Elämme ajassa, jossa kuluttamisen painopiste on siirtymässä entistä enemmän tavaroista palveluihin, mikä korostaa palveluiden, elämysten ja suunnittelun tuottamisen merkitystä. Palvelumuotoilu
vastaa tämän aikakauden haasteisiin tehokkaasti: sen avulla innovoidaan, kehitetään ja suunnitellaan palveluita käyttäjälähtöisin menetelmin.
Palvelumuotoilun perusperiaatteet ovat palvelun asiakaslähtöisyys, käyttäjän tarpeiden tunnistaminen ja niihin sopivien yksinkertaisten ratkaisujen tekeminen, ratkaisun yksinkertaistaminen sekä näkyväksi tekeminen. Palvelumuotoilun menetelmiä kehitetään jatkuvasti, iteratiivisesti, sekä panostetaan yhdessä tekemiseen osallistamalla käyttäjät palveluiden kehittämiseen. Palvelumuotoilun avulla voidaan yhdistää asiakkaan ja liiketoiminnan tarpeet.
“Palvelumuotoiluun tarvitaan aina käyttäjiä – heidän osaamisensa ja asiantuntijuutensa saadaan esiin erilaisilla luovilla menetelmillä – näin voidaan tehdä näkymätön näkyväksi”, kertoo Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n työ- ja oppimisympäristön asiantuntija Suvi Nenonen.
Asiakaslähtöisellä aikakaudella elämme jatkuvassa muutoksessa. Perinteinen tuotekehitys ei kykene vastaamaan nykypäivän haasteisiin yhtä tehokkaasti, joten palvelumuotoilun joustavat menetelmät sopivat hyvin juuri tähän aikakauteen. Parhaimman lopputuloksen saamiseksi palvelumuotoilun kehityksen suuntaa voidaan muuttaa koko prosessin ajan.
Työntekijöiden osallistaminen
Palvelumuotoilun prosessi koostuu neljästä päävaiheesta: Lähtötilanteen kartoitus, asiakasymmärryksen kasvattaminen, asiakas kokemuksen muotoilu ja yhteisen kehittäminen sekä jatkuva arviointi ja parantaminen. Työympäristön palvelumuotoilussa organisaation toimintatapojen ymmärtäminen, haastaminen ja tulevaisuuskestävyyden arviointi sekä työntekijöiden osallistaminen uuden työympäristökonseptin kehittämiseen parantaa yrityksen työympäristöstrategian toteuttamista liiketoiminnan tueksi.
”Aikaisemmin tilasuunnittelussa arkkitehdit tai sisustussuunnittelijat kuuntelivat loppukäyttäjän toiveita, jonka jälkeen ikään kuin vetäytyivät tekemään itsenäisesti tilasuunnitelmaa. Seuraavassa palaverissa ideat esiteltiin asiakkaalle. Nykypäivän palvelumuotoilu on hyvin avointa ja asiakasta osallistavaa. Yhdessä tekemällä säästetään resursseja ja asiakkaan on helpompi ottaa uusi työympäristökonsepti omakseen”, Nenonen selventää.
Työympäristön kehittämisen ensimmäisessä vaiheessa luodaan yhteinen visio ja päämäärät sekä toteutetaan työntekijöille alkuanalyysi, missä osallistutetaan koko henkilökunta. Ensimmäinen vaihe voidaan toteuttaa työntekijöille työpajojen avulla missä tehdään erilaisia harjoituksia. Mitä enemmän työntekijät osallistuvat ja tietävät muutoksesta, sitä vähemmän he pelkäävät tulevaa. Analyysin tarkoituksena on välttää pakottaminen organisaation ennalta suunniteltuihin konsepteihin.
”Hyvän ja toimivan lopputuloksen saavuttamiseksi alkukartoitus on hyvin tärkeä. Työntekijöiden osallistaminen alkukartoitukseen ehkäisee muutosvastarintaa”, kertoo Kinnarps Oy:n toimitusjohtaja Henrik Slotte.
Toimisto- ja oppimisympäristöjä kehittäessä työpajoja käytetään yhä enemmän toimintakulttuurin vaikuttamisen välineenä. Se mikä toimii jossakin organisaatiossa, ei ehkä pädekään toisessa, sillä kaikilla organisaatioilla on omat kulttuurinsa, tavoitteensa ja resurssinsa.
Kinnarpsin luoma Next Office -konsepti auttaa yrityksiä saavuttamaan innovatiiviset ja tehokkaat toimistotilat, joilla lisätään työn tuottavuutta, tehokkuutta sekä rakennetaan tiimihenkeä. Palveluiden joukosta voidaan valita muutoksen toteuttamisessa tarvittavat palvelut, jotka vapauttavat asiakkaan aikaa esimerkiksi projektin hallinnan osalta. Palvelun avulla myös ergonomiset ratkaisut paranevat.
”Yksi ratkaisu ei välttämättä ole paras kaikille. Työympäristö räätälöidään aina asiakkaan toiveiden ja tarpeiden mukaisesti. Haluamme ymmärtää asiakkaan tahtotilan, strategian ja kulttuurin, jotta voimme tehdä toimitilan mikä tukee juuri asiakkaan työtä”, Henrik Slotte sanoo.
Tulevaisuuden työympäristö
Nykypäivänä työt muuttuvat vahvasti, sekä tilat ja tavat siinä miten teemme työmme. Teknologiasta ja digitalisaatiosta on tullut arkipäiväinen asia niin kotiin kuin työpaikoillekin. Tarjolla on lukuisia eri palveluita ja yritykset joutuvat mukautumaan muutokseen toteuttamalla erilaisia digitaalisia palveluita myös osana tilatarjontaa.
Digitalisaatio tarjoaa yrityksille paljon erilaisia mahdollisuuksia ja se on kaikkien saatavilla. Digitalisaation avulla voidaan muun muassa rakentaa räätälöityjä asiakaskokemuksia, mutta sen avulla voidaan myös muuttaa liiketoimintaa, tuotteita ja palveluita. Digitalisaatio on muokannut myös työntekijöiden odotuksia, tarpeita, toiveita ja mahdollisuuksia.
”Tämä näkyy siinä, että tilojen käyttöön kehitetään koko ajan uusia sovelluksia esim. tilojen varausjärjestelmiin liittyen. Niin ikään tiloja tulee varustella digitalisaation tarpeisiin – lähtien pistorasioiden lisääntyneestä tarpeesta”, kertoo Nenonen.
Sijoittamalla tulevaisuuden työympäristöön sekä aidon käyttäjäymmärryksen avulla arvostus yritystä kohtaan kasvaa niin sisäisesti kuin ulkoisestikin. Työympäristöön panostaminen sitouttaa nykyiset työntekijät sekä sillä on vahva rooli myös uusien työntekijöiden hankkimisessa ja siinä kuinka motivoituneita työntekijät ovat viestimään brändin mukaisella tavalla.
”Tärkeintä on löytää ne ratkaisut millä asiakas on tehokkain omassa toiminnassa. Työiän kasvaessa voi samassa työpaikassa olla monta sukupolvea. Työskentelytilojen tulisi sopia niin nuorille kuin vanhemmillekin työntekijöille”, Henrik Slotte täsmentää.
Osallistamisen keinoin voidaan yrityksessä kehittää useita eri toimintatapoja, jotka vahvistavat liiketoimintaa. Sen avulla syntyy uusia oivalluksia ja innovaatioita, parannetaan työantajan ja työntekijän välistä arvostusta, tehostetaan ajankäyttöä ja vähennetään turhia kohtaamisia. Työtekijöiden osallistaminen, haluista ja tarpeista lähtevä toimitilojen suunnittelu sekä työkalujen maksimaalinen hyödyntäminen ovat nykypäivänä osa toimivaa liiketoimintaa.
Teksti: Heli Mäkiranta
Kuva: Kinnarps
