Yritykset kehittävät säännöllisesti perehdytyskäytäntöjään tavoitellen entistä laadukkaampia perehtymiskokemuksia uusille työntekijöille. Perehdytyksen merkitys kilpailuetuna, sekä veto- että
pitotekijänä ymmärretään entistä paremmin ja lisäksi uudet työntekijät ovat aiempaa tietoisempia ja läpinäkyvämpiä perehtymiskokemusten osalta – sainko palautetta ja vaikuttaa omaan
perehtymiseeni? Oliko minulla motivoitunut kummi tai perehdyttäjä saatavilla? Oliko aikaa tarpeeksi? Pääsinkö mukaan joukkoon?
Samanaikaisesti kun tasoa halutaan nostaa, haastetta luo
usein perehdytystyötä aikaan ja työvoimaan liittyvä resursointi
sekä äkilliset muutokset perehdytyspäivien aikana. Dilemmana
onkin samanaikainen vaatimus perehdytysprosessin tehostamisesta
ja laadukkaamman perehtymiskokemuksen tuottamisesta.
Onko se edes mahdollista? On, perehdytyssuunnitelman
avulla.
Onnistunut perehdytys on suunniteltu ja
organisoitu vuorovaikutuskokonaisuus
Perehdytystyötä tehdään yrityksissä lukuisia kertoja vuoden
aikana; uusien työntekijöiden saapuessa taloon, konkareiden
palatessa vapaajaksoilta tai esimerkiksi uuden järjestelmän, työvälineen tai toimintamallin käyttöönoton yhteydessä. Perehdytystyöllä
tähdätään osaamiseen, pärjäämiseen sekä joukkoon
kuulumisen kokemusten vahvistamiseen ja lisäksi tietojen
ja taitojen riittävään kehittymiseen, työturvalliseen työskentelytapaan,
oma-aloitteisen ja itsenäisen työskentelyn mahdollistamiseen,
työelämätaitojen karttumiseen sekä tunteeseen, jossa
minut on otettu osaksi tiimiä ja organisaatiota.
Perehdytys onkin parhaimmillaan organisoitu ja johdonmukainen
vuorovaikutuskokonaisuus, jossa huolehditaan lakisääteisen
ohjauksen ja työn opastuksen lisäksi vuorovaikutuksesta
ja erilaisista oppijoista – kuuntelusta, keskustelusta, palautteenannosta
sekä yksilöiden tarpeista ja toiveista.
”Perehdytys onkin
parhaimmillaan
organisoitu ja
johdonmukainen
vuorovaikutuskokonaisuus.
Perehdytystyötä haastaa usein
suunnitelman puute
Tyypillisesti onnistunutta perehdytyskokonaisuutta tai perehdytyksen
kehittämiseen tähtääviä toimenpiteitä työpaikoilla haastaa hyödynnettävissä oleva aika sekä muuttuvat tilanteet
perehdytyspäivien aikana. Onko perehdytystyön samanaikainen
kehittäminen ja tehostaminen siis mahdoton yhtälö,
ja kannattaakin ainoastaan todeta perehdytyksen olevan
aikasyöppö, johon lähtökohtaisesti ei ole aikaa ja toisaalta
sen olevan työtehtävä, josta nopeasti voi höylätä, kun tulee
muita äkillisiä työtehtäviä edelle?
Paras tapa vaikuttaa sekä perehdytystyön ajankäytölliseen
tehokkuuteen että laadun varmistamiseen on perehdytyssuunnitelma.
Priorisoitu ja palasteltu, johdonmukainen sisältösuunnitelma
perehtymisen tavoitteista, käsiteltävistä asioista ja tehtävistä,
perehdytysvastuista ja aikataulutuksesta sekä eri mahdollisuuksista
oppia asia tai työtehtävä – yksilön mukaan.
Suunnitelman tarkoituksena on priorisoida olennaiset, ensisijaisesti
opittavat sekä ajankäytön muuttuessa joustavat asiakokonaisuudet.
Hyvä suunnitelma sisältää lisäksi optimaalisen
ajankäytön ja aikatauluarvion; kuinka paljon vaadittavien tietojen ja taitojen omaksuminen vie aikaa perehtymisaikana.
Vasta kun optimaalinen ajankäyttö kirjataan suunnitelmaan,
on mahdollista tunnistaa perehdytykseen tarvittava, keskimääräinen
aikavaatimus kokonaisuuden läpiviemiselle. Priorisoinnin
ja ajankäytön kirjaaminen auttavat lisäksi arvioimaan kriittisesti
sitä, mikä on aidosti tärkeää ensimmäisinä työpäivinä
ja miksi, miten perehdytys etenee johdonmukaisesti teemasta
toiseen sekä miten ottaa yksilölliset tarpeet huomioon eri oppimismenetelmiä
valittaessa.
”Onnistunut
perehdytys
edistää hallinnan ja
pärjäämisen tunnetta.
Suunnitelman merkitys tunnetaan, mutta usein kuitenkin
kehittämistoimenpiteet ja -resurssi kohdistetaan ensimmäisten
työpäivien perehdytyskäytäntöihin suunnitteluosaamisen kehittämisen
sijaan. Ilman suunnitelmaa, perehdytys toteutuu helposti
epätasalaatuisena ja epäjohdonmukaisena sekä tehottomana
– suunnitelma tehdään joka kerta ajatuksissa uudelleen.
Toisaalta riskinä on, että tärkeitä asioita jää käymättä,
kun perehdytetään muistinvaraisesti, yhdistettynä kiireeseen, suureen asiamäärään sekä esimerkiksi perehdyttäjän vaihdokseen
kesken työpäivän.
Perehdytyssuunnitelma on oppijan ja
ohjaajan apuväline
Perehdytyssuunnitelman tavoitteena on tarjota yhteinen,
minimisapluuna
perehdytystyölle, jottei työtä tarvitse tehdä
jokaisen kohdalla uudelleen. Määritellä asiat, jotka ovat yhteisiä
perehtyjästä riippumatta ja ne, jotka joustavat työntekijän
taustan, kokemuksen ja osaamisen tai aikatauluhaasteiden
mukaan.
Hyvä suunnitelma sisältää asiakokonaisuuksien lisäksi
vuorovaikutuksellisia ja ohjauksellisia elementtejä tutustumisen,
reflektoinnin, palautekeskustelujen sekä esimerkiksi tiimityöskentelyn
osalta. Kun myös ohjaukselliset perehdytystehtävät
ovat kirjattu suunnitelmaan ylös, ne tulee useimmin tehtyä.
Suunnitelman tehtävä on tukea perehdyttäjän työtä, mutta
estää myös perehdytystyön haavoittuvuus, kun muutoksia
perehdytyspäivien aikana kohdataan. Tiedetään jatkuvasti,
missä mennään oppimisen osalta.
Perehdytyssuunnitelma kannattaa jakaa uudelle työntekijälle
jo ennen ensimmäistä työpäivää. Suunnitelman avulla
valmistaudumme perehdyttäjänä itse, mutta myös valmistelemme
ja orientoimme uutta työntekijää ensimmäisiin työpäiviin.
Mahdollisuus tutustua ensimmäisten työviikkojen ohjelmaan
ennen työn aloitusta lisää turvallisuuden tunnetta. Suunnitelman
avulla voi lisäksi osallistaa ja vastuuttaa tulokasta
perehdytyspäiviin vaikuttamiseen – mitä sinä toivot ja tarvitset
tältä työltä, perehdytysajalta, ohjaukseltani?
Johdonmukainen ja organisoitu, suunniteltu perehdytys
näkyy usein työtehon ja osaamisen kehittymisessä
nopeammin,
motivaatiossa ja sitoutumisessa yritykseen. Onnistunut
perehdytys edistää hallinnan ja pärjäämisen tunnetta,
itsenäistä työtehtävistä suoriutumista sekä positiivista tervetulokokemusta.
Uskallankin väittää, ettei tehokkuuden ja laadukkuuden
kehittäminen samanaikaisesti olekaan dilemma – vaan
itseasiassa suunnitelmallisuuden avulla voimme edistää niitä
samanaikaisesti.
Teksti: Lotta Lukka
Kuvat: Unsplash
