Työympäristöjen kehittyminen kohti monipaikkaisuutta alkoi jo ennen koronapandemiaa, mutta pandemian myötä muutoksen vauhti kiihtyi. Hybridityö on muuttanut työn tekemisen tapoja ja vähentänyt toimistotilojen tarvetta.
”Resurssiviisauden näkökulmasta tiloja ei kannata pitää puolityhjinä.
Keskeistä on kehittää ja johtaa työympäristöjä ja
toimintakulttuuria pitkällä aikajänteellä, jotta tiloja ja muita
resursseja käytetään tehokkaasti nyt ja tulevaisuudessa”,
sanoo Raklin toimitilat-toimialan johtaja Mikko Östring.
Tilojen käyttöasteen sijasta Östring haluaa kiinnittää organisaatioiden
huomion siihen, miten työtä voi parhaiten tehdä
tuloksellisesti ja paikkariippumattomasti. Toimistopakon sijasta
organisaatiossa tulee yhdessä pohtia, miten työ tehdään hyvin
ja mitä se tarkoittaa yhdessäolon osalta.
”Organisaatiokulttuuri ja työtavat kehittyvät jatkuvasti. Jos
aiempi työympäristö on suunniteltu teollisen ajan työrutiinien
mukaisesti, on sitä kehitettävä vastaamaan muuttuneisiin tarpeisiin”,
Östring sanoo.
Työympäristöjohtamisella tuetaan organisaation ydintoimintaa
ja vaikutetaan työntekijöiden hyvinvointiin. Paras lopputulos
saavutetaan, kun kehittämistä tehdään laaja-alaisesti
yhteistyössä kaikkien organisaatiotasojen kanssa ylimmästä
johdosta henkilöstöön.
Työntekijäkokemuksen merkitys kasvaa
Tilojen käyttöaste ei yksin kerro koko totuutta, vaan lisäksi tarvitaan
laadullista tietoa siitä, miten tiloja käytetään ja koetaanko
tilat toimiviksi.
”Palautetta kannattaa kerätä eri tavoin ja pureutua sen
avulla ongelmakohtiin.”
Hybridityössä toimitilojen rooli korostuu kohtaamisten mahdollistamisessa
ja työntekijöiden välisen vuorovaikutuksen
edistämisessä. Parhainkaan tila ei yksinään luo kohtaamisia,
vaan kohtaamiset on tuotava osaksi työskentelyä johtamisen
ja työkäytäntöjen kautta.
”Fyysisen työympäristön lisäksi vuorovaikutusta ja kohtaamisia
tulee kehittää kokonaisvaltaisesti eri kanavissa”, Östring
sanoo.
Jos tilaa tuntuu olevan liikaa, ei kannata supistaa tiloja
harkitsemattomasti kustannussäästöt edellä. Myös liian suuri
käyttöaste tuottaa kielteisen työntekijäkokemuksen.
Tilojen kautta voidaan parantaa työntekijäkokemusta
muun muassa äänimaisemalla, valaistuksella, sisäilmalla, lämpötilalla,
värimaailmalla ja palveluilla. Tuottavan työskentelyn
mahdollistamiseksi on tärkeää tarjota työskentelyyn laajasti erilaisia tiloja ja teemoitettavia tunnelmia: hiljaisia tiloja,
kokous- ja vetäytymistiloja, rennomman vuorovaikutuksen
tiloja, ideointi- ja innovaatiotiloja sekä hyvinvointia ja palautumista
tukevia tiloja. Tilan elementeillä tulisi ehkäistä tarpeettomia
keskeytyksiä ja stressitekijöitä.
Erityisesti muunneltavuus ja monikäyttöisyys korostuvat
hybridityöympäristöissä. Näitä ovat esimerkiksi modulaariset
ja liikuteltavat tilaratkaisut.
Rennommissa tiloissa kodinomaisuus on ollut nousevana
trendinä. Olohuonetta muistuttavat kohtaamiskahvilat sopivat
sekä työskentelyyn että tauon viettämiseen.
”Toimistotiloja suunniteltaessa voi ammentaa parhaita
oppeja kahviloista, liiketiloista tai hotelleista. Asiakaskokemusta
parantavia ratkaisuja voidaan soveltaa työntekijäkokemukseen
ja luoda viihtyisämpiä ja elämyksellisempiä työympäristöjä”,
Östring lisää.
Teksti: Merja Maukonen
