapauksessa on tarpeellista, ratkaistaan muun muassa haettavan työtehtävän ja sen asettamien vaatimusten sekä työnantajan toiminnan luonteen ja työyhteisön asettamien vaatimusten perusteella. Tarpeellisuusarvioinnissa pyydetyt tiedot suhteutetaan haettavaan työtehtävään. Työnhakijoita tulee arvioida vain sellaisten tietojen perusteella, joilla voi olla merkitystä työtehtävien hoidossa. Esimerkiksi perhesuhteisiin liittyvät tiedot eivät lähtökohtaisesti ole työsuhteen kannalta tarpeellisia. Työnhakija voi kieltäytyä vastaamasta kysymykseen, joka ei ole tarpeellinen, eikä tästä johtuva puutteellinen tai epätäydellinen vastaus saa johtaa työnhakijan kannalta kielteisiin seuraamuksiin. Toisaalta edes työnhakijan suostumus ei oikeuta työnantajaa keräämään työnhakijalta sellaisia henkilötietoja, jotka eivät ole tarpeellisia valintaprosessin kannalta.
Myös työntekijöiden testaus esimerkiksi henkilö- ja soveltuvuusarviointitestein on mahdollista, mikäli se on tarpeellista työtehtävien hoidon edellytysten selvittämiseksi ja testituloksin saatava tieto on välittömästi tarpeellista työsuhteen kannalta. Testauksen edellytyksenä on lisäksi työntekijän suostumus.
Työnantajalla on lähtökohtaisesti oikeus valita tehtävään parhaaksi katsomansa henkilö eli hakijoista soveltuvin. Valinta ei kuitenkaan saa olla syrjivä. Jos joku hakijoista riitauttaa valinnan vaatien hyvitystä tai korvausta, työnantajan tulisi voida osoittaa mitattavat ja dokumentoitavat valintaperusteet. Tällaisessa tilanteessa esimerkiksi henkilöarvioinnin tuloksin näytettävissä oleva parempi soveltuvuus tehtävään helpottaa valintaperusteiden syrjimättömyyden osoittamisessa.
Huomioimalla syrjimättömyyden periaatteen ja tarpeellisuusvaatimuksen kaikissa rekrytoinnin vaiheissa, prosessi sujuu hyvin ja työnantaja säästyy parhaiten myöhemmiltä vaatimuksilta.
Teksti: Timo Jarmas
Asianajaja, varatuomari, osakas
Eversheds asianajotoimisto Oy
Timo Jarmas on erikoistunut työoikeuteen ja riitojen ratkaisuun. Hän toimii Eversheds Asianajotoimiston työoikeusryhmän vetäjänä. Timolla on pitkä kokemus työ- ja virkamiesoikeudellisista prosesseista yleisissä tuomioistuimissa ja hallinto-oikeuksissa. Hänen asiantuntemuksensa kattaa yritystoiminnan uudelleenjärjestelyihin, yhteistoimintamenettelyyn, johtaja- ja työsopimuksiin sekä työehtosopimusten soveltamiseen ja vaihtamiseen liittyvät kysymykset. Hän neuvoo kotimaisia ja kansainvälisiä asiakkaita vaativissa työoikeudellisissa kysymyksissä. Timo pitää koulutuksia, luentoja ja seminaariesityksiä työoikeudesta.
