Alle 1000 hengen yrityksissä oma palkkahallinto ei ole kustannustehokasta tai riskitöntä
Alle tuhat henkilöä työllistävissä organisaatioissa on harvoin kannattavaa pitää pelkästään palkanlaskentaan keskittynyttä tiimiä, sillä oman tiimin erikoisosaamisen ylläpitäminen voi osoittautua haasteeksi. Ulkoistetun palkkahallinnon tärkein hyöty onkin aiheeseen erikoistunut tiimi.
Monessa yrityksessä virheellisesti kuvitellaan, että palkanlaskennan laadun varmistaa omalla palkkahallinnolla. SD Worxin liiketoimintajohtaja Petteri Hannula ja ulkoistusliiketoiminnan johtaja Ellika Willgren kyseenalaistavat tämän luulon.
Ohut resursointi voi aiheuttaa yrityksessä haasteita, sillä sujuva palkanlaskenta edellyttää, että sitä hoitavilla henkilöillä on erityisosaamista ja että he ovat ajan tasalla esimerkiksi lakimuutoksista.
Katso webinaaritallenne: 6 vinkkiä onnistuneeseen palkkapalveluiden hankintaan
”Ulkoistaminen mahdollistaa ennakoitavuuden, alan tuoreimman asiantuntemuksen sekä best practise -käytännöt. Se vaikuttaa suoraan tehokkuuteen ja laatuun”, Willgren sanoo.
”Palkka- ja henkilöstöhallintoon erikoistunut tiimimme on suurin vahvuutemme. Meillä palkanlaskenta ja HR ovat ydinosaamista”, Hannula täydentää.
Omaan palkkahallintoon liittyy riskejä
Monissa pienissä yrityksissä kirjanpitäjä saattaa hoitaa kaiken palkkoihin liittyvän muun työnsä ohella. Hieman suuremmissa, alle tuhat henkilöä työllistävissä yrityksissä palkanlaskenta on usein muutaman henkilön vastuulla.
Willgrenin mukaan henkilöstöhallinnon riskit realisoituvat yleensä yllättäen, esimerkiksi oman palkanlaskijan sairastuessa tai irtisanoutuessa.
”Kriisitilanteissa huomataan prosessin akilleenkantapäät ja haavoittuvuus tulee esille”, Willgren sanoo.
Ulkoistettu palkkahallinto vähentää konkreettisesti henkilöriskejä. Yksittäiset sairastumiset tai lomat eivät vaikuta palvelun laatuun, kun yhden henkilön sijaan taustalla on tiimi.
Lataa maksuton opas: Palkanlaskennan ulkoistaminen – näin onnistut
SD Worxin liiketoimintajohtaja Petteri Hannula.
Ulkoistaminen on kustannustehokasta
Yrityksen omien palkka-asiantuntijoiden työllistämiseen liittyy aina piilokuluja. Henkilöstökuluja ei muodostu vain palkasta ja sen sivukuluista, vaan menoeriin kannattaa laskea myös esimerkiksi järjestelmät, muut työkalut, laitteet sekä henkilön osaamisen kehittäminen.
”Palkkahallinnon ratkaisujen ulkoistaminen on kustannustehokasta ja keventää yrityksen hallinnollista taakkaa”, Hannula muistuttaa.
Mielenrauhaa johdolle
Palkkahallinnon ulkoistaminen tuo yrityksen johdolle ennen kaikkea mielenrauhaa, sillä palkanmaksun sujuminen on yksi tärkeimmistä hyvän henkilöstöhallinnon pilareista.
”Palkkahallinto on aikataulukriittistä ja sensitiivistä. Huonosti hoidettuna se vaikuttaa henkilöstön motivaatioon ja työnantajamielikuvaan”, Hannula sanoo.
Willgren nostaa esiin myös skaalautuvuuden yhtenä ulkoistettujen palkkahallinnon palveluiden etuna. Kun yritys kasvaa tai henkilöstössä tapahtuu muutoksia, on myös palkkahallinnon muutokset helppo toteuttaa.
”Ulkoistaminen on aina hyvä ratkaisu varmistamaan palkkahallinnon laatu ja tehokkuus – jopa kansainvälisille suuryrityksille”, Willgren tiivistää.
