Kun HR ei puhu samaa kieltä – miksi kokonaisuus hajoaa?

Monessa organisaatiossa henkilöstö­toiminnot ovat edelleen hajallaan: rekrytointi operoi omassa järjestelmässään, palkka- ja henkilöstöhallinto toisessa ja oppimisen tai suoriutumisen seuraaminen kolmannessa. Kun tieto ei liiku saumattomasti osastojen ja järjestelmien välillä, kokonaiskuva henkilöstö­kehityksestä hämärtyy ja raportointi voi viedä kohtuuttomasti aikaa.

Hajautettu HR – tilannekuva

Nykytilanne on monessa organisaatiossa seuraava: rekrytointi, palkkahallinto, learning & development sekä suoritus­arviointi ovat erillisiä kokonaisuuksia – usein eri järjestelmissä, eri raportointikehyksillä ja eri vastuu­tahoilla. Tämä johtaa useisiin haasteisiin:

• Tiedon katkeaminen: Esimerkiksi rekrytoinnin jälkeen osaamisen kehittämisen tilanne ei kulje eteenpäin osaksi henkilöstöhallinnon kokonaisraportointia.
• Aikavirrat ja manuaali­työ: Jos järjestelmät eivät integroitu, tiedot siirtyvät käsin tai jopa Excelin kautta, mikä ruokkii raportointityön määrää ja virhealttiutta.
• Näkymättömät kokonaisuudet: HR-toimintojen eriytyminen vaikeuttaa sitä, että HR voi nähdä työntekijän elinkaaren alusta loppuun – esimerkiksi miten rekrytointi, perehdytys, kehittyminen ja suoriutuminen muodostavat ketjun.

Tutkimusraportit tukevat tätä kuvaa. SD Worxin HR & Payroll Pulse 2025 -kyselyssä todetaan, että palkkahallinnon ja työntekijäkokemuksen integraatio on nousemassa haasteeksi: esimerkiksi Irlannissa 23 % palkkahallinnon johtajista pitää datan kokoamista ja integrointia palkkaprosessiin merkittävänä haasteena. Samassa tutkimuksessa todetaan, että hyvinvointi, henkilöstön säilyttäminen ja rekrytointi ovat edelleen Euroopan HR-johtajien keskeisiä huolia.

Deloitten 2025 Global Human Capital Trends -raportti korostaa, että organisaatioiden on löydettävä tasapaino esimerkiksi vakiintuneen ja ketterän, automatisoidun ja inhimillisen välillä – ja monet HR-toiminnot eivät tätä pysty tukemaan.

Näin ollen tilanne on se, että HR-toiminnot saattavat olla oikeassa organisaatiossa, mutta kieli, prosessit ja tiedonvirtaukset eivät ole yhteisiä.

Mikä maksaa, kun kieli ei ole yhteinen?

Kun HR ei toimi yhtenä kokonaisuutena, seuraukset voivat olla merkittäviä.

Raportointiin kuluva aika on yksi asia. Kun tieto on sirpaloitua monessa järjestelmässä, HR-tiimi viettää paljon aikaa tiedon keräämiseen, yhdistämiseen ja laadun varmistamiseen – aikaa, joka voitaisiin käyttää strategiseen työhön.

Strateginen näkymä heikkenee. Ilman yhtenäistä tiedon rakentamaa kokonaiskuvaa on vaikea vastata nopeasti esimerkiksi henkilöstön osaamisen kehittämisestä, sisäisestä liikkuvuudesta tai suoriutumisen ja palkitsemisen yhteyksistä.

Hyvinvointi ja sitoutuminen kärsivät. Kun HR-toiminnot eivät ”näe” työntekijää kokonaisuutena – rekrytointi, perehdytys, kehitys, suoritus, palkkaus ja kokemus voivat jäädä irralliseksi. Tämä näkyy mm. hyvinvoinnin haasteina. SD Worxin tutkimuksessa 38 % työntekijöistä kertoi, ettei tunne olevansa terve tai kunnossa töissä.

Teknologian potentiaali jää hyödyntämättä. Kun järjestelmät ovat sirpaloituneet, investoinnit esimerkiksi AI-työkaluihin tai data-analytiikkaan eivät pääse täyteen arvoonsa. SD Worxin mukaan 38 % HR-ammattilaisista investoi tekoälyyn osana HR-prosessiaan (vuonna 2024 luku oli 33 %).

Näistä syistä on suositeltavaa pohtia: voisiko HR puhua yhtenäisempää kieltä – sekä prosessien että järjestelmien tasolla?

”Monessa organisaatiossa
henkilöstö­toiminnot ovat
edelleen hajallaan.

Miten yhtenäinen kieli HR:ssä syntyy?

Yhtenäinen kieli HR:ssä tarkoittaa kolmea pääulottuvuutta: prosessien yhteensopivuutta, järjestelmien integraatiota ja yhteistä tiedonkäsittelyä. Alla kolme askelta, joiden kautta kehitystä voi edistää.

1. Selkeä HR-operointimalli. Määritä, miten HR-toiminnot linkittyvät toisiinsa – esimerkiksi rekrytoinnista osaamisen kehittämiseen ja edelleen palkitsemiseen. Kun malli on selkeä, vastuut ja tiedon siirtymät hahmottuvat.
2. Järjestelmien ja datan lähestyttävyys. Kun HR-järjestelmät eivät puhu keskenään, syntyy tiedon pyramidin ala. Strateginen HR tarvitsee yhtenäiset tietovirrat. Deloitte korostaa raportissaan, että teknologiat (kuten skills intelligence) voivat yhdistää prosesseja ja parantaa toimintaa.
3. Tiedolla johtamisen kulttuuri. Kun HR käyttää yhteisiä mittareita, tietoa reaaliaikaisesti ja osana päätöksentekoa, organisaation kyky reagoida kasvaa. SD Worxin mukaan HR-toimintamalli on siirtymässä prosessiorientoituneesta tulos- ja kokemuspainotteiseen.
   

Esimerkkinä: jos organisaatiossa rekrytointi, osaamisen kehittäminen ja suoriutuminen raportoidaan eri joukoissa ilman yhteistä päämäärää, ei saada selkeää kuvaa siitä, miten esimerkiksi sisäinen liikkuvuus vaikuttaa suoriutumiseen tai miten palkitseminen tukee strategista suuntaa.

”Kun HR ei toimi yhtenä kokonaisuutena,
seuraukset voivat olla merkittäviä.

 Mitä käytännössä kannattaa tehdä?

Seuraavat toimet voivat auttaa HR-kielen yhtenäistämisessä:

• Käy läpi nykyiset HR-prosessit ja eri järjestelmien rajapinnat: missä tiedot katkeavat, missä käsittely vie aikaa.
• Arvioi tietovirtojen vaiheistus: miten tieto kulkee työntekijän elinkaaren aikana, kenelle se siirtyy ja missä muodossa.
• Valitse yhteinen mittaristo: esimerkiksi osaamisen kehitys, sisäinen liikkuvuus, suoriutumisen kehitys ja yhteys palkitsemiseen.
• Harkitse järjestelmien yhdistämistä tai modulaarista HR-ympäristöä, jossa eri funktiot kytkeytyvät toisiinsa. Deloitte nostaa esiin, että työn tekemisen olosuhteet ja järjestelmien rakenteet vaikuttavat ratkaisevasti siihen, miten hyvin HR toimii.
• Luo kulttuuri, jossa HR ei ole vain toimeenpaneva funktio, vaan strateginen kumppani – tiedon tuottaja, ei vain tietolähde.

Yhteinen kieli – ei vain teknologiaa

On tärkeää ymmärtää, että kyse ei ole yksinomaan järjestelmäistä tai teknologiasta: kieli HR:ssä tarkoittaa myös yhteisiä käsitteitä (osaaminen, suoriutuminen, kehittyminen), yhteisiä tavoitteita ja yhteistä viestintää. Teknologia voi mahdollistaa sen, mutta kulttuuri ja prosessi luovat perustan.

Esimerkiksi SD Worxin tutkimuksessa todetaan, että HR-toimintamallit ovat siirtymässä kohti henkilölähtöisiä kokemuksia ja ketterämpiä rooleja. Jos prosessit ja järjestelmät eivät tue tätä muutosta, kieli jää vanhaan ja HR jää irralliseksi toimijaksi.

Deloitten havainnon mukaan organisaatioiden pitää ratkaista niin sanottuja jännitteitä: vakiintuneisuus vai ketteryys, automaatio vai inhimillisyys, erikoistuminen vai yhteistoiminta. HR:n rooli on mukana näissä jännitteissä – ja jos HR toimii sirpaleina, jännitteet eivät ratkea.

”HR-toimintamallit ovat siirtymässä
kohti henkilölähtöisiä kokemuksia
ja ketterämpiä rooleja.

Kohti yhteistä kieltä

Kun HR puhuu samaa kieltä, prosessien, järjestelmien ja tiedon tasolla, organisaation henkilöstö­kehittämiseen liittyvä kokonaiskuva kirkastuu. Raportointi vähenee, strateginen HR-toiminta vahvistuu ja työntekijäkokemus voi kehittyä koherentimmaksi. Jos taas HR toimii edelleen erillisinä saarina, potentiaali jää hyödyntämättä ja henkilöstönäkökulma voi jäädä marginaaliin. Yksi askel kohti yhtenäisempää HR-kieltä onkin koota tieto, prosessit ja järjestelmät yhteen ja kääntää HR:stä muutosagentti, ei vain tiedon kerääjä.

Teksti: Petri Charpentier
Kuvat: Pexels

Lähteet:
Deloitte. 2025 Global Human Capital Trends. Deloitte Insights. 2025.
SD Worx. HR & Payroll Pulse 2025 – At work with Europe. 2025.
SD Worx. “Four in ten European HR professionals are investing in AI.” 12.6.2025.
SD Worx. “Employee well-being also in 2025 biggest HR challenge for European employers.” 8.4 2025.