Valtion päivitetyssä toimitilastrategiassa tilankäyttöä tehostetaan huomattavasti. Ratkaisuna on mm. eri virastojen, KELAn ja kuntien käyntiasiointipalvelujen yhdistäminen yhteisiin palvelupisteisiin.
Toimitilaratkaisuilla tuetaan yleistyviä työn tekemisen tapoja.
Tietotyön tekemisessä tapahtunut murros on muuttanut työn
tekemisen tapoja yksityisellä ja julkisella sektorilla. Monipaikkainen
työ on vähentänyt toimistotilojen käyttöastetta huomattavasti.
Matalalla käyttöasteella olevat toimistotilat kuluttavat tarpeettomasti
energiaa aiheuttaen kustannuksia ja hiilidioksidipäästöjä.
Matalaa käyttöastetta voidaan parantaa suunnittelemalla
muuntautuvia, monikäyttöisiä tiloja.
Valtion virastoilla ja laitoksilla on tällä hetkellä käytössään
noin miljoona neliömetriä toimistotilaa. Keväällä 2020
tietotyössä siirryttiin nopeasti etätyöhön. Valtion toimistotilojen
käyttöaste pieneni nopeasti ja on jäänyt alemmalle tasolle
kuin koronapandemiaa edeltävänä aikana.
Valtion toimitiloista vastaava Senaatti-kiinteistöt on selvittänyt
toimistotilojen käyttöä ja tilantarvetta. Selvitys toimii tukena
toimitilojen kehittämiselle.
Keväällä 2023 tehdyissä mittauksissa tarkasteltiin tilojen
päivittäistä käyttöastetta. Tulokset olivat hätkähdyttäviä: tilojen
käyttöaste on keskimäärin 28 prosenttia.
”Valtion uusi toimitilastrategia ohjaa toimitilaverkon tiivistämistä
ja kehittämistä, ja selvityksen tulokset auttavat tehostamaan
valtion toimistotilojen käyttöä”, sanoo Senaatti-kiinteistöjen
operatiivinen johtaja Tuomas Pusa.
Valtion päivitetyssä toimitilastrategiassa linjataan, että toimistotyöhön
tarkoitettujen tilojen tilankäytön tehokkuus olisi
keskimäärin 10 neliömetriä henkilötyövuotta kohden. Kaikissa
valtion tiloissa ei voida pyrkiä työn luonteen vuoksi samaan
tilankäytön tehokkuuteen, minkä johdosta uudet toimistotilat suunnitellaan selvästi keskimääräistä tavoitetta tehokkaammaksi.
Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa sanoo, että sosiaalinen työympäristö muodostuu sekä fyysisessä että digitaalisessa
työympäristössä tapahtuvassa vuorovaikutuksessa. Sosiaalista työympäristöä rakentavat esimerkiksi fyysisen toimitilan käyttämisen ja hybridityön
tekemisen pelisäännöt.
KUVA: SENAATTI-KIINTEISTÖT
”Monissa valtion työtehtävissä työ edellyttää tietynlaisia
tiloja eikä työtä voida tehdä etänä tai hybridimallilla. Esimerkiksi
poliisitaloissa, tutkimuslaboratorioissa ja rajavartiolaitoksen
tiettyyn käyttöön varatuissa erityistiloissa ei voida tehdä
toimistotilojen kaltaista uudistusta”, Pusa kertoo.
Yhteiset työympäristöt tuovat joustavuutta
Valtion toimitilastrategiassa työympäristö nähdään strategisena
resurssina, jonka avulla voidaan parantaa työn tuottavuutta
sekä tukea yhteistyötä, uusia työntekemisen tapoja ja
monipaikkaista työtä. Oikeanlaiset ja oikein mitoitetut tilat
parantavat tietotyön tuloksellisuutta.
”Valtion toimitilastrategian päivityksessä oleellisesti lisääntynyt
etätyö on huomioitu kattavasti. Uuden strategian linjauksen
mukaan 25 prosenttia valtion työntekijöistä siirtyy yhteisiin
työympäristöihin vuoteen 2030 mennessä”, kertoo Pusa.
Valtion virastojen, KELAn ja kuntien käyntiasiointipalveluja
yhdistetään yhteisiin palvelupisteisiin, jolloin toimitilojen käyttö
tehostuu ja kansalaiset tavoittavat palvelut keskitetysti saman
katon alta. Tilaratkaisuilla parannetaan palvelujen saavuttavuutta
ja tuetaan virastojen välistä sekä laajempaa julkishallinnon
välistä yhteistyötä.
Toimitilastrategian mukaisia, useiden eri virastojen jakamia
yhteisiä työympäristöjä löytyy jo muutamalta paikkakunnalta.
Tyytyväisyyttä tiloihin on tutkittu ennen tilahankkeen
toteuttamista ja toteuttamisen jälkeen.
Yhteisistä työympäristöistä saatu palaute on ollut myönteistä.
”Tiloihin on oltu tyytyväisempiä kuin uskalsimme toivoa.
Tiloissa työskentelevät ovat nostaneet myönteisinä puolina
esiin tilojen viihtyisyyden, valoisuuden ja toimivuuden. Tiloihin
on kiva tulla töihin”, kertoo Pusa.
”Yhteisistä
työympäristöistä saatu
palaute on ollut myönteistä.
Konseptia kehitetään käyttökokemusten
perusteella
Osa uusista virastotaloista ehti valmistua ennen koronapandemian
mukanaan tuomaa etätyön lisääntymistä, joten tilantarvetta
ei pystytty mitoittamaan muuttuneiden olosuhteiden
mukaisesti.
KUVA: MIKAEL LINDÉN
”Toimitilakonseptia kehitetään uusista tiloista saatujen
kokemusten ja käyttöasteen muutosten perusteella. Jatkossa
uusien virastotalojen tilasuunnittelua tehdään käyttötarpeen
mukaisella painotuksella”, Pusa avaa tilasuunnittelua.
Työpistealueet ovat nykyisessä työnteon mallissa aiempaa
vähemmällä käytöllä, kun taas vetäytymistilojen ja pienten
kokoustilojen tarve on aiempaa suurempi. Hybridityötä tukeviin
tiloihin tarvitaan monipuoliset AV-varusteet, jotta kokoukset
ja yhteydenpito sujuvat jouhevasti.
”Toimiva työympäristö on fyysinen, sosiaalinen ja digitaalinen
kokonaisuus. Digitaalisen ympäristön merkitys on nykyisessä
toimistotyössä korostunut: työ vaatii luotettavasti toimivia
tietojärjestelmiä ja alustoja vuorovaikutukseen, yhteistyöhön ja
tiedon jakamiseen”, Pusa sanoo.
Digitaalinen työympäristö liikkuu työntekijän mukana,
joten riittävän tehokas kannettava tietokone, älypuhelin ja tietoliikenneyhteys
varmistavat työn sujuvuuden.
”Sosiaalinen työympäristö muodostuu sekä fyysisessä että
digitaalisessa työympäristössä tapahtuvassa vuorovaikutuksessa.
Sosiaalista työympäristöä rakentavat esimerkiksi fyysisen toimitilan käyttämisen ja hybridityön tekemisen pelisäännöt”,
sanoo Pusa.
Toimiva työympäristö tukee kohtaamisia
Toimitilojen vajaakäyttö tuo organisaatioille myös muita haasteita
resurssien turhan käytön lisäksi. Hybridi- ja etätyöskentely
vähentää luontevasti tapahtuvia sosiaalisia kohtaamisia,
joten tiedonkulkuun ja hiljaisen tiedon siirtymiseen on kiinnitettävä
huomiota.
”Hybridityö edellyttää aktiivista otetta sekä työntekijöiltä
että esihenkilöiltä, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla. Yhteisöllisyyttä
ja hiljaisen tiedon siirtymistä on johdettava ja luotava
tilaisuuksia ja paikkoja kohtaamisille”, Pusa sanoo.
Kohtaamisia helpottava fyysinen ja digitaalinen työympäristö
edistää sosiaalista kanssakäymistä. Kasvokkain kohdattaessa
kannattaa panostaa laadukkaaseen vuorovaikutukseen.
”Viimeistään nyt on aika unohtaa työhyvinvointipäiviin liitetyt
kalvosulkeiset. Yhdessä vietetty aika kannattaa hyödyntää
tutustumalla, vaihtamalla kuulumisia, ideoimalla ja rakentamalla
keskinäistä luottamusta, johon digitaalisissa ympäristöissä
tapahtuva vuorovaikutus tukeutuu”, Pusa muistuttaa.
Kasvokkaisten kohtaamisten lisäämiseksi toimistosta voidaan
tehdä houkuttelevampi tarjolla olevilla lisäpalveluilla,
mutta yksin ne eivät riitä.
”Virkistys on mukava lisä, mutta ei itse tarkoitus. Maistuva
ruoka, laadukas kahvi ja hyvinvointipalvelut ovat pintasilaus
isolle kokonaisuudelle, joka muodostuu fyysisen, sosiaalisen ja
digitaalisen työympäristön kokonaisuudesta.”
Teksti: Merja Maukonen
