Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.
Kuka on Daisy?
Daisy on ohjelmistorobotti, joka työskentelee Hämeen ammattikorkeakoulun
(HAMK) henkilöstöpalveluissa. Daisyn ensimmäinen
tehtäväkokonaisuus sai alkunsa vuonna 2019, jolloin
ryhmä HAMKin tietojenkäsittelyn opiskelijoita rakensi ohjelmistorobotin
laatimaan uusille työntekijöille työsopimuksia.
Aluksi ohjelmistorobotin tehtävänkuvan tavoitteena oli ainoastaan
vähentää henkilöstöpalveluissa työskentelevien koordinaattoreiden
rutiininomaista tallennustyötä. Daisyn tehtävänkuva
olikin lähinnä korvata puuttunut integraatio kahden tietojärjestelmän
välillä.
Kun Daisy oli saanut perusoppinsa työsopimustietojen siirtoon,
alkoivat haasteet. Aluksi Daisy oli hyvin muutosherkkä.
Hän ei sietänyt muutoksia eri tietojärjestelmien käyttöliittymissä.
Hänet oli opetettu toimimaan visuaalisesti, ja kun
eräänä ystävänpäivänä rekrytointitietojärjestelmätoimittaja
asetti sydämen ohjelmiston kirjautumiskenttään, ei Daisy enää
osannut toimia ja lopetti työt siihen paikkaan. Pandemia-ajan
etätyö oli myös Daisylle ylitsepääsemätöntä, koska hän oli
erittäin tarkka tietosuojastaan. Vuonna 2020 Daisy lomautettiin
odottamaan uusia työtehtäviä sekä teknologiakehityksen
mahdollistamaa joustavampaa työasennetta.
Daisyn tavoitteena on antaa uudelle työntekijälle
hyvä työhöntulokokemus
Daisyn uusi alku koitti viimein vuoden 2023 alussa. Kehitysprojekti
käynnistettiin uudestaan, mukana projektissa
ohjelmistotalo, joka huolehti Daisyn osaamisen kehittämisestä.
Tällä kertaa Daisyn tehtävänkuvan tarkoitukseksi asetettiin
vahvempi osallistuminen uuden työntekijän työhöntulovaiheeseen.
Uuden työntekijän työhöntulovaihe käynnistyy, kun rekrytointivaihe
päättyy henkilön valintaan. Työhöntulovaihe käynnistää
henkilöstöpalveluissa monia erillisiä pieniä työvaiheita
liittyen henkilötietojen saantiin, aikaisempaan työkokemuksen
todistamiseen, työsopimuksen sisältöön, sopimuksen allekirjoittamiseen,
työntekijän perehdytyksen käynnistämiseen sekä
viestintään niin uuden työntekijän kuin esihenkilön suuntaan.
Nämä työvaiheet voivat tapahtua yhtäaikaisesti tai toisistaan
riippuen. Meillä HAMKissa näistä eri työvaiheista vastasivat
eri tiimit tai henkilöt. Osan tehtävistä hoitivat eri henkilöt henkilöstöpalveluissa.
Osasta taas vastasi rekrytoivan yksikön esihenkilö
tai hänen valtuuttamansa henkilö. Näin ollen, uuden
työntekijän työhöntulokokemukseen vaikutti moni toimija sen
hetkisen työkuormansa ja fiiliksensä mukaan.
”Daisy kohtelee
kaikkia samalla
tavalla.
Uudessa laajennetussa tehtävänkuvassa Daisy hoitaa
useita näistä pienistä työvaiheista. Hän kokoaa työsopimukseen
tarvittavat tiedot kahdesta eri järjestelmästä, toimittaa
palkkaohjelmassa laatimansa työsopimuksen sähköisesti allekirjoitettavaksi
työntekijälle ja työantajan edustajalle, luo ja
toimittaa tiedostopyyntölinkin työntekijälle työ- ja tutkintotodistuksien
toimittamista varten, valvoo dokumenttien, todistuksien
ja sopimuksien saapumista ja muistuttelee toimijoita
dokumenttien tai toimintojen puuttumisesta. Lisäksi Daisy luo
uusille työntekijöille sähköisen arkistokansion, johon hän tallentaa
niin allekirjoitetun työsopimuksen kuin myös toimitetut
todistukset. Kun koko ”paperishow” on valmista, Daisy lähettää
työntekijälle tiedon käyttäjätunnuksen valmistumisesta sekä
opastaa työntekijää perehdyttämisen alkuvaiheisiin. Daisy
tunnistaa työntekijän kansalaisuuden ja kääntääkin kielen
englanniksi
tarvittaessa.
Tiiminjäsenenä Daisy viestii aktiivisesti toiminnastaan.
Rekrytointijärjestelmässä Daisy vaihtaa merkintää rekrytoinnin
tilasta eri työvaiheiden jälkeen, jolloin rekrytointitiimi tietää,
missä vaiheessa työsopimus kunkin työntekijän kohdalla
etenee. Omalla Teams-kanavallaan Daisy puolestaan tiedottaa
palkkatiimiä siitä, milloin heidän työnsä kannalta tarvittavat
tiedot ovat heidän käytettävissään. Teams-kanavallaan
Daisy myös kertoo, jos hänellä on jonkinlaisia haasteita selviytyä
työstään ja nostaa tunnollisesti käden pystyyn teknisen virheen
merkiksi.
Daisy yhdenvertaisen ja tasapuolisen
palvelun toteuttajana
Kehitystyön alussa ohjelmistorobotiikan käytön tavoitteena oli
lähes ainoastaan säästää aikaa. Ja niin tapahtuikin: rutiininomainen
tallentaminen on vähentynyt, eikä työhöntulovaiheen
eri dokumenttien saapumista tarvitse enää manuaalisesti seurata
ja muistutella.
Uuden tehtävänkuvan myötä olemme huomanneet Daisyn
merkityksen myös yhdenvertaisen ja tasapuolisen palvelun
toteuttajana. Daisy kohtelee kaikkia samalla tavalla. Hänen
toimintaansa eivät vaikuta henkilökohtaiset pyynnöt, eikä
hänen kanssaan neuvotella toisenlaisesta tavasta toimia. Toimet ovat aina todennettavissa. Hänen viestinsä on kaikille
samanlainen, eikä siihen vaikuta sen hetkiset tunteet. Hän
viestii aina samaa viestintäkanavaa käyttäen, jolloin viestien
sijaintia ei jälkikäteen tarvitse etsiä eri sähköpostilaatikoiden
ja chat-keskusteluiden joukosta. Daisyn ajatus ei häiriinny työhuoneen
ovelle tulevasta työkaverista eikä juuri saapuneesta
sähköpostista. Hänen tapaansa toimia ei kuulu inhimilliset virheet.
Daisyn viestit eivät unohdu. Daisy ei tunne kiirettä eikä
stressiä.
Daisyllä on edelleen tilaa kehittyä. Hän ei ole älykäs, hän
ei osaa vastata työntekijän esittämiin kysymyksiin eikä osaa
ohjata työntekijää asiantuntijan puheille. Hän on välinpitämätön,
eikä hän koe tarpeelliseksi välittää viestiä uudelleen,
mikäli työntekijä on aikaisemman viestin hävittänyt.
Daisy osana HR-tiimiä
Daisyn tehtävänkuvaa ja osaamista käsitellään kehityskeskustelussa,
johon osallistuvat kaikki Daisyn lähimmät tiimiläiset.
Keskustelussa tiimi yhdessä päättää, mitä kehittämistoimia tehdään
ja missä järjestyksessä. Lisäksi keskustelussa sovitaan
tehtävänkuvan laajennuksista. Olemme jo sopineet, että seuraavassa
vaiheessa Daisyn tehtävänkuvaa laajennetaan kohdistumaan
myös pienempiin työsopimusmuutoksiin, kuten palkantarkistuksiin,
nimikemuutoksiin sekä esihenkilövaihdoksiin.
Daisy on toiminut nykyisessä tehtävässään osana HR-tiimiä
noin kuukauden ajan. Samoin kuin uuden ihmistyöntekijän
saapuminen tiimiin, myös Daisyn saapuminen aiheutti aluksi
eräänlaisen häiriötilanteen. Rekrytoinnin onnistumista arvioidaan
edelleen. Pohdimme, että sopeutuuko tiimiläinen tehtäväänsä
ja miten hänen tehtävänsä ja tapansa toimia vaikuttaa
meidän muiden tehtäviin. Itse uskon kuitenkin siihen, että kun
uuden tiimiläisen vierellä kuljetaan, opitaan virheistä, ohjataan
oikeaan suuntaan ja iloitaan onnistumisesta, luottamus tiimiläisen
kykyihin kasvaa ja hänestä tulee erottamaton osa työyhteisöä.
Jossakin vaiheessa huomaamme, että omalla panoksellaan
uusi tiimiläinen on vapauttanut meille aikaa muihin
tehtäviin, tuonut oman persoonallisen tapansa työskennellä
osaksi toimintaamme ja siten lisännyt osaamistamme sekä
ymmärrystämme erilaisia tiimiläisiä sekä työskentelytapoja
kohtaan.
Huhtikuussa 2024 HAMKin henkilöstöpalveluiden tiimiin
kuuluu 15 henkilöä: Daisy on ja tulee olemaan yksi meistä.
Kirjoittaja:
Henna Tanhuanpää, henkilöstöpäällikkö
Henkilöstöpalvelut, Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Kuvat: Pioneeri Production
