Hyvinvointi
Työympäristö
Yrityskulttuuri

Tunnelmamuotoilulla luodaan tunnelmaa ja tulosta

- työpaikan tunnelmaa pilaa erityisesti koettu epäreiluuden tunne

Työympäristön tunnelma voi joko lisätä motivaatiota tai lannistaa sitä. Marjo Rantasen ensimmäinen tunnelmajohtamisen esikuva oli hänen äitinsä, jolla oli kangaskauppa. Kauppaa ohjasi ihmisten arvostus ja rakkaus omaa työtä kohtaan.

Marjo Rantasesta kasvoi monipuolinen nainen: tunnelmamuotoilun kehittäjä ja yritysvalmentaja, tietokirjailija ja vielä stand up -koomikko. Hän on noussut Speakersforumin suosituimpien valmentajien joukkoon, jossa naiset ovat harvinaisia.

Stand up -koomikon on tunnistettava yleisön tunnelma 0,2 sekunnin aikana ja osattava reagoida siihen oikein - muuten esitys ei tule onnistumaan. "Yritysvalmennus alkaa melkein samoin", toteaa Marjo. Jo siinä ajassa kuulija tunnistaa valmentajan joko ystäväksi tai vastustajaksi. Siksi Marjo aloittaa aina niin, että kuulijasta tuntuu, kuin he olisivat aina tunteneet toisensa.

Hän on rakentanut lähestymistapansa ottamalla oppia sosiaalipsykologista ja aivojen toiminnasta sekä myös viihteen maailmasta, elokuvista, komiikasta ja improvisaatioteatterista, joista hänellä on omaakin kokemusta.

Työpaikan tunnelma on herkkä ja helposti pilattavissa
Ajatteluumme vaikuttavat kaikki aistimme ja se mitä tunteita ne meissä herättävät. Tunnelma on kuin intuitiivinen ystävyyssuhde - myös tilaan ja työhön. Kaikissa kohtaamisissa syntyy tunnelma. Se myös tarttuu ja siksi tunnelmaa on johdettava. Jopa epäonnistumisenkin voi pelastaa hyvällä tunnelmajohtamisella.

Tunnelmajohtaminen voi tuntua uudelta "keksinnöltä", mutta sitä se ei ole. Jo muinaiset egyptiläiset ja roomalaiset tiesivät tunnelman voiman ja osasivat sitä luoda.

Tunnelmamuotoilu voidaan mieltää palvelumuotoilun laajennettuna ulottuvuutena. Ajattelepa ravintolassa käyntiä. Millainen tunnelma sinulle jää mieleen koostuu monista pienistä tekijöistä. Ruoka oli toki maistuvaa, mutta miellyttikö sinua sisustus, oliko ilma raikas, tuoksut miellyttäviä ja houkuttelevia? Oliko henkilökunta ystävällistä, osaavaa ja palvelualtista? Tehokkuus ei tarkoita vain nopeaa toimintaa, vaan sekä asiakkaan että vastuullisuuden huomioon ottamista.

Työpaikan tunnelmaa pilaa erityisesti koettu epäreiluuden tunne. Se lamaannuttaa koko työyhteisön. Yhteistoimintaneuvottelut pahimmillaan pari kertaa vuodessa eivät jätä voimia tuottavaan ja innostavaan työhön.

Ihmiset lukevat hiljaisia signaaleja ja heiltä putoavat hanskat tiskiin jo ennen virallista tiedottamista organisaatiomuutoksista tai YT-neuvotteluista. Yrityksen ja yksilön asennekulttuurista kertoo myös se, miten irtisanottuihin suhtaudutaan.

Irtisanottua ei ehkä enää edes moikata, vaan katse kääntyy muualle. Tämä on toki osoitus henkilön omasta pahasta olosta ja avuttomuudesta tilanteen kohtaamisessa. Jopa henkilöstöosasto voi käsitellä irtisanottuja melko kalseasti, vaikka lakisääteiset hommat hoidetaankin.

Tunnelma ja voimaantuminen syntyvät pienistä asioista
Aistimme tunnelman heti kun astumme työpaikan kahvihuoneeseen, opettajien huoneeseen tai muuhun yhteiseen tilaan. Tunnelma syntyy alitajuisesti pienistä seikoista: onko huone siisti ja raikas, vai lojuuko roskia tai likaisia astioita, onko kahvia keitetty, valaistus miellyttävä, juttelevatko ihmiset, kääntyykö pää ystävällisesti uutta tulijaa kohden? "Työpaikoilla näkyy tasa-arvo myös siinä, kuka kahvia keittää. Myös miespuoliset kollegat voivat rohkaistua tutustumaan kahvinkeittimen tekniikkaan", virnuilee Marjo.

Hyvin pienillä asioilla voidaan vaikuttaa tunnelmaa kohottavasti. Marjo kertoo, miten erään yrityksen keittiössä oli leivottu tuoretta pullaa ennen YT-neuvotteluja koskevaa keskustelutilaisuutta. Hän huomasi heti, että ihmiset olivat keskustelevampia ja rakentavampia kuin aikaisemmalla kohtaamisella.

Me suomalaiset elämme puhtaassa ympäristössä. Olemme siksi aistiherkkiä ja pidämme raikkaista, luonnollisista tuoksuista. Ne tuovat meille alitajuisesti miellyttäviä aistimuksia. Tuoksuja on myös tutkittu ja todettu, että mm. sitrus on energisoiva tuoksu. Työpaikan yleinen äänimaailma sekä raikas ilma energisoivat. Värit ja viherkasvit sekä esim. sopiva, hiljainen taustamusiikki voivat myös toimia miellyttävän tunnelman luojina.

Ota huomioon myös yksilön tarpeet
- mahdollisuuksien mukaan
Työn sujuvuuden kannalta ovat työtehtävään sopivat ja toimivat työvälineet ne kaikkein tärkeimmät. Työn ilo katoaa, jos työvälineet eivät vastaa tarpeita tai ohjelmistot tökkivät. Ihmiset ovat tässäkin erilaisia. Siksi on hyvä, että useimmat voivat nykyään tuunata työpistettään. Jotta työntekijän arki sujuu, ovat huoneratkaisut tärkeitä, mutta myös oikein säädetty lämmitys ja valaistaus sekä työpisteen ergonomia. Jotkut viihtyvät paremmin rennossa ympäristössä, joka toisen mielestä voi vaikuttaa sotkuiselta. Toinen taas kokoaa ajatuksensa paremmin melkeinpä steriilin näköisessä tilassa. Vaikka jokaisen yksilön toiveita ei voitaisi toteuttaa, on parasta heitä kuunnella ja tehdä se, mikä järkevästi tehtävissä on.

Erilaiset yksilöt täydentävät toisiaan
Meillä on kaikilla luontaiset taipumuksemme ja tapamme, vaikka kaikilla olisi taustalla suurin piirtein samanlainen koulutus. Jotkut ovat vilkkaampia ja puheliaampia, toiset taas mietteliäitä ja rauhallisia. Joku viihtyy hallitussa kaaoksessa, josta vain hän itse löytää tarvitsemansa. Toiselle se olisi kauhistus ja hänen työhuoneensa vaikuttaa melkeinpä steriililtä.

Erilaiset ihmiset voivat kuitenkin saada aikaan hyviä tuloksia, mutta heterogeeninen tiimi tarvitsee tunnelmajohtamista, jotta keskenään erilaiset tyylit eivät joudu törmäyskurssille

Johtaminen voi luoda tai latistaa tunnelman
Hyvä tunnelmajohtaja pystyy johtamaan sekä muita, että itseään. Hän ymmärtää erilaisuuden ja mitä se tarkoittaa sekä hänessä itsessään että myös muissa. Hän osaa löytää ja hyödyntää vahvuuksia, sekä omia että muiden sekä kehittää heikkouksia ja toimia joka tilanteessa rakentavasti.

Pelkkä asiajohtaminen, joka ei ota huomioon yksilöitä, ei tue luovuutta ja kehittämistä. Tiimi, joka puree hammasta päivästä toiseen, ei pysty olemaan luova. Oli ala mikä tahansa, pitää johtaa myös kokemusta ja tunnelmaa, sillä se tarttuu. Avoin ja keskusteleva työkulttuuri motivoi hyviin suorituksiin ja kehittämiseen. Tarvitaan kokemusperäistä empatiaa. Sitä tarvitaan varsinkin silloin, kun kaikki ei menekään suunnitelmien mukaan.

Esimiehet ja johtajat syyniin
Rantanen on kehittänyt teoriaa tunnelmajohtamisen eri tyyleistä ja henkilötyypeistä ja löysi 16 erilaista johtamistyyliä mm. visionäärin, taiteilijan, kehittäjän, organisoijan, teknikon, muutamia mainitaksemme. Kun oma johtamisen tyyli tunnelman johtajana on tunnistettu, pitää sen vaikutuksia pohtia eri näkökulmista, esimerkiksi:

- miten toimin vuorovaikutustilanteissa ja miten tyylini vaikuttaa muihin ihmisiin?
- mikä on tyylini vaikutus omaan onnistumiseeni?
- mikä on elämäntyylini ja miltä se minusta tuntuu? Mikä kuluttaa tai lataa akkuja?
- miten suunta näkyy omassa tavassani ajatella ja toimia?
- miten teen päätöksiä ja mitä odotan muilta?

Esimiehille pitäisikin tehdä tunnelmajohtamisen ajattelutyylianalyysi ja kehittämistoimet sen mukaisesti. Johtajat ja esimiehet seuraavat perinteisesti numeroita ja taulukoita, mutta se pelkästään ei vielä ole johtamista. Prosesseja suunnitellaan algoritmien avulla, jotka ovat ihmisen luomia, eivätkä nekään siis ihmistä viisaampia. Tunnelmajohtaminen on konseptien luomista, joissa kokemus muodostuu erilaisista toimintamalleista ja prosesseista, jotka sovitetaan yhteen. Työn tekemisen miljöö on aistittavissa kaikilla aisteilla. Osa kokemusta ovat toimintamallit ja prosessit, mutta myös se miten kommunikoidaan ja miten prosessit toimivat. Tehokkuus ei ole pelkästään yrityksen näkökulma, vaan myös asiakkaan ja toiminnan vastuullisuuden näkökulma.

Innostu innostamaan
Jos tehtäväsi on myydä tiimille uusi idea, myy se ensin itsellesi. Jos haluat vain "viedä asian läpi", tulee siitä runnomista eikä se luo sitä innostusta, joka synnyttää positiivisen kasvun kierteen.

Vaikka henkilökohtainen kontakti on aina parempi, voidaan tunnelmaa luoda ja ylläpitää myös sähköpostin tai muun digitaalisen kanavan välityksellä, kun sen sisältö on muutakin kuin lukuja ja prosessia. Se onkin laajalle levinneissä tai kansainvälisissä organisaatioissa usein ainoa tarjolla oleva säännölliseen viestintään.

Kehitymme koko eliniän
Ihannoimme nuoruutta ja dynaamisuutta, mutta innostuksella vasta voidaankin saada paljon aikaan. Voidaan jopa luoda uraa ja statusta, joka nostaa nuoren ihmisen oman arvon tuntoa.

Iän myötä ajattelu monipuolistuu ja materiaalisten arvojen tilalle tulee uusia haaveita ja tavoitteita, jotka usein liittyvät perheeseen, hyvinvointiin ja uusiin kokemuksiin.

Anna palautetta ja ole läsnä
Älä säästele kiitosta ja kannustavaa palautetta. Kiitos ei ketään pilaa, vaan päinvastoin lisää motivaatiota. Hyvä tunnelma lisää tiimin halukkuutta auttaa myös sinua sekä työkavereita onnistumaan. Parhaat tunnelmajohtajat ottavat vaarin hetkistä ja ovat läsnä siellä missä tapahtuu.

Heittäydy mukaan ilman oman aseman menettämisen pelkoa ja sinua arvostetaan entistä enemmän.

Tunnelmataiturin muistilista työniloa tukemaan:
1. Osoita arvostusta sanoin ja teoin
2. Luo turvallisuuden ja arvostuksen tunne
3. Kuuntele ideoita ja anna mahdollisuus vaikuttaa
4. Tee tiimisi kanssa joskus myös jotain, mikä ei liity työhön
5. Ole reilu sekä itseäsi, että muita kohtaan

Lisää kirjassa: Tunnelmajohtaja, Alma Talent 2018

Teksti: Kaisu Venho
Kuva: Oy Speakersforum Finland Ab

Julkaistu: 03/2019