Hyvin tehty väärinkäytösselvitys voi olla yrityksen pelastus
Kerronpa teille tarinan yhden väärinkäytösselvityksen anatomiasta.
HR-päällikkö A on saanut sähköpostiinsa hälytyksen, jonka mukaan yrityksen sähköisessä whistleblowing kanavassa on viesti. Hän kirjautuu järjestelmään ja lukee: ”Myyntijohtaja B:n serkku C on yrittäjänä MarketResearchFinland Oy:ssä, joka on ollut meidän yhteistyökumppanina ja laskuttanut markkinointitutkimuksista meitä tällä tilikaudella yli 100.000 €. Löysin netistä tutkimusraportin, joka on melkein samanlainen kuin meille myyty.”
HR-päällikkö A kuittaa järjestelmässä anonyymille ilmoittajalle saaneensa viestin ja pyytää ilmoittajaa vielä toimittamaan löytämänsä tutkimusraportin. A on ennalta sovitun prosessin mukaisesti yhteydessä toimitusjohtaja D:hen ja he päättävät esitietojen pohjalta käynnistää väärinkäytösselvityksen olemalla puolestaan yhteydessä etukäteen valittuun asianajotoimistoon. A ja D kutsutaan samana päivänä asianajotoimistolle palaveriin, jossa luodaan väärinkäytösselvitykselle tarkemmat suuntaviivat asianajotoimiston selvityskonseptin mukaisesti.
Väärinkäytös myyntijohtaja B:n osalta näyttää todennäköiseltä, joten aivan ensiksi
- tarkistetaan MaReFi Oy:lle menossa olevat maksut ja pysäytetään maksatus loppuviikosta menossa olevalle 20.000 € laskulle.
- otetaan selvityksen painopistealueiksi näytön kerääminen ja sen selvittäminen, onko joku muu organisaation sisällä ollut mahdollistamassa epäiltyä väärinkäytöstä.
Tutkintasuunnitelman mukaisena päätavoitteena on saada nopeasti riittävä tilannekuva ja perusteet B:n työsuhteesta päättämiseen, jonka jälkeen voidaan harkita rikosilmoituksen tekemistä poliisille.
Faktaselvityksessä
- hankitaan kirjanpidosta kaikki MaReFi Oy:n laskut ja analysoidaan niissä esitetyt laskutusperusteet
- kerätään kaikki toimitusjohtajan tai hr-päällikön sähköpostissa oleva viestintä koskien MaReFi Oy:tä ja mahdolliset kokouspöytäkirjat ja MaReFi Oy:n tuottamat raportit
- muodostetaan aikajana
- hankitaan saatavilla olevat taustatiedot serkku C:stä ja MaReFi Oy:stä etsien mm. yhteyksiä B:n ja C:n välillä mukaan lukien epäilty sukulaisuus
- turvataan aineisto asianajotoimiston toimesta. Yrityksen sähköpostiaineistosta otetaan varmuuskopio, joka mahdollistaa poistettujen viestien palauttamisen esimerkiksi myöhemmässä poliisitutkinnassa (litigation hold).
Haastatteluvaiheessa
- arvioidaan, keitä on järkevä kuulla itse selvityksessä ja
- luodaan kuulemisstrategia. Kuulemisstrategiassa pyritään hyödyntämään faktaselvityksessä saatuja tietoja.
- edetään kuulemisissa kauemmista työtovereista läheisempiin ja viimeksi kuullaan myyntipäällikkö B:tä, jolle varataan mahdollisuus lakimiehen käyttöön.
Tutkimussuunnitelmaa päivitetään tarvittaessa saadun uuden tiedon valossa ja asianajotoimisto raportoi joka päivän päätteeksi toimitusjohtajalle ja hr-päällikölle, jolloin näillä on koko ajan oikea tilannekuva. Samalla asianajotoimistossa laaditaan raporttia, jonka on tarkoitus olla pohjana päätöksenteolle B:n työsuhdetta koskien. Kuulemisessa B myöntää auttaneensa serkkuaan C:tä saamaan firmaansa liikevaihtoa ja saaneensa siitä C:ltä n. 10.000 € korvauksen.
Heti seuraavalla viikolla
- 1. väärinkäytösraportti on valmis,
- 2. B:n työsuhde on purettu ja
- 3. rikosilmoitus on lähtenyt poliisille.
Selvitysprosessi jatkuu jälkitoimilla, joissa päätetään tiedotuksesta, kartoitetaan muita mahdollisia väärinkäytöksiä ja tehdään toimenpiteitä, joilla vastaavat väärinkäytökset voidaan jatkossa estää.
Onnistunut väärinkäytösselvitys edellytti tässä tapauksessa sitä, että prosessit olivat niin yrityksessä kuin asianajotoimistossa etukäteen huolellisesti mietityt ja selvitykseen käytettiin niihin erikoistuneita asiantuntijoita. Väärinkäytösepäily on yritykselle aina kriisitilanne, jossa riippumattomien asiantuntijoiden käyttö vapauttaa yrityksen voimavaroja varsinaisen liiketoiminnan harjoittamiseen. Jos haluat tietää lisää whistleblowingista tai väärinkäytösten selvittämisestä, voit osallistua järjestämäämme whistleblowing-direktiiviä koskevaan ilmaiseen koulutukseen taikka tutustua väärinkäytösselvityksiä koskevaan blogikirjoitukseen Asianajotoimisto Reims & Co Oy:n sivuilla.
Mikko Tyynilä
AA, hallituksen puheenjohtaja
Asianajotoimisto Reims & Co Oy
Tutustu myös Whistleblowing -ilmoitusten käsittelypalveluumme
