on henkilöstöosaamisen ammattilaisille suunnattu lehti, jossa käsitellään henkilöstön kehittämiseen, hyvinvointiin ja muutoksen edistämiseen liittyviä ajankohtaisia aiheita.
Lue e-lehti

HR viesti 3+4/2017

Kognitiotieteen dosentti Minna Huotilaisen mukaan modernin tietotyöläisen tärkein työkalu ei ole läppäri eikä älypuhelin eikä edes mikään sovelluskaupan miljoonasta applikaatiosta. Tärkein työkalu löytyy jokaisella korvien välistä – mutta siitä huolta malttaa pitää ani harva. Pohdimme miten työuupumuksen tunnistaa ja miten sitä voi hoitaa. Käymme läpi suomalaisten työpaikkojen ajankäyttöä ja miten sitä kannattaisi optimoida. Lehdessä käsittelemme myös muun muassa työergonomiaa, yritysten ruokakulttuuria, henkilöstön tuottavuuden kehittämistä sekä työsuhdematkalippujen etuja.

lue lehti » | sisällysluettelo » | lataa pdf-versio lehdestä (17 Mb)  »
Tilaa!

 



Virpi Ruohomäki on työ- ja organisaatiopsykologi ja filosofian tohtori.

Hän toimii Työterveyslaitoksella vanhempana tutkijana, johtaa tutkimus- ja kehittämishankkeita sekä luennoi ja kouluttaa.



NÄIN JOHDAT HENKILÖSTÖSI MONITILATOIMISTOON - VIISI VINKKIÄ

Uudet tilaratkaisut, kuten monitilatoimistot ja tilojen yhteiskäyttö yleistyvät nopeasti. Henkilöstölle muutos saattaa olla kauhistus: se herättää huolen oman tilan ja yksityisyyden menettämisestä.

Monitilatoimistoja on kehitetty monipaikkaisen ja liikkuvan tietotyön tarpeisiin. Monitilatoimistossa on tyypillisesti erilaisia vyöhykkeitä ja tiloja eri tehtäville, kuten nimettyjä tai nimeämättömiä työpisteitä, hiljaisia tiloja keskittymistä vaativille tehtäville, puhelinkoppeja, kokoustiloja ja erilaisia kohtaamispaikkoja. Monitilatoimiston tarkoituksena on tarjota joustavuutta ja vaihtelevuutta. Siellä voi valita sopivan paikan työtehtävien mukaan.

Tutkimme suuren asiantuntijaorganisaation strategialähtöistä työympäristömuutosta avokonttorista monitilatoimistoon. Tiivistän tulokset viiteen hyvään käytäntöön:

1. Johdon sitoutuminen ja selkeät vastuut

Työympäristön kehittäminen lähtee organisaation tarpeista ja pitkän aikavälin tavoitteista. Johdon kannattaa pohtia, millainen työympäristö tukee organisaation strategiaa. Johto linjaa päätökset ja sitoutuu niiden toteuttamiseen. Nimeä työympäristön kehittämiselle vetäjä, työryhmä ja sen jäsenille selkeät vastuut. Prosessin eri vaiheissa – tarvekartoituksen, työympäristökonseptin laatimisen, arkkitehti- ja sisustussuunnittelun, rakentamisen sekä käyttöönoton vaiheessa - vetovastuu voi olla eri henkilöillä. Se voi aiheuttaa kitkaa siirryttäessä prosessin vaiheesta toiseen. Kokonaisuuden johtamista tarvitaan koko hankkeen ajan. Henkilöstö kaipaa johdon näkyvyyttä ja esimerkkiä.

2. Yhteiset tavoitteet ja perustelut

Yhteiset tavoitteet ja ymmärrys siitä, mihin ollaan menossa, ovat kehittämisen lähtökohtia. Tavoitteet voivat liittyä tilatehokkuuden ja kustannussäästöjen lisäksi myös yhteistyön parantamiseen, henkilöstön hyvinvointiin ja tyytyväisyyteen sekä uusiin työtapoihin. Järjestäkää avoin keskustelu siitä, mitä työympäristömuutoksella tavoitellaan, miksi se on tärkeää ja mitä johto ja henkilöstö odottavat siltä. Tällainen keskustelu on tärkeää, jotta kaikki ovat valmiita muutokseen.

3. Työn ja toimintatapojen analyysi

Tilat ovat ihmistä ja hänen työtään varten. Työympäristön kehittämisen pohjaksi tutkitaan organisaation tilat, työ- ja toimintatavat ja työvälineet. Eri henkilöstöryhmien tilatarpeisiin vaikuttavat esimerkiksi se, kuinka usein toimistolla työskennellään, miten paljon keskittymistä vaativia tehtäviä työhön sisältyy, miten yhteistyötä tehdään ja missä asiakkaita tavataan. Työtehtäviä ja toimintatapoja koskevaa tietoa kerätään esimerkiksi kyselyillä, haastatteluilla ja yhteisillä työpajoilla. Onnistuneen lopputuloksen kannalta on oleellista, että johto ja suunnittelijat hyödyntävät käyttäjiltä kerättyä tietoa ratkaisuissaan.

4. Henkilöstön osallistuminen ja vaikutusmahdollisuudet

Henkilöstö on työnsä paras asiantuntija, siksi tarpeita kannattaa kuunnella alusta asti. Osallistumisen reunaehtojen tulee olla realistisia ja vaikutusmahdollisuuksien selkeitä. Ne voivat koskea esimerkiksi työpisteiden sijoittelua, yhteistiloja ja sisustusratkaisuja. Pyytäkää suunnittelijalta nähtäville konkreettisia vaihtoehtoja, joihin henkilöstö voi ottaa kantaa. Vaikutusmahdollisuudet lisäävät hallinnan tunnetta, mutta väärät odotukset turhauttavat.

Tutustumiskäynnit, mallityöpisteet ja kuvat havainnollistavat tulevaa työympäristöä. Tämä vähentää epävarmuutta. Sopikaa yhdessä pelisäännöt eli toimistoetiketti, koska se edistää tilojen tarkoituksenmukaista käyttöä. Tilojen viimeistely ja uusien työtapojen oppiminen jatkuvat myös muuton jälkeen. Siksi tarvitaan palautetta tilojen toimivuudesta ja seurantaa tavoitteiden saavuttamisesta.

5. Aktiivinen vuorovaikutus

Aktiivinen vuorovaikutus koko hankkeen ajan on tarpeen muutoksen onnistumiseksi. Henkilöstö kaipaa avointa ja ennakoivaa tietoa esimerkiksi hankkeen aikataulusta ja päätöksistä. Henkilöstön hyvinvoinnin kannalta on keskeistä, että työympäristömuutos on ymmärrettävä (miksi muutosta tarvitaan, mitä sillä tavoitellaan), on hallittavissa (miten muutokseen voi vaikuttaa) ja on merkityksellinen (miten muutos vaikuttaa oman työhön ja työyhteisöön). Muutos tapahtuu ihmisten mielessä ajatusten ja tunteiden tasolla sekä osallistumalla ja viestimällä. Jotta muutos voisi onnistua, ihmisten tulee hyväksyä muutos ja sitoutua siihen.

Tutkimme strategialähtöisten tilamuutosprosessien toteutustapoja sekä arvioimme monitilaratkaisuja käytettävyyden, työhyvinvoinnin ja tuottavuuden näkökulmista Työterveyslaitoksen hankkeessa 2014-2016.

Virpi Ruohomäki, Työterveyslaitos 19.9.2016


Lähteet ja lisätiedot:

Lahtinen, M., Ruohomäki, V. & Sirola, P. (2016) Good practices and development needs of workplace change management. In: Järvelin-Pasanen, S. (Ed.) NES 2016 – Ergonomics in Theory and Practice. Proceedings of 48th Annual Conference of Nordic Ergonomics and Human Factors Society. Publications of the Eastern University of Finland, Reports and Studies in Health Science, Kuopio, Finland, p. 110-115.

Ruohomäki, V., Lahtinen, M. & Sirola, P. (2017) Työympäristömuutos, monitilatoimistot ja hyvinvointi. Hyväksytty julkaistavaksi Työelämän tutkimus –lehdessä.

Hyvät käytännöt strategialähtöisessä tilamuutoksessa –tutkimushanke verkossa:
http://www.ttl.fi/fi/tutkimus/hankkeet/tyoymparisto/hyvakas/sivut/default.aspx





HR viesti on myös Facebookissa! »»

PubliCo B2B mediat:
enertec »     HR viesti »     kita »     prointerior »     prologistiikka »     prometalli »     proresto »     seatec »