HR-järjestelmät (palkanmaksu)

Tulorekisteri mullistaa työnantajien lounasedut ilmoituskäytännöt

Vuodenvaihteessa voimaan astuva Tulorekisteri koskee niin työnantajia, sopimusravintoloita kuin työntekijöitä. Uusi malli palvelee työnantajia vähentämällä tehtävien ilmoitusten määrää viranomaisten välillä, sekä tarjoaa palkanmaksuun ja luontoisetuihin liittyvät tiedot työntekijän saataville.

Lounasedun hyödyt ovat kiistattomat - monipuolinen, ravitseva lounas edesauttaa työssä jaksamista ja tarjoaa työpäivän keskelle toivotun tauon. Lounasetu on edullinen niin työnantajalle kuin työntekijällekin ja siksi lounasetu on hyödynnettävissä päivittäin yli miljoonalla suomalaisella.

Tulorekisteri astuu voimaan 1.1.2019 ja sen tarkoituksena on keskittää kaikki henkilön palkkatietoihin liittyvä data nopeasti yhteen rekisteriin, joka jaetaan eri viranomaisten kesken. Näin toimitaan myös luontoisetujen, kuten lounasedun kohdalla. Tulorekisteri palvelee työnantajia vähentämällä tehtävien ilmoitusten määrää viranomaisten välillä sekä tarjoaa palkanmaksuun ja luontoisetuihin liittyvät tiedot myös työntekijän saataville jokapäiväisessä elämässä. Tulorekisterin tarkoitus on helpottaa kaikkien osapuolten toimintaa.

Nykyiseen lounasetuun liittyvien sopimus-, henkilöstö- ja laitosruokailun järjestämiseen ja niiden laskutuskäytäntöihin löytyy yhtä monta tapaa kuin sillä on tekijöitä. Kirjoitetaan nimi listaan, annetaan ravintolan tai työnantajan tekemiä lipukkeita, maksetaan verotusarvo itse kassalla ja näiden perusteella työnantaja saa omasta osuudestaan laskun ravintolalta. Kaikissa näissä tapauksissa työntekijä maksaa yleensä itse aterioiden verotusarvon tavalla tai toisella, jotta palkkahallintoa ja verottajaa ei tarvitse ottaa mukaan prosessiin. Selkeää? Ei. Aikaavievää? Kyllä.

Juuri tähän käytäntöön iskee Tulorekisterin suurin muutos. Jatkossa juuri työntekijän itsensä maksaman verotusarvon osuus tulee ilmoittaa rekisteriin palkanmaksua seuraavan viiden vuorokauden aikana, vaikka se maksettaisiin käteisellä ravintolan kassalla.

Tulorekisterin vaatimat muutokset pakottavat uusiin toimintamalleihin
Uusi malli koskee niin työnantajia, sopimusravintoloita kuin työntekijöitä. Aikaa tämän järjestämiseksi on vähän, joten jotain pitää tehdä ja heti, jotta työnantajat välttyvät valtavalta manuaaliselta työltä vaadittujen tietojen saattamiseksi Tulorekisterin vaatimaan muotoon. ”Jotta Tulorekisterin vaatima uudistus tehdään oikein, tarvitsemme ruokailutapahtumista tarkan ja reaaliaikaisen tiedon”, kommentoi ePassin liiketoimintajohtaja Niklas Löfgren.

Tätä muutosta palvelemaan ePassi on kehittänyt oman työkalun, joka automatisoi kaiken lounasetuun liittyvän maksuliikenteen ja kerää talteen Tulorekisteriä varten tarvittavan datan ja siirtää sen rekisteriin. Palvelu toimii mobiilisovelluksella ilman työnantajan jakamia maksuvälineitä, lounasseteleitä tai prepaid-latauksia. Nimilistoja ja muita Excel-taulukoita ei siis enää tarvita.

”Sovellus on rakennettu tunnistamaan maksutilanteessa työntekijän valitsema sopimusravintola ja sen taustalla olevan työnantajan ja ravintolan välinen sopimus. Parasta palvelussa on se, että sekä työnantaja että työntekijä maksavat vain syödyistä lounaista ja kaikki on reaaliaikaista tietoa”, Löfgren kertoo.

Kun kysymyksessä on henkilöstöravintola, voidaan lounaiden rekisteröinti tehdä ePassin omalla lähimaksupäätteellä, millä tahansa työntekijän lähilukulaitteella, kuten puhelimella, kulkunapilla tai HSL:n matkakortilla, eli kaikilla NFC-laitteilla.

”Työntekijä voi myös ladata oman osuutensa sovellukseen ennakkoon, jolloin meidän ei tarvitse vaivata tässä kohtaa palkkahallintoa, jos vähennystä palkasta ei haluta tehdä. Suurin yksittäinen muutos aikaisempaan on se, että palvelun avulla pystytään jatkossa jäljittämään helposti, kuka on ruokaillut ja minkä suuruisella verotusarvolla. Nämä tiedot siirtyvät Tulorekisteriin automaattisesti”, Niklas Löfgren täydentää.

Mahdolliseksi ongelmaksi tulorekisteriin liittyvässä uudistuksessa voidaan nähdä se, miten haasteelliseksi työnantajat näkevät sopimusravintoloiden käytön lounasedun tarjoamiseen. Liikejuridiikan asiantuntija ja Matkailu- ja Ravintola- palveluiden, MaRa ry:n varatoimitusjohtaja Veli-Matti Aittoniemi kommentoi asiaa: ”Olemme huomanneet, että monella eri ravintolalla on sopimusruokailijoita ja nämä manuaaliset tavat merkitä nämä ruokailut, ovat keskenään todella erilaiset. Nykyisellään tiedot on saatettu katsoa kerran kuussa ja laskuttaa sen mukaan. Tämä toimintatapa ei ole enää jatkossa mahdollinen ja nyt pitää miettiä, miten saataisiin kaikki osapuolet sopeutumaan tähän digitaaliseen maailmaan.”

Tulorekisteri tulee palvelemaan työnantajia vähentämällä tehtävien ilmoitusten määrää ja 1.1.2019 jälkeen maksetuista ansiotuloista työnantajien tulee ilmoittaa sähköisesti tiedot Tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä, mukaan lukien viikonloput. Lisää Tulorekisteristä ja luontoisetujen tiedonsiirtoyhteyden automatisoinnista voi lukea ePassin verkko‑ sivuilta: www.epassi.fi/fi/tulorekisteri

Julkaistu: 10/2018

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Mistä yritysjohdossa unelmoidaan ja millaisista muutoksista syntyy parempi työelämä? Muun muassa näihin kysymyksiin Freia Oy hakee vastausta yritysjohdolle suunnatussa DREAMS-tutkimuksessa.

Yksinäisyys ei ole vain yksityiselämässä koettu ongelma, vaan se koskee myös työelämää. HelsinkiMission Työelämän yksinäisyys 2022 -barometrista selviää, että joka neljäs suomalainen kokee yksinäisyyttä työelämässä. Kyselyyn vastasi yli tuhat työssäkäyvää suomalaista.

Mittarit ovat tärkeitä työkaluja organisaation toiminnan ja tulosten seuraamiseksi ja kehittämiseksi. Mutta mitä jos mittarit eivät kerrokaan sitä, mikä on olennaista organisaation menestykselle? Mitä jos mittarit eivät ota huomioon sitä, mikä on merkityksellistä organisaation jäsenille?

Palveleva johtaminen on noussut viime vuosina yhdeksi suosituimmista ja kiinnostavimmista johtamisfilosofioista. Sen mukaan johtajan tehtävä on palvella, valmentaa ja auttaa työntekijöitä, ei käskeä, kontrolloida tai komentaa heitä.

Suomen suurin henkilöstöjohtamisen yhdistys HENRY ry kokoaa laajasti yhteen HR-funktiosta, johtamisesta ja työelämän kehittämisestä kiinnostuneet toimijat yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioista, yliopistoista ja muista oppilaitoksista.

Seuraa arvoitus: mikä edistää työnantajamielikuvaa, maksaa itsensä takaisin ja tuottaa uusia oivalluksia, mutta on samalla merkittävä keino kantaa sosiaalista vastuuta?

Monimuotoisuus. Tasa-arvo. Yhteenkuuluvuus. Yhä useampi yritys on käynnistänyt DEI:hin (diversity, equity, inclusion) liittyviä kehityshankkeita ja moni hakee näillä myös kilpailuetuja. Aiheesta Aalto-yliopistoon maisterintyön tehnyt Joel Pirinen löytää monia syitä, miksi yrityksen kannattaa viimeistään nyt kiinnittää huomiota aiheeseen.

HR-ala on valtavien mullistusten edessä – ja juuri se tekee työstä niin vastustamatonta, uskoo Tomi Välimäki.

Etä- ja hybridityö vaativat uusia näkökulmia johtamiseen. Kohtaamisten ja yhteistyön kasvattaminen luo yhteisöllisyyttä ja antaa pohjan inklusiiviselle työkulttuurille.

Paasitorni on ainutlaatuinen kokous-, kongressi-, juhla- ja tapahtumatalo Helsingin parhaalla paikalla Siltasaaressa. Monipuolisten mahdollisuuksien kohtaamispaikasta löytyy sopiva tila muutaman hengen palaverista aina 800 hengen tilaisuuksiin. Jokaisen tapahtuman onnistuminen on Paasitornin henkilökunnalle sydämen asia.