Työelämää vaivaa kokousähky, mutta se ei välttämättä heikennä hyvinvointia. Ratkaisevaa on kokousten laatu. Tampereen yliopistossa toteutettu tutkimus paljastaa, että etäkokoukset voivat olla tehokkaampia ja tuottavampia kuin lähikokoukset, kun ne on organisoitu hyvin ja vuorovaikutus toimii.
Tuoreen tutkimushankkeen mukaan kokous- ja työhyvinvoinnin kannalta kokousten määrää tärkeämpää on kokousten laatu. Laadulla tarkoitetaan kokousten organisointia sekä vuorovaikutusta ennen kokouksia, niiden aikana ja jälkeen.
”Tulos viittaa siihen, että on keskeisempää keskittyä kokousten hyvään organisointiin ja toimivan kokousvuorovaikutuksen tukemiseen kuin pyrkiä säätelemään kokousmäärää – vaikka sekin voi olla tarpeen hyvin kokousintensiivisessä työssä”, professori Anne Mäkikangas sanoo.
Tutkimushankkeen johtajana toiminutMäkikangas pitää hankkeen tuloksia merkittävinä.
”Hankkeemme on ensimmäinen laaja-alainen tutkimus Suomessa, joka kartoittaa kokousten vaikutuksia työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Samalla se murtaa myyttejä kokouksiin liittyvässä julkisessa keskustelussa ja antaa selkeitä eväitä työelämän kehittämiseen”, hän sanoo.
Tiedot perustuvat laajaan suomalaisia työntekijöitä koskevaan monimenetelmälliseen tutkimushankkeeseen Palaverismista tuottaviin kokouksiin, joka toteutettiin Tampereen yliopiston Työelämän tutkimuskeskuksessa.
KUVA: JANI LAUKKANEN
Kokouksilla on erilaisia vahvuuksia
Aiempi tutkimus on nostanut esiin etäkokouksiin liittyvää väsymystä ja työhyvinvointiongelmia, mutta tältä osin tutkimuksen tulokset yllättivät.
Vertailtaessa etäkokouksia lähikokouksiin tutkimus osoitti, että etäkokoukset koettiin ajankäytön kannalta tehokkaammiksi. Lähikokouksissa sen sijaan harhailtiin helpommin asiasta. Vuorovaikutusta koskevat tulokset olivat osin ristiriitaisia. Kyselytutkimukset osoittivat, etä- ja hybridikokousten vuorovaikutuksen koettiin toimivan hyvin, kun taas laadulliset havainnot korostivat lähikokousten vuorovaikutuksen vahvuuksia.
Kokousmuodoissa on omat vahvuutensa ja se kannattaa ottaa huomioon niiden hyödyntämisessä.
”Kokousmuoto kannattaakin valita tilanteen mukaan: ideointi ja innovointi kukoistavat lähitapaamisissa, kun taas lyhyet päätös- ja tiedotuskokoukset sujuvat tehokkaimmin etä- tai hybridimuodossa”, Mäkikangas painottaa.
Taukojen ja palautumisen merkitys korostuu
Tutkimus korostaa taukojen ja palautumisen merkitystä. Pidemmät tauot ja mahdollisuus irrottautua edellisestä kokouksesta ennen seuraavaan kokoukseen tai muihin työtehtäviin siirtymistä osoittautuivat tutkimuksessa avaintekijöiksi tukemaan työssä jaksamista.
Kokouksiin oltiin tyytyväisempiä ja ne koettiin vähemmän kuormittaviksi silloin, kun kokousten väliset tauot olivat pidempiä. Lisäksi havaittiin, että kokouksia häiritsevää toimintaa ja ’multitaskausta’ esiintyi sitä vähemmän, mitä pidempiä tauot olivat.
Mäkikankaan mukaan hankkeen tulokset antavat selviä suosituksia työpaikoille.
”Tauotukseen ja palautumiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota kaikissa kokousmuodoissa, mutta erityisesti etäkokouksissa, joissa multitaskaamista ja palautumisen haasteita koettiin eniten.”
Kokouksia tulee kehittää
Tutkimus osoitti heikkouksia kokousten kehittämisessä. Asia ilmeni sekä kyselytutkimuksesta että esihenkilöiden ja johtajien haastatteluaineistosta. Tyypillistä oli, ettei kokouksia ollut edes tunnistettu työelämän kehittämisen kohteeksi.
”Nykypäivän monipaikkaisessa asiantuntijatyössä kokoukset voivat olla ainoa paikka, jossa kohdataan joko fyysisesti tai etänä. Siksi on kestämätöntä, jos yhteisöllisyyden heikentyessä ja työyksinäisyyden lisääntyessä kokouksien potentiaalia työhön sitoutumiselle ja työmotivaatiolle ei tunnisteta ja hyödynnetä”, Mäkikangas painottaa.
Tutkimuksen tulokset pohjautuvat kahteen kyselyaineistoon (poikkileikkauskysely n = 1910 ja työviikon aikainen päivittäinen kysely n = 107) sekä esihenkilöiden ja johtajien haastatteluaineistoon (n = 29).
Lähde: Tampereen yliopisto
