HR viesti 5/2018

TYÖNTEKIJÖIDEN TOIVEIDEN PAREMPI HUOMIOINTI VÄHENTÄÄ SAIRAUS POISSAOLOJA

Seppo Varpukari
Toimitusjohtaja
Numeron Oy
www.numeron.com

Kirjoittajan mielestä työvuorolistan suunnittelija on kirjaimellisesti tähtitieteellisten haasteiden edessä.

Ihmisellä on sisäänrakennettuna vahva käsitys oikeudenmukaisuudesta. Olemme yksilöinä reiluja muita kohtaan ja vastavuoroisesti oletamme myös itseämme kohdeltavan reilusti. Jokapäiväisissä tilanteissa reiluus tuntuu kuitenkin usein jäävän vain ajatuksen asteelle.
Suurissa yrityksissä käytännön toiminnan järjestäminen on niin monimutkaista ja haasteellista, että reiluus jää valitettavasti taka-alalle toiminnan tehokkaan järjestämisen kustannuksella. Uusien työvuorolistojen julkaisemisen jälkeen moni työntekijä harmitteleekin epäreiluutta juuri hänelle epämieluisten työvuorojen takia.

Uudet trendit asettavat lisähaasteita työvoimanhallintaan
Mutta eipä käy kateeksi työvuorolistan tekijääkään. Suunnittelija on kirjaimellisesti tähtitieteellisten haasteiden edessä. Palvelutason ylläpitämisen, töiden osaamisvaatimusten sekä henkilöiden osaamisten ja toiveiden yhtäaikainen ja tehokas yhdistäminen suurissa yksiköissä on käytännössä äärettömän vaikeaa, jollei mahdotonta. Nykytrendin mukaan työntekijöiden tulisi lisäksi liikkua tarpeen mukaan eri toimipisteiden välillä. Vaatimukset ovat kasvaneet nopeammin kuin työvuorosuunnitteluun käytettävät resurssit ja työvälineet.
Vaikeaan työvuorosuunnitteluun vedoten monissa organisaatioissa on lyöty hanskat tiskiin ja evätty mahdollisuus ottaa huomioon työntekijöiden toiveita. Tällä periaatteella työvuorosuunnitelmat saadaan jotakuinkin tehtyä. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, että työntekijöiden toiveiden sivuuttaminen johtaa työhyvinvoinnin laskemiseen ja jopa sairaspoissaoloprosentin merkittävään kasvuun.

Kilpailu työntekijöistä
Työn ja vapaa-ajan sovitteleminen on nykypäivänä meille kaikille yhä tärkeämpää. Erityisesti henkilöstövaltaisilla palvelualoilla vaihtuvuus on suuri, jolloin joustomahdollisuuksien tarjoaminen on monelle työnantajalle merkittävä kilpailuetu.
Y-sukupolven edustajat hakeutuvat niihin yrityksiin joissa työtä voidaan tehokkaasti sovittaa kunkin työntekijän elämäntapaan, harrastuksiin ja sen hetkiseen elämäntilanteeseen. Reiluuden ja tehokkuuden yhdistäminen on mahdollista, kunhan pelisäännöt on etukäteen sovittu ja tasapuolisuus toteutuu. Helppoa se ei kuitenkaan ole.

Käytännön oppeja
Suomesta löytyy työvoiman optimaalisen hall innan huippuosaamista. Sovelletun matematiikan tohtori Cimmo Nurmi (Satakunnan ammattikorkeakoulu) tiimeineen on kehittänyt kansainvälisesti menestyneitä matemaattisia optimointimenetelmiä työvoiman hallintaan. Menetelmillä voidaan optimoida mm. työvuorojen rakennetta, toiveiden huomiointia, työvuorolistojen laatimista ja työn tekemiseen käytettäviä henkilöresursseja.
Työntekijöiden toiveiden huomioinnissa voidaan käyttää autonomisen työvuorosuunnittelun ja automaattisen työvuorosuunnittelun mitä tahansa yhdistelmää. Yksi vaihtoehto on varmistaa jokaiseen työvuorolistaan jokaiselle työntekijälle esimerkiksi 10 % juuri sellaisia vapaapäiviä ja työvuoroja kuin he haluavat. Tämän lisäksi työntekijät voisivat esittää esimerkiksi 40 % sellaisia vapaapäiviä ja työvuoroja, jotka he mielellään haluaisivat. Nurmen tiimin menetelmillä näistä toiveista voidaan toteuttaa jopa 90–95 %. Toiveita toteutetaan tietysti TES-ehdot ja -käytänteet huomioiden sekä aina ensisijaisesti työnantajan näkökulmasta. Tässä esimerkissä loput 50 % työntekijän jäljelle jäävistä työvuoroista optimoidaan työnantajan näkökulmasta tasapuolisuus edelleen huomioiden.
Edellä esitetty toimintamalli toiveiden toteuttamiseen on osoittanut toimivuutensa käytännössä. Esitetyt prosenttiluvut vaihtelevat jonkin verran yrityksen/yhteisön mukaan. Työvuorojen järjestämisvastuu on osin luovutettu työntekijöille itselleen ja optimointi huolehtii taloudellisesti tehokkaasta lopputuloksesta työnantajan näkökulmasta. Reiluus, tasapuolisuus, työtyytyväisyys ja työvoiman optimaalinen hallinta on mahdollista toteuttaa samanaikaisesti.
Työvuororakenteiden ja työvuorolistojen laskennallisesti älykkäällä optimoinnilla on toimialasta riippumatta mahdollista saavuttaa keskimäärin 5 % kustannussäästöt verrattuna manuaaliseen työvoiman hallintaan. Työntekijöiden toiveiden parempi huomioiminen ja tasapuolinen kohtelu voivat vähentää sairauspoissaoloja yhden prosenttiyksikön verran eli toimialasta riippuen jopa 25 %.
Lopuksi on syytä todeta, että moderneja työvoimanhallinnan ratkaisuja käyttämällä voidaan aiemmin työvuorolistojen tekemiseen käytettyä työaika osoittaa sekä tuotannolliseen työhön että työvoimanhallinnan pitkän tähtäimen suunnitteluun.



Kolumni on julkaistu lehdessä HR viesti 4/2013. Lue lehti »